16 Istilah Dalam Rapat Kerja Yang Harus Diketahui Agar Tidak Keliru

Aktivitas rapat kerja di kantor merupakan salah satu momen penting yang harus dilakukan secara serius. Ketika hal tersebut terjadi, bukan hanya atasan saja yang menyampaikan informasi satu arah. Sebagai pekerja, kamu pun berhak menyampaikan saran, ide, atau kritik yang berkaitan dengan perusahaan. Itulah sebabnya banyak istilah dalam rapat kerja yang lazim digunakan di dunia kerja. Jangan sampai kamu tidak memahami beberapa istilah dalam rapat berikut ini. Penggunaan istilah-istilah tertentu akan membuat rapat kerja di kantor berlangsung lebih sistematis dan lancar.

Istilah dalam rapat kerja yang harus diketahui

1. To Be Discussed (TBD)

Istilah dalam meeting yang satu ini biasanya digunakan untuk menyebut suatu topik bahasan yang masih membutuhkan follow up dari pihak lain. Misalnya, kamu harus membahas proses produksi produk A tetapi masih membutuhkan informasi terakhir dari supplier bahan baku. Maka topik bahasan tersebut akan ditunda terlebih dahulu dengan status TBD.

2. Parking loot

Pada suatu rapat yang sedang membahas tema rapat yang diadakan, terkadang bisa muncul tema atau pembahasan lain. Jadi bisa menyebabkan rapat menjadi tidak fokus karena sedang membahas dua tema, maka biasanya parking loot tersebut digunakan. Yaitu tema atau pembahasan yang dibahas disimpan sejenak untuk didiskusikan kembali. Biasanya parking loot ini digunakan ketika keadaan sedang urgent.

3. Lunch meeting

Lunch meeting bukan berarti rapat di jam makan siang dan di ruang rapat. Melainkan rapat yang diadakan ketika jam makan siang dan biasanya diadakan di luar kantor seperti kafe atau restoran agar terkesan lebih santai. Dan biasanya cara ini digunakan untuk pendekatan dengan klien atau calon partner kerja.

4. Notulen

Istilah yang satu ini memang sudah jarang digunakan sekarang, namun pada dasarnya notulen dirujuk kepada istilah orang yang menuliskan catatan atau rangkuman yang berhubungan dengan hasil rapat tersebut.

Baca juga: Pilihan Sewa Meeting Room di Jakarta Selatan Yang Berkualitas

5. Interupsi

Pastinya kamu pernah berkeinginan untuk menyampaikan atau berpendapat suatu hal saat seseorang sedang bebicara. Maka pada momen tersebut kamu harus mengangkatkan tangan sambil mengatakan interupsi. Biasanya, interupsi ketika sedang urgent seperti membetulkan pembicaraan orang agar tidak menimbulkan kesalahpahaman antara seluruh anggota rapat.

6. Deadlock

Tidak semua rapat dapat menghasilkan suara yang bulat dengan satu keputusan yang tajam. Saat terjadi perdebatan dengan suara yang sama-sama kuat, biasanya pada saat itulah istilah deadlock dikeluarkan. Singkatnya, deadlock ini adalah situasi di mana rapat tidak menghasilkan suara yang bulat atau tidak menghasilkan kesepakatan.

7. Offsite Meeting

Istilah yang satu ini banyak digunakan untuk sebagai bentuk pendekatan perusahaan dengan karyawannya. Offsite meeting ini biasanya selalu dilakukan di luar lingkungan kantor, bisa di luar kota atau bahkan luar negeri. Biasanya, offsite ini menjadi ajang jalan-jalan tahunan kantor sebagai bentuk offer dari sang kantor kepada para karyawannya. Namun, di antara kegiatan santai tersebut biasanya terselipkan meeting yang kasual dan santai hanya untuk mendengarkan masukan dan juga input dari para karyawannya.

8. WOW

Setiap meeting biasanya selalu ada presentasi. Namun, seperti konsepnya, presentasi yang baik biasanya hanya menunjukan poin-poin penting saja dan terkadang tidak semua orang memiliki waktu untuk menyelesaikan materi presentasi tersebut. Alhasil, tidak hanya poin saja yang dimasukkan, namun berbagai istilah singkatan pun juga dilakukan untuk mempersingkat waktunya. WOW ini adalah salah satu istilah singkatan, “ways of working” atau “cara kerja”. Biasanya, WOW ini dijelaskan pada karyawan baru atau pada saat mempresentasikan projek baru.

Baca juga: 8 Jenis Meeting Room Di Jakarta Yang Kamu Butuhkan

9. Brainstorming

Meeting memang bukan cuma aktivitas untuk menyampaikan informasi-informasi penting. Lebih dari itu, meeting juga sering dimanfaatkan sebagai wadah brainstorming. Jika kamu harus mengikuti meeting yang sifatnya brainstorming, berarti kamu harus menyiapkan beberapa ide. Karena ide-ide, saran, dan kritik kamu sangat dibutuhkan demi memecahkan masalah yang dibahas dalam meeting.

10. Minutes of Meeting (MOM)

Pernah dengar atau bahkan mendapatkan MOM (minutes of meeting)? MOM ini adalah suatu data yang berisikan poin-poin atau highlight yang akan dibahas dalam suatu meeting tertentu. Biasanya, jumlah dan nama partisipan pun juga akan dicantumkan dalam MOM tersebut.

11. MOSI

Salah satu tujuan rapat adalah untuk mencapai kesepakatan bersama dalam menanggapi suatu topik atau permasalahan. Nah, saat hal tersebut sudah tercapai, berarti kamu sudah bisa menggunakan kata MOSI karena berarti pernyataan yang menyatakan pendapat dan keinginan para peserta rapat sesuai dengan kesepakatan bersama.

12. Closure

Kalau kamu mendengar closure, berarti merupakan mosi resmi yang bertujuan untuk menutup diskusi tersebut karena sudah mencapai kesepakatan bersama.

Baca juga: Sewa Ruang Kerja dan Meeting Room Dengan Mudah di Uptown

13. Person in Charge (PIC)

Jika kamu ditunjuk sebagai PIC, berarti kamu harus sudah mempersiapkan mental untuk bertanggung jawab atas berbagai hal yang bersangkutan dengan diskusi tersebut. Menjadi PIC berarti harus bisa bertanggung jawab atas segala hal, apalagi terhadap mencapainya keputusan bersama.

14. Briefing

Mayoritas karyawan ternyata lebih menyukai istilah briefing daripada meeting. Sebenarnya, briefing memiliki konsep yang sama dengan meeting. Bedanya, briefing biasanya lebih singkat dibandingkan meeting. Bahkan briefing bisa dilakukan dalam waktu 15 hingga 20 menit saja.

15. Standard Operations Procedure (SOP)

Standard Operations Procedure (SOP) adalah sebuah set instruksi atau perintah kerja yang sudah ditetapkan perusahaan terhadap karyawannya yang bertujuan untuk ditaati. Selain sebagai peraturan yang harus ditaati, SOP ini juga akan memudahkan para karyawan dalam menyelesaikan tugas dan tanggung jawabnya dengan tepat waktu dan juga lebih maksimal.

16. Follow Up

Kalau ada seseorang yang minta untuk di-follow up kembali, berarti kamu harus mengingat hal tersebut dengan baik demi mencapai kesimpulan dan juga jawaban yang kamu butuhkan. Follow up ini biasanya dilakukan saat meminta approval atau meminta keputusan dan juga jawaban dari atasan ataupun rekan kerja kamu. Namun terkadang, kata follow up ini juga sering dijadikan sebagai istilah untuk menunda pekerjaan yang akhirnya berakhir dengan lupa.