Pentingnya Mempelajari Dasar Hukum Virtual Office di Indonesia

Dasar hukum Virtual Office sangatlah penting dipelajari oleh para pengusaha di Indonesia, khususnya di daerah Jakarta yang sudah tidak asing lagi dengan layanan ini. Kendati demikian, beberapa orang masih ada yang tidak mengerti dan memahami apa itu layanan Virtual Office. Hal ini amatlah wajar mengingat penerapan Virtual Office di Indonesia masih terbilang baru dan belum banyak yang diketahui.

Adapun, Virtual office dapat diartikan sebagai kantor virtual yang bisa difungsikan sebagai alamat surat-menyurat yang legal dengan beberapa operator yang bertugas. Namun belakangan ini, kantor virtual juga semakin berkembang dan menawarkan beberapa fasilitas tambahan, seperti nomor telp kantor yang tersambung dengan nomor pribadi, akses ke ruang kerja bersama atau co-working space, hingga penggunaan ruang rapat. Yang menarik, penyewa Virtual Office biasanya terdiri dari badan usaha perseroan terbatas (PT) sehingga amatlah perlu para pemilik usaha ini untuk mempelajari dasar hukum Virtual Office di Indonesia. Selamat membaca!

Pentingnya mempelajari dasar hukum Virtual Office di Indonesia

Pada awalnya, ide Virtual Office terbentuk karena adanya Peraturan Daerah (Perda) DKI Jakarta No. 1 Tahun 2014 tentang kebijakan zonasi. Kebijakan ini dibuat untuk tujuan pembangunan yang berkelanjutan agar tata ruang dan fungsi wilayah di Jakarta dapat diatur dengan baik dan tidak berantakan. Dengan adanya peraturan ini beberapa titik wilayah di Jakarta seperti Kebayoran Baru pun akhirnya tidak diperbolehkan membangun industri, karena bukan di wilayah industri. Sedangkan dalam Peraturan Daerah (Perda) DKI, wilayah atau zonasi industri ada di daerah Pulogadung, Cakung dan Cengkareng. Lalu bagaimana dengan usaha baru yang belum mampu membeli atau menyewa gedung di wilayah zonasi industri? Nah, disinilah peran penting Virtual Office masuk.

Baca juga: Peran Virtual Office di Jakarta Dalam Membangun Citra Bisnis

Beberapa perusahaan kecil dan baru dirintis yang ingin memiliki alamat kantor di daerah zonasi industri pun akhirnya bisa memilih atau memanfaatkan layanan Virtual Office. Selain harga sewanya yang cenderung jauh lebih murah, layanan ini pun dilengkapi fasilitas layaknya menyewa kantor fisik. Yang menarik seiring tingginya kebutuhan akan layanan kantor virtual ini, pemerintah DKI pun mengeluarkan Surat Edaran (SE) Kepala BPTSP DKI Jakarta No. 6 Tahun 2016 yang membahas tentang penerbitan surat keterangan domisili dan izin-izin lanjutannya bagi pengusaha Virtual Office. Lebih lengkap mengenai Perda dan SE DKI tentang keberlanjutan virtual office dan dasar-dasar hukumnya akan dibahas di bawah ini:

1. Cara Melihat Zonasi dan Tata Ruang di Jakarta

Sebelum membangun sebuah usaha, alangkah baiknya mempelajari terlebih dahulu zonasi yang tersebar di seluruh wilayah di Jakarta. Hal ini bertujuan untuk mencari dan menentukan titik pusat usaha atau alamat kantor (Virtual Office). Tujuan lainnya yakni agar sesuai aturan dan dasar hukum Virtual Office, sehingga nantinya proses perizinan akan lebih mudah dan cepat. Informasi zonasi usaha dapat dilihat pada lampiran Peraturan Daerah (Perda) Zonasi. Selain itu, untuk melihat zonasi di tiap kecamatan bisa langsung mengunjungi situs atau website Sindikat. Di sana terdapat peta dan jelas terlihat tiap kecamatannya. Cara melihat zonasi dan tata ruang di Jakarta melalui website Sindikat yaitu sebagai berikut:

a) Pilih kotamadya dan kecamatan sesuai lokasi tempat usaha
b) Selanjutnya akan loading lalu muncul gambar peta, sesuaikan lokasi dengan peta
c) Pilih kode sub zonasi, misalnya R.4 untuk warna kuning
d) Pilih cek zonasi (sidebar kanan), pilih zonasi yang sesuai
e) Informasi zonasi akan diberikan melalui email
f) Selanjutnya, bisa dicek apakah zonasi sudah sesuai. Jika ingin membuka usaha pada zonasi pemukiman, maka izin usaha atau SIUP tidak akan diberikan. Oleh karena itu, Virtual Office muncul sebagai solusi. Dan untuk mengatur hal itu dikeluarkanlah Surat Edaran Virtual Office.

2. Apakah Perseroan Terbatas boleh menyewa Virtual Office?

Adanya Virtual Office dimaksudkan untuk merangkul usaha-usaha kecil atau pemula yang belum mampu menyewa kantor di zonasi usaha/bisnis. Namun, banyak pula usaha berbentuk perseroan terbatas (PT) yang memanfaatkan adanya Virtual Office. Lantas, bagaimana dasar hukum Virtual Office untuk kasus tersebut? Apakah perseroan terbatas boleh menyewa layanan kantor virtual ini? Menurut Perda, izin membangun usaha dengan Virtual Office boleh-boleh saja dilakukan asalkan mampu memenuhi syarat dasar hukum Virtual Office itu sendiri, yaitu sebagai berikut:

a) Lokasi usaha sesuai dengan zonasi usaha, dibuktikan dengan dokumen sah misalnya SKDBU atau lainnya
b) Usaha perorangan yang memanfaatkan rumah tinggal atau co-working space tidak boleh mengubah fungsi rumah tinggal, menggunakan bahu jalan untuk kepentingan usaha/parkiran, tidak mengganggu lingkungan (polusi air, udara, suara), tidak menggunakan alat otomatis dalam proses produksi.
c) Menyerahkan dokumen administratif seperti KPT, NPWP, KK, data rekening, surat bermaterai dan lainnya.

Sedangkan dalam Undang-undang Perseroan Terbatas (UUPT) No. 40 tahun 2007, menjelaskan:

Pasal 5: Perseroan harus memiliki nama dan kedudukan, alamat sesuai kedudukan, surat-menyurat harus menyebutkan nama dan alamat kedudukan. Tempat kedudukan yang dimaksud adalah kantor pusat perseroan.
Pasal 15: alamat atau kedudukan perseroan harus disebutkan dalam anggaran dasar.
Pasal 9: alamat atau kedudukan perseroan harus disebutkan pada permohonan pengesahan status badan hukum.

Menurut M. Yahya Harahap, dalam buku Hukum Perseroan Terbatas, makna tempat kedudukan mengandung arti sebagai berikut:

a) Domisili hukum (legal domicile) perseroan yang sah
b) Yuridiksi hukum (legal yurisdiction) perseroan dan digunakan untuk kegiatan usaha
c) Landasan domisili komersial (commercial domicile) perseroan dan digunakan untuk kegiatan komersial
d) Tempat utama (principal place) perseroan dan digunakan untuk merencanakan pengaturan maupun pelaksanaan kegiatan usaha

Irma Devita Purnamasari sebagai praktisi hukum, menyebutkan bahwa perseroan terbatas (PT) yang menyewa Virtual Office tidak menyalahi dasar hukum virtual office. Kecuali jika perusahaan tersebut telah menerbitkan faktur pajak, yang artinya telah memenuhi omzet sebesar 600 juta/tahun, maka tidak diperbolehkan menyewa Virtual Office. Hal ini dikarenakan adanya survey lokasi perusahaan dari Dirjen Pajak, jika tempat usahanya tidak sesuai prosedur akan timbul masalah perpajakan.

Baca juga: Tips Memilih Harga Sewa Ruang Kantor dan Virtual Office Di Jakarta

Kelebihan dan Kekurangan Virtual Office di indonesia

Dikeluarkannya Surat Edaran (SE) sebagai dasar hukum Virtual Office memberikan peluang dan kesempatan bagi pengusaha rumahan atau pemula. Mereka tetap bisa melakukan usaha dari rumah, dengan memanfaatkan Virtual Office untuk alamat resmi usahanya. Berikut ini kelebihan dan kekurangan memanfaatkan Virtual Office:

Kelebihan memanfaatkan Virtual Office, antara lain sebagai berikut:

a) Menekan biaya sewa kantor, sehingga menghemat biaya operasional karena tidak perlu menyewa gedung perkantoran yang besar dengan fasilitas dan peralatan kantor yang lengkap.
b) Membangun branding yang baik bagi perusahaan karena alamat kantor virtualnya berada di wilayah zonasi pusat bisnis. Hal ini sesuai dengan ketentuan dasar hukum Virtual Office.
c) Bisa bekerja dengan fleksibel, tidak harus bekerja di kantor dan tidak ada biaya overtime jika kerja lembur.

Kekurangan memanfaatkan Virtual Office, antara lain sebagai berikut:

a) Izin usahanya terbatas, untuk perusahaan dengan Virtual Office biasanya diberikan 1 tahun dan bisa diperpanjang. Sedangkan perusahaan bukan Virtual Office bisa sampai 5 tahun.
b) Mengalami kesulitan jika ada klien atau pihak pemerintah yang ingin melakukan survey di tempat usaha.

Seperti itulah penjelasan lengkap terkait dasar hukum Virtual Office di Indonesia. Pada dasarnya, semua hukum dibuat untuk menciptakan ketertiban agar terjalin hubungan yang harmonis. Begitu pula dengan hukum Virtual Office yang nantinya akan berguna berkelanjutan. Semoga bermanfaat, terimakasih.