10 Langkah dan Cara Membuat Minutes of Meeting

Minutes of Meeting adalah sebuah hal yang cukup penting dalam setiap rapat, terutama untuk rapat formal yang berhubungan dengan hal-hal penting tentu harus didokumentasikan secara detail. Itulah sebabnya pembuatan Minutes of Meeting (MOM) mesti dilakukan dengan cermat. Supaya tak ada informasi yang terlewatkan dalam setiap kesimpulan meeting. Untuk kamu yang belum terbiasa membuatnya, berikut kami hadirkan cara membuat Minutes Of Meeting agar kamu lakukan untuk jadwal meeting selanjutnya.

Hal-hal yang harus ada dalam membuat Minutes of Meeting

1. Siapkan format sebelum rapat

Untuk memudahkan kamu dalam mencatat hal-hal penting saat rapat dan tidak melupakan satu hal dan yang lainnya, cobalah untuk membuat format MOM sebelum rapat. Format MOM ini biasanya berisi informasi yang disesuaikan dengan kondisi, mulai dari nama dan tujuan rapat, lokasi, daftar hadir atau peserta, nama pembicara, hasil rapat sebelumnya (jika relevan), keputusan yang sudah disepakati, rencana yang akan dilakukan, hasil voting, dan catatan tambahan. Format MOM ini disesuaikan dengan situasi dan kondisi rapat kamu, bisa ditambahkan atau bahkan dikurangi dari kebutuhan.

2. Ketahui tujuan rapat

Sebelum rapat, ada baiknya kamu juga mengetahui tujuan rapat tersebut. Sebagai pencatat, kamu harus bisa mengikuti seluruh pembicaraan yang pastinya membuat kamu harus bisa menguasai materi yang akan dibahas di rapat tersebut. Bacalah dokumen-dokumen sebelumnya yang relevan (jika ada). Sebagai pencatat, kamu harus mengetahui materi yang sedang dibahas, dan mengetahui apa yang akan kamu tulis dan bisa menjelaskannya kembali. Selanjutnya, jika memungkinkan, ketahuilah nama-nama pembicara yang akan mengisi rapat tersebut untuk memudahkan kamu mencatat sumber dan informasi yang ada.

3. Undang peserta meeting yang diperlukan

Mengundang semua orang yang terkait dalam satu project mungkin nampaknya bagus. Padahal, hanya mengundang mereka yang berkepentingan akan membuat meeting menjadi lebih efektif. Selain hanya mengundang pihak yang terkait, kamu juga bisa mengundang para team leader sebagai perwakilan per tim. Nantinya para tim leader ini akan menjadi perpanjangan mulut dari informasi yang dikumpulkan dalam meeting. Sehingga persebaran informasi merata di antara semua karyawan.

Baca juga: Sewa Ruang Kerja dan Meeting Room Dengan Mudah di Uptown

4. Alokasikan waktu seperlunya

Hal yang perlu diperhatikan selanjutnya adalah waktu untuk Minutes of Meeting (MOM). Pastikan kamu mengatur waktu untuk MOM seperlunya saja agar tetap efektif. Jika ada notulen pastikan dia menulis hasil dari meeting terakhir dan bagikan kepada semua peserta secepat mungkin. Mintalah persetujuan dari mereka bila perlu, dan pastikan semua diskusi sudah dimengerti dengan baik oleh semua peserta dari sana. Jika masih ada hal-hal lain yang muncul dari hasil rapat itu, maka hal tersebut dimasukkan ke dalam agenda meeting berikutnya.

5. Merekam proses rapat secara lengkap

Mungkin kamu khawatir akan ketinggalan informasi dalam meeting karena tidak dapat mengimbangi ritme meeting yang cepat. Namun, kamu tak perlu khawatir karena minute of meeting bisa lengkapi dengan rekaman digital. Kamu bisa menggunakan alat perekam suara atau video recorder untuk mendokumentasikan proses meeting. Risiko ketinggalan informasi pun dapat diminimalkan bila kamu sudah membuat rekaman meeting secara lengkap.

6. Kendalikan meeting

Ada banyak hal yang sering membuat ketidak teraturan yang berdampak pada waktu. Misalnya, mengenai argumentasi dan penyelesaian masalah. Sebaiknya jika ada argumentasi yang mulai memanas terjadi di ruang meeting, segera tengahi dan pastikan kedua belah pihak merasa didengarkan dan dimengerti. Hal ini bisa merubah isi meeting menjadi membosankan dan tidak pada tujuannya. Sebagai seorang pemimpin, perlu untuk memastikan semuanya tetap terkendali dan menghindarkan debat yang tidak perlukan, agar tidak merusak MOM.

7. Mencatat semua poin penting

Sambil merekam proses rapat, kamu juga harus tetap fokus menyimak agar bisa mencatat semua poin penting. Poin-poin berupa gagasan, hasil musyawarah, dan pengumuman wajib dituliskan dalam minute of meeting. Sehingga nanti dokumentasi tersebut bisa digunakan sebagai pedoman kebijakan perusahaan maupun materi pembahasan pada meeting selanjutnya. Usahakan untuk tidak menulis opini-opini yang disampaikan selama meeting. Supaya catatan opini tersebut tidak terkesan mempengaruhi poin-poin penting lainnya.

Baca juga: 8 Jenis Meeting Room Di Jakarta Yang Kamu Butuhkan

8. Jangan masukan opini

Yang juga tidak kalah penting saat membuat MOM adalah hanya masukkan dan catat hal-hal yang penting, yang terbukti, dan hal-hal yang sudah disepakati bersama. Hindari menggunakan kata-kata yang bias, dan memasukkan opini orang lain ke dalam MOM tersebut. MOM itu seharusnya mengandung informasi yang benar-benar penting, dan benar.

9. Membacakan Minutes of Meeting setelah rapat berakhir

Minute of meeting harus lekas dibacakan di hadapan semua peserta setelah rapat berakhir. Dengan demikian, risiko kekeliruan dalam dokumentasi tersebut dapat diminimalkan. Koreksi bersama menjadi hal penting yang meminimalkan kesalahpahaman di kemudian hari. Para peserta rapat juga bisa sekaligus mengkaji hasil kesepakatan yang baru saja dibuat.

10. Kirim MOM maksimal 1 hari

Setelah rapat, pastikan kamu langsung memproses catatan MOM yang sudah kamu buat. Usahakan untuk langsung mengirim MOM tersebut ke anggota rapat maksimal 1 hari setelah rapat berakhir. Mengirim MOM dalam kurun waktu secepat-cepatnya akan membantu para peserta rapat untuk mengatur strategi dan menindaklanjuti proses selanjutnya setelah rapat tersebut, dan mempercepat proses yang akan dilakukan.

Nah, itu dia beberapa panduan cara membuat Minutes of Meeting yang benar dan bisa kamu aplikasikan untuk rapat selanjutnya. Pada dasarnya, menjadi notulen dan membuat MOM tidaklah mudah dan memiliki tanggung jawab yang besar. Jadi perlu diingat, kamu harus fokus selama rapat berlangsung dan memastikan sudah mencatat seluruh hal penting yang didiskusikan.