12 Hal Yang Harus Disiapkan Perusahaan Saat Pindah Kantor Baru

Ketika bisnis kamu berkembang dengan baik, tentunya kamu akan menambah jumlah karyawan dan membutuhkan kantor baru yang lebih luas. Dengan adanya pilihan-pilihan seperti itu, kamu pun diharuskan pindah kantor baru agar perusahaan dapat menampung seluruh karyawan yang kamu miliki. Lantas apa saja yang harus disiapkan perusahaan saat pindah kantor? Mengingat hal tersebut cukup menguras waktu, tenaga, dan budget? Buat kamu yang baru melakukannya untuk pertama kali, berikut adalah 12 hal yang harus disiapkan perusahaan saat pindah kantor baru. Simak tipsnya di sini.

12 Hal yang harus disiapkan perusahaan saat pindah kantor baru

1. Memilih lokasi yang strategis

Memiliki lokasi kantor yang strategis adalah hal pertama yang perlu diperhatikan demi memudahkan mobilitas karyawan, client, atau orang-orang yang terlibat untuk perusahaan. Bukan hanya strategis, tetapi juga lokasi yang luas dan nyaman. Jika perusahaan berniat untuk menyewa gedung, disarankan untuk memilih waktu sewa yang fleksibel, sehingga tak menyulitkan jika perusahaan berniat tak memperpanjang.

2. Properti yang tersedia di gedung kantor baru

Biasanya, jika kamu memilih ruang kantor di dalam gedung perkantoran, properti seperti meja, kursi dan rak buku sudah disediakan, namun sebagian lagi juga ada yang menyewakan ruangan kosongan tanpa properti. Nah, karena properti membutuhkan modal yang tidak juga kecil, ada baiknya untuk menanyakan properti yang disediakan di tempat tersebut. Hal ini juga bisa membantu kamu membandingkan berbagai ruang kantor yang tersedia untuk mendapatkan harga yang paling efektif sesuai dengan budget.

3. Perencanaan matang

Selain itu, kamu juga perlu alasan yang tepat untuk pindah. Misalnya, ingin pindah kantor ke gedung yang lebih besar karena bisnisnya berkembang atau pindah ke kantor yang ruangannya kecil karena penghematan. Tentukan juga luas area yang dibutuhkan, keperluan barang, dan tenggat waktu kepindahan. Jika ingin menggunakan tenaga dari SDM kantor, lebih baik mulai berkemas untuk pindah kantor pada malam hari atau pada jam pulang kantor supaya jam kerja tidak terganggu.

4. Packing semua kebutuhan

Tips pindah kantor yang selanjutnya adalah mengenai packing barang. Langkah awal sebelum kamu melakukan packing sebaiknya persiapan barang yang menunjang seperti lakban, lable, stick note, kardus, box plastik berukuran jumbo, bubble warp, dan spidol. Lalu yang tak kalah penting lagi yaitu kamu harus mengetahui barang yang bisa disatukan dalam setiap box. Selain itu, kamu juga perlu membereskan barang yang ingin di-packing dan susun dalam satu tempat yang sama agar lebih praktis ketika kamu menyusun barang ke dalam box.

Baca juga: Apa Perbedaan Layanan Private Office dengan Capsule Office?

5. Membuat dokumentasi dalam spreadsheet

Proses selanjutnya yang perlu kamu lakukan adalah seputar dokumentasi. Proses dokumentasi ini akan memudahkan kamu untuk mengetahui barang apa saja yang berada di setiap box. Sebab pada dasarnya kondisi kantor dengan barang banyak tidak akan mampu kamu ingat ketika barang tersebut sudah tersusun rapih dalam box. Terakhir, jangan lupa berikan check list untuk barang yang sudah tersusun dalam box.

6. Membuat jadwal

Pindah kantor memang bukan hal mudah. Ada banyak hal yang harus diurus ditengah kesibukan aktivitas kantor. Maka itu penting bagi perusahaan membuat jadwal kegiatan. Bagi-bagi waktu kapan perusahaan harus mengurus izin & lisensi, kapan harus melakukan renovasi, dan mulai memindahkan barang-barang ke kantor yang baru.

7. Menggunakan jasa pindahan

Sudah ada banyak jasa pindahan di pasaran. Hanya saja, kamu harus memilih yang terbaik. Cobalah lakukan survei sederhana di internet mengenai penyedia jasa pindahan kantor ini. Cek reputasi pindahannya dari internet. Dengan begitu, kamu akan dapat mengetahui mana perusahaan jasa pindahan kantor yang baik dan mana yang buruk. Hal ini penting karena track record mereka akan sangat berpengaruh pada proses pindahan. Selain itu, kamu juga perlu menyewa jasa yang bisa membantu kamu membersihkan kantor lama setelah kamu melakukan pindahan.

8. Kasih penanggung jawab setiap barang

Nah, selain dari perlengkapan wajib disiapkan, kamu juga harus menentukan penanggung jawab dari setiap barang yang ada di kantor. Ini merupakan bagian penting dari tips pindah kantor yang sistematis. Sebab dengan ada penanggung jawab di setiap barang tentu akan memudahkan proses koordinasi dalam proses perpindahan menuju tempat baru. Misalnya si A bertanggung jawab atas barang yang bersifat arsip perusahan dan B bertanggung jawab atas barang-barang elektronik.

Baca juga: Private Office di Jakarta? Apa Saja Kelebihannya?

9. Perhatikan keamanan lingkungan

Di manapun lokasi kantor kamu, keamanan menjadi salah satu hal yang penting dan utama. Apalagi jika kamu menggunakan ruang kantor tersebut untuk menyimpan perlengkapan kerja, mulai dari komputer, laptop, kamera, dan perlengkapan elektronik yang tidak murah lainnya. Untuk itu, pastikan kamu sudah yakin dengan keamanan yang tersedia dan juga keamanan wilayah sekitar, terutama jika kamu menyewa ruang kantor di rumah pribadi, beda halnya dengan ruang kantor di dalam gedung perkantoran yang biasanya sudah memiliki sistem CCTV tersendiri dan memiliki tingkat keamanan yang cukup terjamin.

10. Harga sewa kantor

Harga tiap gedung pasti berbeda dan memiliki rate yang bervariasi maka sesuaikanlah dengan budget dan preference perusahaan. Jika harga sewa kantor di gedung lama terlalu tinggi dan fasilitasnya biasa saja, maka pindah gedung bisa dipertimbangkan. Selain itu, kamu perlu mempertimbangkan biaya tambahan yang mungkin akan di tagihkan per bulannya, seperti air, internet, atau untuk listrik. Untuk itu, hal ini perlu ditanyakan dengan jelas sejak awal sebelum penyewaan ruang kantor untuk membantu kamu menghitung pengeluaran tetap per bulan yang harus disiapkan agar tidak kaget saat mendapatkan tagihan biaya bulanan.

11. Melakukan renovasi ruang kerja

Kamu sangat beruntung jika memilih tempat penyewaan kantor yang mengizinkan perusahaan untuk melakukan renovasi. Pasalnya seringkali desain ruang kerja kantor tak sesuai dengan image perusahaan. Jasa office interior contractor akan membantu merombak ruangan, mulai dari desain, memilih kebutuhan renovasi, hingga finishing.

12. Menghubungi client

Poin terakhir dan yang paling penting dilakukan jika kamu pindah kantor baru adalah menghubungi seluruh klien perusahaan bahwa kamu telah pindah ke kantor baru. Cobalah untuk melakukan hal ini sebelum kamu benar-benar pindah. Hal ini dapat mempermudah klien menemukan kantor baru kamu sehingga perusahaan tidak kehilangan rekan bisnis. Jangan lupa untuk mengecek koneksi internet dan telepon di kantor baru, siapa tahu kamu perlu untuk memberitahukan klien yang belum mengetahui alamat baru kantor kamu setelah kamu pindah. Jadi gimana, sudah siap pindah kantor?