Pindahan kantor merupakan proyek yang cukup besar yang dilakukan setiap perusahaan. Tidak ada yang sederhana dari merelokasi satu tim pegawai berikut perlengkapan kantor ke sebuah tempat baru. Belum lagi jika kamu harus direpotkan dengan urusan memindahkan barang bernilai tinggi seperti brankas, server, elektronik, atau bahkan mesin komputer. Nah, buat kamu yang berencana pindah kantor dalam waktu dekat, kami punya beberapa tips ni agar proses pindahan kamu dapat berjalan dengan lancar. Simak langsung ya dibawah ini.
Pindahan kantor? Sudahkan kamu melakukan 16 hal ini?
1. Enam bulan sebelum pindahan kantor
Hal pertama yang mungkin bisa kamu lakukan adalah mendapatkan penawaran harga dari beberapa perusahaan jasa pindah kantor. Selain membandingkan harga, perhatikan juga apakah perusahaan logistik tersebut memenuhi kriteria seperti, punya pengalaman dalam memindahkan kantor baik dari skala kecil sampai ke besar, memiliki tim ahli yang khusus menangani pindahan barang berharga, memberikan layanan menyeluruh mulai dari jasa bongkar pasang perabotan sampai ke jasa demolish kantor, hingga memiliki sistem pendataan aset kantor yang jelas sehingga memudahkan identifikasi aset pada saat pindahan.
2. Mendapat jaminan atau asuransi atas kerusakan
Jika kamu memiliki barang atau aset yang berharga pada saat pindahan, pastikan agar kamu juga memiliki asuransi atau jaminan dari perusahaan logistik untuk melindungi kamu dari resiko kerusakan (terutama untuk barang-barang berharga atau mesin yang kiranya bisa rusak saat proses pemindahan dapat mengganggu kegiatan operasional). Oleh karena itu pastikan kamu menemukan perusahaan yang menawarkan asuransi untuk kebutuhan pindahan sehingga kamu bisa mendapatkan ketenangan akan terjaminnya barang kamu dari resiko kerusakan.
3. Tentukan anggaran untuk biaya pindahan
Dengan menentukan anggaran di awal, kamu dapat menentukan biaya apa saja yang kiranya bisa dipangkas seperti mengemas file penting milik kantor dan bongkar barang. Tapi tentunya hal ini memiliki kerugiannya sendiri apabila kantor kamu memiliki banyak barang/inventaris yang perlu dipindah. Namun, apapun kebutuhan kamu pastikan untuk membuat anggaran pindahan sedetail mungkin agar biaya tidak membengkak.
4. Bentuk tim khusus untuk pindahan
Akan lebih mudah jika kamu menunjuk beberapa orang sebagai perwakilan dari masing-masing departemen sebagai tim khusus yang merencanakan pindahan kantor daripada melibatkan seluruh karyawan pada proses perencanaan. Tim ini akan berdiskusi secara reguler tentang perkembangan proses pindahan, memutuskan vendor mana yang akan dipakai, dan memastikan agar segalanya berjalan sesuai jadwal.
Baca juga: Sewa Kantor di Mega Kuningan bersama Uptown Serviced Office
5. Tiga bulan sebelum pindah kantor
Kamu harus mulai menentukan tanggal pasti untuk pindah kantor. Dengan menentukan tanggal pasti, kamu bisa lebih mudah membuat koordinasi dengan perusahaan jasa pindah kantor. Apakah kamu sudah menetapkan jasa pindah kantor? Jika sudah, segera buat rencana pindahan dengan detail seperti siapa saja Person In Charge (orang yang ditugaskan), pekerjaan apa saja yang harus dilakukan (seperti misalnya memasang instalasi telepon dan internet), dan memberi tenggat waktu untuk proses pengerjaannya. Kamu bisa melakukan ini semua sendiri atau meminta bantuan rekan kantor untuk membuatkan perencanaan yang matang.
6. Beri tahu rencana pindahan kepada karyawan internal
Hal selanjutnya yang perlu dilakukan adalah menentukan ekspektasi yang diharapkan mengenai keterlibatan setiap karyawan dan sejauh mana mereka harus mempersiapkan diri mereka dalam rencana pindah kantor ini. Jangan lupa juga untuk menginformasikan rencana pindahan kamu ini pada pemasok, rekan bisnis, atau klien. Beri mereka kontak dan alamat kantor baru kamu agar mereka tidak kesulitan mencari kamu di kemudian hari.
7. Evaluasi perlengkapan yang membutuhkan penanganan khusus
Tidak semua pekerjaan pindahan dapat kamu lakukan sendiri, apalagi jika sudah menyangkut peralatan khusus yang berharga seperti mesin atau server. Kerugian yang ditimbulkan akibat salah penanganan akan jauh lebih besar daripada penghematan yang kamu rencanakan. Belum lagi jika hal ini malah menghentikan operasional perusahaan. Jangan sampai hal ini terjadi!
8. Pesan perabotan baru dan hubungi manajemen gedung
Jika baru berencana membeli perlengkapan atau furnitur baru untuk kantor baru, sekaranglah waktunya. Pesan dari sekarang dan pastikan agar barang tersebut sudah sampai di lokasi kantor baru begitu kamu pindah. Selain itu, tentunya kamu harus menghubungi manajemen gedung dari jauh-jauh hari untuk memastikan semua barang tersebut bisa masuk di hari H menggunakan lift barang atau loading dock.
Baca juga: 8 Kelebihan Yang Didapatkan Apabila Sewa Ruang Kantor di Uptown
9. Dua bulan sebelum pindahan kantor
Segera rancang denah kantor baru untuk menentukan di mana peletakan meja kerja, lemari, perabotan dan peralatan lainnya. Kalau memungkinkan, sesuaikan juga dengan denah kabel telepon, internet, dan jaringan kabel internal. Dengan cara ini, semua benda-benda berukuran besar dapat langsung ditaruh di tempat yang dituju tanpa harus dipindah-pindah lagi. Selain itu buat rencana untuk memasang komputer atau server. Konfirmasi dengan bagian IT untuk dapat melakukan hal ini agar di hari H semua berjalan lancar.
10. Beritahu alihdaya yang digunakan tentang rencana penghentian berlangganan
Apakah kamu menggunakan jasa perusahaan (outsourcing) seperti untuk keamanan, kebersihan, pemeliharaan taman, dan lain-lain? Pastikan kamu menginformasikan penghentian berlangganan sebelum kamu pindah kantor baru pada dua bulan sebelum perpindahan kantor. Selain itu, hubungi juga pemilik kantor baru kamu perihal layanan jasa penitipan barang di gudang untuk menaruh dokumen penting. Apabila tersedia, pindahkan saja dahulu barang-barang tersebut ke tempat baru.
11. Buat daftar inventaris pada 1 bulan sebelum pindah kantor
Pelabelan semua aset kantor sangat penting dilakukan agar tidak ada aset yang hilang atau tertukar antar departemen. Kamu bisa menggunakan sistem kode warna untuk memudahkan membedakan aset kantor antar departemen yang berbeda. Atau kamu bisa juga memakai jasa dari perusahaan pindahan yang biasanya sudah berpengalaman dengan hal-hal ini. Layanan ini umumnya sangat berguna untuk pindahan kantor berskala besar (yang memiliki lebih dari 1000 karyawan).
12. Siapkan peralatan pindahan
Jika karyawan kamu mengemas sendiri mejanya, pastikan bahwa mereka memiliki perlengkapan yang diperlukan seperti kardus, solasi, dan label untuk menamakan barang. Untuk barang-barang yang mudah rusak selama perjalanan, siapkan bubble wrap atau bahkan packing kayu khusus. Jika kamu budget lebih, kamu juga bisa memakai jasa perusahaan pindahn untuk memakai layanan jasa packing barang pada saat pindah kantor. Biasanya menyediakan semua perintilan seperti bubble wrap, blanket, dan fully wooden pack untuk memastikan semua barang perusahaan selamat sampai tujuan.
Baca juga: Mencari Suasana Bekerja Baru di Uptown Serviced Office Kuningan
13. Pindahkan layanan utilitas dan back up file-file lama
Jangan lupa untuk memberikan informasi bagi perusahaan listrik, air, telpon, internet dan lain-lain bahwa perusahaan kamu akan pindah sehingga kamu tidak akan ditagih setelah kamu pindah ke kantor baru. Lalu jangan lupa juga untuk mem-back up file-file lama yang penting. Hal ini dilakukan untuk mengantisipasi adanya kehilangan file-file tersebut akibat kerusakan computer atau sistem TI pada saat pindahan. Jadi jangan lupa untuk membuat cadangannya ya!
14. Finalisasi perencanaan dengan tim pindahan
Satu minggu sebelum pindahan kantor kamu sudah betul-betul tau apa saja barang yang perlu dibawa dan dipasang di kantor baru. Sebagai contoh: kamu sudah harus mulai menyewa tim atau memberitahukan provider untuk memasang layanan internet dan telepon sehingga bisnis dapat langsung berjalan begitu kamu memasuki kantor baru. Namun apabila perusahaan kamu memiliki kemampuan untuk memasang sendiri, pastikan jika kamu telah mengkomunikasikannya secara internal untuk mengetahui siapa saja yang akan bertanggung jawab dalam hal ini.
15. Survei lokasi dan diskusikan jadwal rencana pindahan
Jika kamu sudah memiliki akses untuk masuk ke lokasi kantor baru, lebih baik kamu melakukan survei terlebih dahulu seperti memastikan tidak ada kabel-kabel yang masih bergelantungan atau lampu yang tidak menyala. Setelah itu periksa ulang kapan perusahaan jasa pindah barang akan datang, siapa yang harus berada di lokasi tujuan, dan siapa yang harus berjaga di kantor lama untuk serah terima kantor lama kepada pengelola gedung di kantor lama.
16. Perhatikan hal ini sehari sebelum pindah Kantor
Jika ada barang-barang yang rentan kerusakan, pastikan bahwa kamu juga telah melabelinya dengan tanda khusus. Lalu dengan menggunakan daftar inventori, kumpulkan semua kartu akses karyawan. Pastikan agar semua kartu ini sudah dinonaktifkan dan dibuang dengan seharusnya agar tidak ada penyalahgunaan oleh pihak yang tidak diinginkan. Terakhir, tes semua utilitas di kantor baru. Jangan sampai kamu tiba di kantor baru tanpa ada listrik atau air. Cek dua kali bahwa kantor baru sudah lengkap dengan semua utilitas yang dibutuhkan (listrik, air, telpon, internet dll). Kalau sampai ada masalah, segera selesaikan hari itu juga agar pindahan keesokan hari dapat berjalan lancar.
Malas dengan itu semua? Pindah ke Uptown Serviced Office
Jika kamu malas melakukan hal itu semua, jangan khawatir! Kamu bisa memilih perusahaan penyedia kantor seperti Uptown Serviced Office. Uptown Serviced Office sebagai salah satu operator Co-working Space di Jakarta, juga menyediakan Private Office, Virtual Office, Shared Office, Meeting Room, hingga Event Space yang dapat membantu operasional perusahaan startup kamu sehari-hari. Disini, perusahaan kamu bisa langsung pindah tanpa mengkhawatirkan furniture apa saja yang perlu dibeli atau dibawa. Di Uptown, perintilan kecil seperti internet, air, jasa kebersihan sudah perlu kamu pusingkan karena sudah termasuk dalam servis kami. Jadi jika kamu tertarik mengetahui Uptown lebih lanjut, segera jadwalkan kunjungan kamu ke Uptown Serviced Office atau menghubungi 021-5082 3401 atau email ke welcome@uptown.id.
Uptown Serviced Office di Plaza Mutiara
Alamat:
Uptown Serviced Office
Plaza Mutiara Lantai 8
Jl. Dr. Ide Anak Agung Gde Agung, Blok 6.2
Kawasan Mega Kuningan, Jakarta Selatan