10 Tips Meningkatkan Kualitas Pelayanan dalam Bisnis Online

Menjalankan bisnis online di tengah pandemi COVID-19 bukan hanya soal berjualan produk. Di dalamnya ada banyak faktor lain yang bisa mempengaruhi kesuksesan bisnis online kamu, salah satunya adalah kualitas pelayanan. Yeap, faktor ini jika berjalan buruk bisa membuat konsumen kecewa dan akhirnya tidak mau kembali berbelanja produk kamu loh. Efek negatifnya, kamu bisa kehilangan pelanggan serta pendapatan bisnis online-mu menjadi tidak optimal. Maka dari itu, kualitas pelayanan harus terus dijaga dan ditingkatkan agar pelanggan merasa dilayani dengan baik dan mendapatkan pengalaman yang memuaskan. Buat kamu yang bingung atau baru menjalankan bisnis online baru-baru ini, berikut ini akan kami bagikan 10 tips meningkatkan kualitas pelayanan dalam menjalan bisnis online. Selamat mencoba!

10 tips meningkatkan kualitas pelayanan dalam menjalan bisnis online

1. Akses pelayanan yang mudah dijangkau

Pertama-tama, pastikan layanan pelangganmu mudah diakses oleh konsumen. Apabila konsumen kesulitan menghubungi kamu, mereka bisa merasa kurang mendapatkan pelayanan yang responsif. Maka itu, pastikan kamu memiliki layanan yang mudah dijangkau. Apabila memungkinkan, gunakan beberapa platform untuk layanan pelanggan, misalnya di Whatsapp, DM Instagram, Facebook, email dan lain sebagainya. Dengan hadir di berbagai platform, kamu bisa menjangkau konsumen yang lebih luas sekaligus meningkatkan kualitas pelayanan.

2. Miliki Call Center untuk kebutuhan mendesak

Pelanggan yang menghubungi lewat telepon juga harus diprioritaskan terlebih dahulu, karena pelanggan seperti ini biasanya memiliki urusan yang lebih penting. Jika hanya urusan sepele, pastinya pelanggan akan lebih memilih untuk menghubungi lewat akun social media, sms, atau email. Untuk itu pastikan ada seseorang yang bertugas untuk mengangkat telepon layanan call center 24/7 atau sesuai jam operasional usaha kamu.

3. Memberikan Respons yang Cepat dan Personal

Sebagian besar konsumen mengaku bahwa mereka akan lebih cenderung untuk membeli suatu produk apabila sebuah brand memiliki Customer Service yang responsif. Maka itu, kecepatan respons juga penting untuk diperhatikan. Jangan sampai konsumen malah beralih ke kompetitor karena responsmu lambat. Selain cepat, sebaiknya juga berikan respons yang personal alih-alih respons otomatis atau template. Respons template bisa digunakan untuk beberapa situasi, misalnya saat konsumen ingin membeli produk. Namun, hindari terlalu sering memberikan respons template. Pelanggan tentu akan lebih senang apabila merasa dilayani dan diperhatikan secara langsung.

Baca juga: 10 Evaluasi Bisnis Yang Perlu Dilakukan Pebisnis Secara Berkala

4. Bersikap ramah dan memiliki empati

Banyak bisnis kehilangan pelanggannya hanya karena mereka tidak bersikap ramah kepada konsumennya. Padahal, sikap ramah dapat membuat konsumen menjadi lebih nyaman serta dapat membuat mereka lebih terbuka kepada kamu. Selain sikap ramah, kamu juga harus memiliki rasa empati terhadap konsumen. Sikap ramah tanpa dibarengi dengan empati justru akan terlihat seperti dibuat-buat. Berpikirlah bahwa kamu seolah-olah adalah seorang konsumen. Dengan begitu, kamu akan jauh lebih mudah memahami apa keinginan mereka dan apa yang mereka butuhkan, sehingga kamu dapat memberikan solusi penyelesaian masalah yang tepat sasaran.

5. Menjaga kesabaran

Kesabaran memang ada batasnya, tetapi kamu tetap harus menghadapi situasi yang menguras kesabaran kamu. Jangan sampai kamu terpancing emosi sehingga mengeluarkan kata-kata yang kurang pantas untuk didengar. Hal inilah yang nantinya akan memperburuk keadaan menjadi lebih rumit, sehingga membuat nilai pelayanan menjadi buruk. Untuk meningkatkan kualitas pelayanan, cobalah hadapi pelanggan dengan pikiran yang jernih, karena dengan pemikiran yang jernih nantinya akan menghasilkan suatu hal yang positif.

6. Melakukan Follow Up

Usai masalah terselesaikan atau konsumen telah melakukan transaksi, bukan berarti komunikasi antara kamu dan konsumen selesai. Apabila terjadi masalah di kemudian hari, lakukan follow up kembali dengan konsumen untuk memastikan bahwa masalah benar-benar telah teratasi dan konsumen merasa puas dengan kualitas pelayanan yang didapat. Apabila konsumen telah menyelesaikan transaksi, pastikan bahwa mereka telah menerima barang yang mereka pesan dengan baik.

7. Menepati janji

Kepercayaan merupakan salah satu yang dijunjung tinggi para pelanggan. Ketika kamu menjanjikan sesuatu terkait produk yang mereka beli, usahakan untuk bisa menepatinya dan bukan hanya sekedar janji di mulut saja. Contohnya, ketika pelanggan service laptop mempercayakan perbaikan laptopnya pada kamu. Kemudian kamu menjanjikan waktu tiga hari untuk perbaikan, itu harus benar-benar diwujudkan. Jika tidak, lagi-lagi akan berhubungan dengan menurunnya kepercayaan dan opini negatif terhadap bisnis kamu.

Baca juga: 10 Manfaat Big Data Untuk Perkembangan Bisnis

8. Sediakan ruang untuk feedback

Feedback dari pelanggan juga sangat penting untuk mengembangkan bisnis online! Maka dari itu, pastikan kamu menyediakan ruang bagi pelanggan untuk memberikan feedback. Misalnya dengan menanyakan tanggapan mereka setelah menerima produk atau meminta masukan dari mereka. Bisa juga dengan mengadakan survei kecil-kecilan di sosial media atau melalui email. Dari feedback yang kamu dapat nantinya bisa kamu gunakan sebagai masukan atau bahkan testimoni sehingga calon pembeli pun semakin percaya dengan usaha yang kamu jalankan.

9. Menawarkan program loyalitas

Program loyalitas dapat mengubah konsumen biasa menjadi pelanggan setia dan membuat mereka melakukan pembelian berulang secara terus menerus loh. Program ini harus kamu buat berdasarkan apreasiasi kamu kepada konsumen yang telah menjadi pelanggan setia. Dengan begitu, konsumen yang tergabung dalam program loyalitas akan mendapatkan poin lebih ketika mereka melakukan pembelian. Yang nantinya poin tersebut dapat ditukarkan untuk beberapa hadiah tertentu. Semakin banyak poin yang dikumpulkan, hadiah yang dapat ditukarkan seharusnya juga akan semakin bernilai.

10. Pengiriman yang cepat dan aman

Terakhir, pastikan kamu bisa memberikan jaminan bahwa barang akan cepat sampai dalam kondisi yang aman. Kualitas pengiriman juga merupakan bagian dari kualitas pelayanan yang baik. Semakin cepat barang sampai, pelanggan pun akan semakin puas. Gunakan jasa pengiriman yang mampu memfasilitasi pengiriman yang efisien serta menjaga keamanan barang. Jangan sampai, barang sampai dengan cepat tetapi malah diterima dalam keadaan rusak. Hal ini merupakan salah satu kendala yang banyak dihadapi oleh bisnis online.