Selama setahun terakhir berbagai perusahaan, baik skala menengah hingga besar, saling berlomba untuk melindungi karyawannya dari penyebaran virus COVID-19. Caranya pun beragam, mulai dari membatasi jumlah pekerja di kantor sampai dengan pengaturan kerja secara jarak jauh atau Remote Work. Intinya, seluruh kegiatan yang memungkinkan adanya pertemuan tatap muka dalam jumlah besar baik dengan tim, pelanggan, maupun supplier digantikan dengan tatap muka secara online atau meeting online.
Adapun hal ini masih dirasa asing bagi para pemilik bisnis dan karyawannya karena mereka tidak terbiasa dengan cara kerja seperti ini, yang mengharuskan karyawan untuk tetap aktif secara virtual atau berjarak. Selain itu ada beberapa alasan pendukung kenapa mereka merasa kesulitan dengan cara kerja remote, mulai dari para invididual yang memang tidak ahli menggunakan teknologi, internet yang kurang stabil, dan lain sebagainya. Nah buat kamu yang masih merasakan kesulitan seperti ini, berikut ini akan kami berikan 10 cara menjalankan meeting online secara efektif dan produktif. Semoga tips berikut bisa membantu kamu bekerja lebih baik.
10 Cara menjalankan meeting online secara efektif dan produktif
1. Gunakan aplikasi video meeting online
Untuk punya meeting online yang efektif dan produktif langkah pertama yang perlu kamu lakukan adalah memiliki aplikasi khusus video meeting online, seperti Zoom, Skype, Google Meeting, dan lain sebagainya. Hal ini diperlukan agar percakapan yang ingin disampaikan tersalurkan dengan baik dan semua orang bisa turut berpartisipasi. Adapun sebelum mengunduh aplikasi tersebut pastikan alat yang kamu gunakan sesuai dengan standar prosedur sehingga tidak menimbulkan lagging atau error.
2. Tes dahulu aplikasi sebelum meeting
Hal ini dilakukan untuk menghindari waktu yang terbuang saat awal percakapan karena perlunya download software atau aplikasi yang dibutuhkan atau akses kepada pertemuan online dan lain sebagainya. Utamakan dan pastikan semua peserta meeting online telah menguji terlebih dahulu aplikasi tersebut sebelumnya serta kenyamanan dalam penggunaan berbagai fitur dalam aplikasi. Ingatlah, jika supplier dan customer ingin melakukan percakapan dengan tim kamu, pastikan pula anggota tim mengerti dan membiasakan diri dengan aplikasi yang berbeda.
3. Siapkan kondisi internet dan audio terbaik
Meeting online akan berjalan dengan baik apabila koneksi internet yang kamu gunakan kuat dan lancar sepanjang percakapan berlangsung. Setidaknya jika internet dirumah kamu kurang bagus, video mungkin akan terlihat patah, namun untuk audio akan terdengar lebih jelas daripada video. Oleh karena itu, pastikan audio terdengar jelas dan menjadi hal yang paling utama untuk diperhatikan.
Baca juga: 10 Cara Agar Meeting Lebih Produktif dan Tidak Membuang Waktu
4. Pastikan wajah kamu terlihat saat meeting online
Meeting online melalui video akan lebih efektif jika dapat saling melihat wajah dan bahasa tubuh antar peserta meeting. Apabila kamu membutuhkan panggilan secara individual, kamu dapat memintanya secara personal kepada setiap karyawan kamu.
5. Siapkan materi presentasi
Sebelum melakukan meeting online, sebaiknya tetapkan dahulu tujuan meeting secara jelas dan kirimkan semua materi presentasi yang ingin dibicarakan. Selama percakapan berlangsung, sebaiknya gunakan sebuah agenda, tetapkan aturan dalam pertemuan, ambil waktu istirahat di tengah percakapan, dan jelaskan ringkasan di setiap akhir sesi dan di akhir meeting online. Jika semua hal ini dilakukan sesuai agenda, kami yakin meeting online kamu akan lebih produktif.
6. Buat presentasi secara singkat, padat, dan jelas
Hal yang paling buruk dilakukan saat meeting online adalah menyiapkan materi presentasi yang panjang. Meeting online ini seharusnya bersifat diskusi dan menyerupai pertemuan offline. Maka dari itu, sangatlah penting untuk kamu membuat materi presentasi yang singkat, padat dan jelas. Jika ada salah satu anggota ingin memberikan penjelasan, berikan peluang untuk berbagi layar (share screen) untuk memandu percakapan sehingga peserta lain dapat mengikuti di materi yang sama. Namun penting untuk memprioritaskan pembicaraan yaitu dengan memaksimalkan waktu satu dengan lainnya.
7. Gunakan “IceBreaking”
Buat kamu yang akan memimpin meeting online, ada baiknya untuk membuat kedekatan antar anggota tim terlebih dahulu di awal meeting dengan topik yang ringan. Hal ini perlu dilakukan guna mengurangi rasa terisolasi antara anggota tim yang sudah lama tidak bertatap muka. Contoh simple yang bisa dilakukan saat meeting online adalah menanyakan kabar dan kondisi kesehatan, suasana lebaran kemarin, hingga hiburan yang dilakukan saat libur lebaran. Apa pun topiknya pastikan untuk membahas yang ringan-ringan saja.
Baca juga: 10 Langkah dan Cara Membuat Minutes of Meeting
8. Memiliki moderator
Biasanya hal yang sulit dilakukan sebuah perusahaan besar dalam mengelola meeting secara online adalah jumlah pengikut atau karyawan yang terlampau banyak. Hal ini sering ditakutkan karena kemungkinan besar para karyawan tidak bisa mengontrol sikapnya di kegiatan meeting. Oleh karena itu, memiliki moderator adalah langkah yang baik dan mereka sangat berguna untuk mengatasi berbagai pertanyaan teknis mengenai teknologi yang digunakan atau pertanyaan dasar lainnya.
9. Dapatkan “Feedback” dari peserta meeting online
Sangat dibutuhkan aktivitas pengumpulan masukan atau saran yang berkualitas baik. Hal ini sangat menantang dikarenakan gambaran visual juga sulit untuk dipahami. Gunakan beberapa alat survey online seperti Poll, Survey Monkeys, Google Form, Typeform dan lainnya dimana kamu dapat lebih mudah mendapatkan feedback kapan saja secara realtime. Biarkan survey tersebut terbuka untuk diisi dan lakukan terpisah dari meeting online yang sedang berlangsung. Pekerja perlu mengetahui secara jelas instruksi dan aturan jelas dalam menggunakan survey tersebut agar anggota tim dapat lebih cepat paham dan mengusahakan untuk memberikan feedback kepada kamu.
10. Berlatihlah secara berulang dan berkala
Pertahankan dan lakukan meeting online ini secara berkala dengan masing-masing pemimpin dalam divisi kamu dan melakukannya tanpa bantuan sekalipun. Setelah dilakukan meeting online, kumpulkan dan tanyakan tentang pengalaman mereka. Apa yang seperlunya kamu lakukan dan apa yang tidak seharusnya kamu lakukan? Lalu bagaimana cara mereka bisa berevolusi dengan meeting online untuk membuat mereka tetap produktif seperti saat bertemu langsung? Apa pun masalahnya, selalu komunikasikan dengan semua peserta meeting dan latihlah secara berulang atau berkala.