15 Manfaat Virtual Office untuk Para Pebisnis dengan Modal Minim

Virtual Office saat ini tidak hanya sedang berkembang menjadi sebuah tren, namun telah menjadi pilihan utama di kala pandemi COVID-19. Hal ini bisa dimengerti manakala banyak perusahaan yang memilih untuk menjalankan bisnisnya secara online dan menerapkan sistem Work From Home atau bekerja dari rumah secara 100%. Adapun selain itu, banyak manfaat yang bisa didapatkan dari menjalankan usaha dengan layanan Virtual Office, terutama bagi mereka yang menjalankan jenis usaha dengan modal yang tidak terlalu besar. Namun sebelum membahas lebih jauh tentang apa saja keuntungan dan 15 manfaat Virtual Office untuk para pebisnis dengan modal minim, tidak ada salahnya kalau kita mengetahui apa sebenarnya yang menjadi alasan orang memilih bekerja dengan kantor virtual.

Mengapa memilih Virtual Office?

1. Biaya sewa yang lebih murah

Sebagai orang yang sedang merintis usaha baru terlebih hanya dengan modal yang sangat terbatas tentunya harus sangat berhati-hati dalam pengeluaran. Dengan memilih Virtual Office, kamu sudah bisa menghemat anggaran hingga minimal 50% untuk menyewa kantor. Jika kamu harus menyewa bangunan seperti rumah atau ruko misalnya untuk digunakan sebagai kantor konvensional, harga sewa Virtual Office jauh lebih murah.

2. Hemat biaya instalasi

Manfaat Virtual Office yang selanjutnya adalah lebih hemat biaya untuk keperluan instalasi seperti telepon, listrik, internet, meja kursi, dan lain-lainnya. Kalau kamu bekerja dengan kantor yang sesungguhnya secara fisik maka otomatis semua biaya di atas harus dianggarkan. Tentu saja hal itu akan menambah beban bagi usaha dengan modal yang terbatas.

3. Bisa memilih lokasi yang bergengsi

Secara tidak langsung alamat perusahaan akan mempengaruhi cara pandang dan penilaian klien. Perusahaan yang alamatnya berada di pusat bisnis dan lokasinya strategis tentu reputasinya akan dinilai lebih bagus sehingga akan lebih mudah untuk mendapatkan klien. Bayangkan jika kamu harus menyewa kantor di pusat bisnis berapa uang yang harus dikeluarkan tentunya tidak sedikit bukan? Memang salah satu manfaat virtual office adalah membantu mengurangi beban biaya perusahaan.

Baca juga: Strategi Memulai Bisnis Yang Legal Melalui Virtual Office

4. Fasilitas yang lengkap

Menyewa Virtual Office meskipun kamu tidak memiliki ruangan untuk bekerja sebagaimana kantor konvensional tetapi bukan berarti tidak ada layanan berkelas. Dengan Virtual Office kamu tetap akan mendapatkan fasilitas lengkap seperti resepsionis, ruang meeting, alamat kantor yang resmi, nomer telepon, dan fax serta banyak lagi fasilitas kantor lainnya.

5. Sistem kontrak yang fleksibel

Salah satu manfaat Virtual Office bagi perusahaan yakni bisa mendapatkan sistem kontrak kantor yang fleksibel. Jika kamu mengontrak ruko atau gedung untuk kantor, maka akan dikenakan biaya kontrak yang mahal dan terikat. Sedangkan dengan Virtual Office sistem kontrak biasanya tidak dengan perjanjian berjangka waktu yang panjang.

Itulah dia kira-kira beberapa faktor yang melatarbelakangi orang mulai melirik Virtual Office selama masa pandemi COVID-19 dalam menjalankan usahanya. Terutama bagi mereka pelaku bisnis yang tidak memiliki banyak modal sehingga harus mempertimbangkan dengan matang seluruh biaya yang harus dikeluarkan dalam operasional perusahaan.

15 Manfaat Virtual Office untuk para pebisnis dengan modal minim

1. Mudah melakukan multitasking

Melakukan pekerjaan dengan menyewa Virtual Office akan lebih memudahkan kamu dalam mengerjakan banyak hal dalam satu waktu yang bersamaan. Dalam bisnis yang baru dirintis dan bermodal terbatas memang memerlukan orang yang bisa melakukan multitaskting tentunya agar semua urusan bisa selesai tanpa harus menambah biaya. Dengan adanya layanan dari Virtual Office seperti fax, layanan customer care, resepsionis dan lainnya akan membantu kamu saat harus menyelesaikan tugas dalam waktu yang bersamaan. Jelas ini akan sangat bermanfaat bagi bisnis dengan skala kecil dan hanya memiliki modal yang sedikit.

2. Produktivitas akan meningkat

Bekerja di kantor dengan banyak orang memang rawan dengan terjadi konflik dan datangnya rasa bosan. Rutinitas pekerjaan dan waktu yang sama setiap harinya akan membuat orang cepat jenuh. Orang yang jenuh akan menurun kemampuannya sehingga mengurangi produktivitas. Dengan Virtual Office dimana orang bisa melakukan pekerjaannya secara fleksibel, dimanapun dan kapanpun, diharapkan masalah yang umumnya terjadi di kantor bisa dihindari. Sehingga secara tidak langsung manfaat Virtual Office bisa meningkatkan produktivitas kerja.

3. Lebih mudah menarik klien

Sebagai pemain baru dalam bidang bisnis tentunya kamu harus mencari klien agar bisa mendapatkan keuntungan sehingga operasional perusahaan bisa terus berjalan. Tetapi nyatanya untuk bisa mendapatkan klien atau konsumen tidaklah semudah membalikkan telapak tangan. Klien yang akan bekerjasama dengan kamu tentunya ingin partner yang memiliki reputasi baik. Bagaimana cara menilai sebuah bisnis yang baru dimulai memiliki reputasi yang baik atau tidak? Salah satunya adalah dengan memiliki alamat kantor yang bergengsi dan prestisius. Kantor yang alamatnya berada di pusat bisnis tentu akan lebih dipercaya oleh klien dibandingkan dengan perusahaan yang alamatnya kurang jelas. Inilah manfaat virtual office untuk membuat klien lebih percaya pada reputasi bisnis kamu.

Baca juga: Inilah Perbedaan Virtual Office dengan Kantor Konvensional

4. Anggaran perusahaan bisa dihemat

Dibandingkan kantor konvensional yang terletak di sebuah gedung atau kompleks ruko, biaya sewa kantor virtual biasanya akan jauh lebih murah. Hal ini akan menguntungkan pebisnis yang baru mulai merintis usahanya. Anggaran yang harus dikeluarkan oleh perusahaan pun dapat dihemat. Sebagai alternatif, kamu bisa mengalihkan anggaran menjadi tambahan modal atau biaya untuk hal lain yang lebih diperlukan.

5. Jadwal bekerja yang fleksibel

Manfaat kantor virtual selanjutnya berkaitan dengan fleksibilitas bekerja. Saat bekerja di kantor konvensional, kamu mungkin harus masuk dan keluar kantor dalam waktu yang telah ditentukan, biasanya dari pagi hingga petang. Berbeda halnya dengan Virtual Office, kamu akan memiliki waktu dan tempat bekerja yang lebih fleksibel. Kamu bisa menentukan sendiri waktu bekerja dan mengurus bisnis dari mana saja tanpa harus tergesa untuk melakukannya di waktu-waktu tertentu.

6. Jangkauan rekrutmen karyawan yang lebih luas

Manfaat kantor virtual tak hanya bisa dirasakan oleh pebisnis atau pemilik perusahaan, tetapi juga oleh karyawan yang kamu ingin rekrut. Karena kantor pusat perusahaan tidak terpaku pada satu lokasi tertentu, kamu bisa menjangkau karyawan secara lebih luas bahkan hingga ke luar negeri. Karyawan juga dapat bekerja dari mana saja dengan tetap berfokus pada target yang ingin dicapai perusahaan.

7. Sistem kontrak yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan

Manfaat kantor virtual lainnya yang bisa kamu rasakan adalah kemudahan sistem kontrak. Tak seperti kontrak kantor konvensional yang harus melalui perjanjian dengan biaya administrasi yang cukup tinggi, kontrak kantor virtual bisa dilakukan dengan lebih fleksibel. Kamu juga bisa melakukan perjanjian kontrak sesuai kebutuhan, tanpa harus mengikuti jangka waktu panjang seperti kontrak bangunan pada umumnya.

8. Perbanyak komunikasi langsung

Karena berada di Virtual Office, ada baiknya untuk perusahaan kamu lebih sering melakukan komunikasi secara langsung. Hindari sering menggunakan email kalau tidak dibutuhkan. Alasan melakukan komunikasi secara langsung adalah memudahkan pemahaman dan menghindari terjadi miskomunikasi yang berbahaya. Komunikasi secara langsung juga bisa memberikan kedekatan secara emosional. Tidak ada lagi batasan antara bawahan dan atas. Komunikasi tetap berjalan lancar meski tetap ada sedikit batasan yang normal.

9. Gunakan untuk meeting secara rutin

Salah satu fasilitas dari Virtual Office yang diberikan Uptown adalah ruangan untuk meeting atau melakukan pertemuan. Biasanya dalam satu minggu atau per bulan akan ada jatah penggunaan ruangan meeting. Selalu gunakan ruangan meeting tersebut untuk membahas masalah internal atau meeting dengan klien. Selain itu, keunggulan memiliki Virtual Office yaitu kamu tidak perlu repot-repot membereskan dan merapihkan kembali ruangan meeting yang digunakan. Karena sudah ada tenaga kerja dari Uptown yang akan melakukan hal itu. Jadi Anda terima beres dan gunakan saja tanpa perlu melakukan maintenance ruangan seperti layaknya kantor konvesional.

10. Bisa menggunakan komponen fasilitas dengan maksimal

Virtual Office juga biasanya memiliki komponen fasilitas yang lengkap untuk kebutuhan bekerja, seperti proyektor, whiteboard, hingga meja dan kursi kerja yang digunakan untuk presentasi. Manfaatkan semua fasilitas tersebut selama kamu menggunakan Virtual Office karena dengan begitu kamu bisa memajukan bisnis kamu tanpa perlu mengeluarkan modal di awal.

11. Share dokumen ke semua orang

Karena Virtual Office biasanya memiliki jaringan internet yang lancar, bahkan beberapa penyewa memiliki koneksi, maka gunakan satu ruangan virtual untuk melakukan share dokumen. Semau orang yang ada di kantor bisa mengaksesnya dengan cepat meski ukurannya besar. Dengan pembagian virtual ini tidak akan ada lagi yang namanya pertukaran flash disk atau sejenisnya untuk memindahkan data. Kecepatan jaringan komputer yang cepat, pastinya disediakan dalam menunjang aktifitas bisnis perusahaan kamu. Semua hal telah dipersiapkan secara profesional untuk pengguna Virtual Office, baik fasilitas pendukung maupun layanan pelengkap perkantoran.

Baca juga: 7 Usaha Yang Tidak Boleh Menggunakan Virtual Office

12. Mendapatkan domisili

Beberapa orang memilih Virtual Office karena beberapa alasan, salah satunya mudah bosan. Namun, kalau terlanjur nyaman akhirnya malas pindah. Kalau kamu berniat lama di sana, lebih baik mengurus legalitas. Saat ini ada banyak operator kantor virtual yang bisa menguruskan masalah legal ini dengan baik termasuk masalah domisili untuk surat-menyurat. Domisili yang dimiliki Virtual Office dari Uptown merupakan lokasi yang strategis secara bisnis karena berada di kawasan lingkar Mega Kuningan. Tidak hanya dapat meningkatkan citra perusahaan kamu di mata klien, namun juga kepercayaan klien ataupun rekanan bisnis akan semakin tinggi yang berarti merupakan kemajuan dari perusahaan atau bisnis kamu.

13. Sering melakukan sharing ide

Penyedia Virtual Office biasanya juga memiliki co-working space di dalamnya. Saran kami, saat jam istirahat kamu bisa keluar untuk bertemu dengan banyak pengguna gedung. Sering bertemu dengan berbagai orang dari beragam industri akan membuat kamu dan orang lain mudah sekali melakukan sharing ide yang sangat bermanfaat. Daripada saat istirahat di dalam ruangan saja, lebih baik bersosialisasi.

14. Lebih banyak kesempatan mengembangkan bisnis

Memiliki kantor virtual memberikan kesempatan lebih besar bagi pengembangan bisnis yang kamu jalankan. Kamu bisa lebih berkonsentrasi mengembangkan bisnis tanpa harus dibebani urusan untuk membeli peralatan kantor atau membayar biaya sewa kantor fisik yang mahal.

15. Akan muncul ide-ide baru

Masih berhubungan dengan poin di atas bahwa dengan Virtual Office bisa menambah produktivitas dari sumber daya manusia. Hal itu disebabkan oleh faktor kelenturan dan kebebasan orang dalam mengatur jam kerjanya sendiri sehingga membuatnya merasa lebih enjoy dalam bekerja. Nah, dari rasa nyaman saat bekerja itulah biasanya kemampuan orang akan bertambah termasuk munculnya ide-ide baru yang cemerlang.