10 Cara Agar Meeting Lebih Produktif dan Tidak Membuang Waktu

Sebagai karyawan perusahaan, meeting memang jadi bagian yang akan selalu mengikuti segala rangkaian kerja lainnya. Hal ini umumnya dilakukan agar kamu sampai pada tujuan kerja. Namun, kegiatan ini seringkali dirasa tidak berjalan efektif dan hanya menghabiskan waktu dan tenaga karena seringkali membosankan dan memiliki konten acara yang tidak fokus. Lalu bagaimana caranya agar kita memiliki kegiatan meeting yang lebih produktif dan tidak membuang waktu? Berikut akan kami bagikan 10 tips supaya meeting di kantor kamu bisa lebih efektif dan berjalan optimal.

10 Cara agar meeting lebih produktif dan tidak membuang waktu

1. Buat agenda meeting

Sulit untuk mencapai sesuatu dalam hidup ini tanpa arah tujuan yang jelas, dalam urusan meeting berlaku prinsip yang sama. Sebelum kamu memulainya, beri peserta tentang gambaran dari apa yang akan dibahas. Peserta mendapatkan keuntungan yang besar dengan mengetahui agenda yang akan dibahas. Apa jenis meeting yang ingin dilakukan? Apakah kamu ingin rekan kerja siap dan bersedia untuk berpartisipasi dalam diskusi besar? Apakah kamu akan meninjau segala hasil penilaian kerja? Dengan mengirimkan agenda 24 jam sebelumnya, kamu memberi orang kesempatan untuk mempersiapkan diri.

2. Tentukan topik yang akan dibahas

Langkah kedua yang perlu dilakukan supaya kegiatan meeting berjalan produktif adalah menentukan dulu objek yang akan dibahas saat kegiatan berlangsung. Saya sendiri sering membiasakan memberi judul spesifik dan agenda meeting beberapa jam sebelum meeting berlangsung. Jadi, para peserta yang hadir pada kegiatan tersebut juga akan mengerti materi-materi yang saya sampaikan nanti. Menentukan objek yang akan dibahas juga membantu kamu membatasi pertanyaan dan diskusi supaya tidak meluas dan melebar ke bahasan yang sudah di luar topik utama.

3. Mulai meeting tepat waktu.

Jika pertemuan tidak dimulai tepat waktu, kemungkinan tidak akan berakhir tepat waktu. Kemudian akan berdampak pada pertemuan berikutnya, akan terlambat juga. Sebelum jatuh pada kondisi seperti itu, buatlah jadwal. Aturan waktu yang ketat perlu diterapkan di tingkat tertinggi pada perusahaan. Memulai meeting tepat waktu, membantu menciptakan budaya perusahaan yang baik untuk menghargai pentingnya waktu.

Baca juga: 8 Tips Meeting Di Kantor Saat Kondisi New Normal

4. Gunakan slide presentasi

Sebagai pihak penyelenggara, kamu juga perlu menyiapkan beberapa slide presentasi yang isinya poin utama dari ide atau temuan masalah yang akan kamu bawa ke meja diskusi. Saat ini sudah banyak sekali aplikasi yang bisa kamu gunakan secara gratis atau berbayar untuk menyiapkan materi presentasi, seperti Prezi atau yang sederhana dari Microsoft pun bisa kamu manfaatkan. Tampilan presentasi yang sesuai dengan bahasan juga bisa menarik konsentrasi serta ide kreatif peserta lainnya—jadi, maksimalkan cara ini, ya!

5. Batasi anggota meeting

Semakin banyak orang yang mengikuti meeting, maka meeting akan semakin tidak efektif. Kuncinya adalah kamu cukup mengundang meeting orang-orang yang memang berkaitan dengan agenda meeting yang kamu tetapkan. Orang yang terlalu banyak dapat membuat hanya sebagian orang saja berkontribusi dalam memberikan ide di meeting tersebut.

6. Lakukan dengan pimpinan yang benar “memimpin”

Satu lagi cara agar meeting bisa menghasilkan solusi dan membawa konklusi baru adalah dengan mengundang konduktor yang handal. Pemimpin yang bisa membawa aura semangat dan positif ke dalam ruangan meeting juga akan membantu anak buahnya untuk lebih berani sekaligus bertanggung jawab dengan ide yang dikemukakan. Keahlian lainnya yang harus dipunyai pemimpin meeting adalah mengondisikan agar materinya bisa mengalir terus, tidak stagnan pada satu bahasan saja. Besar kemungkinan, pertemuan akan lebih produktif dan waktu yang digunakan tidak terbuang begitu saja.

7. Mengurangi Conference Call

Biasanya meeting dengan cara Conference Call dilakukan oleh perusahaan multinasional atau yang kliennya memang ada di luar kota ataupun beda negara. Meeting dengan cara ini memang terbilang praktis, tanpa mobilitas yang memakan waktu lama karena tiap peserta bisa terhubung dengan aplikasi. Namun, tidak ada jaminan jika semua orang yang hadir mencatat dan menyimak saat Conference Call terjadi. Jadi, salah satu saran kami agar kegiatan meeting ini bisa lebih menghasilkan adalah dengan mengurangi Conference Call.

Baca juga: Butuh Meeting Room di Jakarta Selatan? Disini Tempatnya!

8. Cari suasana baru

Meeting tidak hanya bisa dilakukan di ruang meeting saja loh. Jika memungkinkan, ajak anggota meeting kamu untuk meeting di luar kantor seperti taman atau Serviced Office layaknya fasilitas yang ditawarkan Uptown. Hal ini dapat kamu lakukan dengan catatan, kegiatan meeting tersebut dilakukan dalam jumlah yang terbatas serta mengikuti kebijakan pemerintah seputar berkegiatan di era New Normal. Jika hal ini terjadi, kami meyakini karyawan dapat lebih meningkatkan kreativitas dan menularkan ide-ide menarik lainnya.

9. Tentukan prioritas

Jika kamu tidak memiliki waktu yang banyak untuk meeting, maka kamu bisa menentukan prioritas dari meeting tersebut. Ada banyak cara-cara alternatif untuk menentukan apakah meeting tersebut perlu kamu datangi atau tidak. Jika kedatangan kamu bisa diwakilkan oleh orang lain, maka usahakan untuk mencari pengganti kamu. Pastikan dalam setiap meeting bahwa kamu benar-benar diperlukan kehadirannya.

10. Simpulkan rapat dengan penjelasan yang jelas

Jika ada keputusan yang dibuat dalam sebuah rapat, pemimpin harus bisa menyimpulkan langkah apa yang harus dilakukan dan siapa yang harus melakukannya. Jika pemimpin gagal melakukan ini, partisipan harus mengambil inisiatif untuk memperjelas langkah yang akan diambil berikujtnya. Hal ini kami rasa sangat penting karena meninggalkan rapat tanpa ada yang bertanggung jawab atas keputusan yang sudah dibuat, akan membuang waktu saja. Menerapkannya memang tidak selalu mudah, dibutuhkan persiapan dan disiplin. Namun dengan menerapkannya akan membawa perbedaan besar pada produktivitas.