Customer service berperan sangat penting dalam operasional perusahaan, terutama untuk menghadapi pelanggan secara langsung. Bisa dikatakan, posisi ini menjadi tali penghubung antara perusahaan sebagai penyedia produk dengan konsumen yang membutuhkan produk maupun layanan atau jasa. Namun seberapa pentingkah meningkatkan skill customer service dalam tim? Jawabannya: sangatlah penting karena dengan memiliki customer service yang kompeten dalam segala bidang maka setiap customer atau pelanggan akan mendapat layanan yang terbaik dari usaha kamu. Berikut ini akan kami bagikan 10 cara meningkatkan skill customer service usaha kamu. Semoga tips ini bisa membantu usaha kamu untuk terus meroket ya!
10 Cara meningkatkan skill customer service usaha kamu
1. Respon cepat dan tanggap
Kecepatan dan ketanggapan respon saat melayani pelanggan adalah hal paling utama. Melayani pelanggan tak harus selalu bertatap muka secara langsung. Dengan kecanggihan teknologi, pelanggan bisa menghubungi penjual dengan alat komunikasinya secara langsung dan menginginkan respon yang cepat dalam menanggapi keluhan, permintaan, ataupun transaksi. Maka dari itu, kita sebagai pemilik usaha harus cepat tanggap dengan respon yang diberikan pelanggan agar layanan mereka terpuaskan.
2. Kesabaran dan perhatian
Kesabaran dan perhatian merupakan hal wajib yang harus dimiliki oleh seorang customer service. Karena, mereka akan berhadapan langsung dengan komplain, kritis, kekecewaan, masukan, bahkan makian pelanggan. Jika customer service perusahaan kamu tidak mempunyai kesabaran, maka potensi perusahaan kehilangan konsumen sangat besar. Memahami apa yang pelanggan butuhkan menjadi hal utama, mengingat perusahaan yang sukses dan menjadi besar adalah perusahaan yang bisa memenuhi apa pun kebutuhan pelanggannya. Oleh karena itulah, kemampuan dalam memberikan perhatian kepada konsumen menjadi kunci utama. Dengan begitu, konsumen akan merasa didengarkan dan merasa puas atas pelayanan dari customer service perusahaan kamu.
3. Mampu beradaptasi
Setiap pelanggan memiliki sikap yang berbeda-beda, dan beberapa dari mereka bisa berubah dari waktu-ke-waktu. Belum lagi, sikap mereka mungkin saja berubah dari minggu ke minggu. Oleh karena itu, kamu harus mampu menangani setiap kejutan ini, mampu merasakan suasana hati para pelanggan dan beradaptasi dengan hal tersebut. Hal ini termasuk kesediaan untuk belajar dan menyediakan pelayanan pelanggan yang baik secara berkelanjutan kepada mereka.
Baca juga: 10 Alasan Mengapa Kamu Perlu Memiliki Kartu Nama di Era Digital
4. Selalu berikan solusi
Entah terkait masalah lambatnya pelayanan, produk yang diterima tidak sesuai harapan, hingga masalah-masalah lainnya. Dalam setiap keluhan, pastilah diharapkan suatu pemecahan masalah atau solusi. Untuk meningkatkan kualitas customer service, kita harus bisa memberikan solusi dengan cepat. Solusi yang diberikan haruslah memuaskan pelanggan dan mengatasi keluhan pelanggan tersebut. Dengan begitu, kita bisa memupuk kepercayaan pelanggan yang telah membeli produk dan setia kepada perusahaan kita.
5. Gunakan bahasa yang sopan
Dalam berinteraksi dengan pelanggan, entah itu lewat berbicara tatap muka, berbicara lewat telepon atau berbalas pesan via sms atau chat, selalu gunakan bahasa yang sopan. Kadang emosi kita bisa terpantik ketika menghadapi pelanggan yang banyak mau atau yang marah-marah. Kita harus selalu bisa menjaga emosi kita tersebut agar pelanggan tidak kabur. Penggunaan dan pemilihan bahasa yang sopan merupakan hal yang penting dalam peningkatan kualitas customer service. Maka dari itu, selalu perhatikan selalu gaya bicara, pemilihan kata-kata, hingga penyusunan kalimat.
6. Peduli dan memperhatikan para pelanggan
Customer service bukan hanya harus memberikan pelayanan atas pemintaan yang diinginkan para nasabah. Lebih dari itu, customer service juga harus memberikan kepedulian dan memperhatikan para pelanggan. Memperhatikan apa yang yang diinginkan para pelanggan merupakan sebuah syarat agar komunikasi dapat berjalan dengan lancar. Kamu harus memahami maksud dan poin yang diinginkan para pelanggan untuk mempermudah tindakan yang harus dilakukan kepada pelanggan tersebut.
7. Memberikan kesempatan customer menyampaikan feedback
Untuk memastikan baik atau buruknya customer service pada perusahaan, kamu dapat menambahkan job desc tertentu. Misalnya, meminta tim customer service mengumpulkan feedback dari pelanggan, terkait, produk, pelayanan, bonus, bahkan mengenai brand. Hal ini sangat penting untuk menjadi bahan evaluasi kinerja secara personal maupun perusahaan. Ada banyak cara untuk menyampaikan feedback, bisa dengan survei telepon saat service call, melalui email, atau kontak yang tersedia di website perusahaan. Hal ini guna meningkatkan pelayanan yang baik terhadap para konsumen dari perusahaan kamu.
Baca juga: 10 Hal yang Sering Bikin Usaha Kecil Gagal. Pelajari Disini!
8. Pengetahuan tentang produk
Menguasai pengetahuan tentang produk perusahaan yang kamu tawarkan adalah bagian penting lainnya yang harus dikuasai oleh customer service. Artinya, customer service perusahaan kamu harus benar-benar menguasai tentang seluruh elemen dan cara kerja yang ada dan terjadi di dalam perusahaan, sehingga mereka bisa memberi penjelasan secara lengkap mengenai produk yang ditawarkan. Informasi akurat yang dibutuhkan konsumen tergantung pada pengetahuan yang dimiliki customer service, dan ini pula yang juga mempengaruhi keputusan pelanggan untuk melakukan pembelian. Agar dipahami dengan baik, tujuan pelanggan menghubungi customer service ialah berharap mendapatkan informasi akurat serta solusi yang konsumen butuhkan.
9. Fokus pada tujuan
Ketika konsumen mengalami pengalaman yang tidak baik mengenai produk perusahaan kamu. Hal yang perlu customer service lakukan adalah sebisa mungkin mengendalikan situasi, namun tetap fokus pada tujuan dan menerangkan kepada para pelanggan sebaik mungkin. Saat mendapatkan komplain dari pelanggan, customer service harus tetap fokus pada goal oriented product map agar sasaran tetap terarah pada hasil yang ingin dicapai. Dalam momen ini, dibutuhkan kesabaran dan pikiran yang jernih agar tetap bisa fokus pada tujuan perusahaan, yaitu memenuhi kebutuhan pelanggan.
10. Komunikatif dan responsif
Dalam memberikan informasi, pastikan konsumen mendapatkannya secara jelas informasi yang mereka butuhkan. Di saat yang sama, juga harus dapat memberikan layanan yang responsif, ramah, serta mampu menggunakan bahasa yang positif. Usahakan pelanggan tidak menunggu lama untuk mendapatkan pelayanan. Respons yang lambat akan membuat mereka merasa kesal dan merasa tidak puas. Itu sebabnya, komunikasi yang jelas dan informatif serta pelayanan yang cepat, akan menjadi satu elemen penting dalam menjaga hubungan antara konsumen baru, konsumen tetap, dan konsumen lama kamu.