10 Tips Mengadakan Lunch Meeting Sukses di Luar Kantor

Kata lunch meeting rasanya seringkali didengar di mana-mana dan seringkali dilakukan di luar kantor. Lunch meeting umumnya diadakan di restoran dengan rekan kantor atau bahkan dengan rekan bisnis atau calon rekan kerja. Seperti namanya, kegiatan ini adalah kegiatan rapat yang diadakan di waktu jam makan siang dan bisa dilakukan secara kasual maupun formal. Namun apapun jenisnya, kamu perlu memperhatikan etika-etika khusus saat mengundang atau menghadiri lunch meeting di luar kantor.

Tips mengadakan lunch meeting sukses di luar kantor

1. Gali informasi

Hal terpenting yang pertama kamu harus lakukan jika ingin mengadakan pertemuan diluar kantor adalah menggali informasi umum mengenai klien sebanyak mungkin dari sekretarisnya atau perusahaan tempat ia bekerja. Cari tahu hal-hal yang dapat membuat klien kamu merasa senang, seperti restoran favoritnya untuk menggelar perjamuan makan siang nanti ataupun topik yang ingin kamu bahas pada pertemuan tersebut. Dengan begitu, kamu dapat meminimalisir sikap remeh yang dapat membuat klien kamu kesal.

2. Hadir lebih awal

Datang telat dengan alasan macet? Ah, sudah basi! Usahakan untuk datang ke tempat jamuan makan siang yang telah disepakati 15-30 menit sebelum jadwal yang ditentukan. Dengan begitu, kamu dapat lebih relaks dan mempelajari kembali materi meeting yang ingin dijalankan. Karena jamuan ini dilaksanakan saat makan siang, kamu bisa mendahulukan dirimu sendiri dengan menyantap menu yang telah dipesan sebelum mulai bernegosiasi atau memastikan bahwa konsumsi yang akan dihidangkan akan siap sebelum rapat berlangsung. Dengan begitu, suasana pertemuan akan terasa lebih santai, pembahasan bisnis pun akan lebih fokus.

3. Sediakan kopi atau teh

Sudah menjadi rahasia umum bahwa waktu sebelum makan siang merupakan waktu yang rawan akan kantuk. Maka dari itu saat lunch meeting akan berlangsung, usahakan untuk menyediakan kopi atau teh untuk para peserta rapat agar memastikan mereka tetap terjaga selama rapat berlangsung.

4. Pilih makanan yang umum

Bila kamu hadir sebagai pengundang lunch meeting, maka sebaiknya untuk pilihan menu makan siang, usahakan untuk memilih hidangan yang umum dan mudah disantap. Cobalah untuk memilih menu makan siang yang disukai oleh kebanyakan orang, bebas alergi, dan juga mudah disantap dengan menggunakan sendok dan garpu. Sebaliknya, jika kamu yang diundang, maka tunggulah sampai pengundang yang menawarkan kamu makanan dan minuman. Berhentilah makan saat semua sudah selesai makan.

Baca juga: 8 Restoran di Noble House dan Oakwood Kuningan Yang Spesial

5. Pilih restoran yang tepat dan kondusif

Tempat perjamuan makan siang sebaiknya disesuaikan dengan kesukaan klien. Jika klien menyukai tempat yang tenang, pilihlah ruangan private. Namun jika klien menyukai suasana yang lebih meriah, restoran dengan alunan musik saat makan siang dapat menjadi pilihan. Setelah menentukan tempat makan yang tepat, ada baiknya kamu juga memperhatikan akses jalan ke tempat tersebut. Hindari bertemu di lokasi yang terkenal macet. Namun yang terpenting, konsultasikan semua opsi yang telah kamu siapkan dan berikan beberapa alternatif tempat kepada klien.

6. Buka dengan obrolan

Setelah bertemu dengan rekan kerja atau rekan bisnis di tempat yang telah disepakati, hindari langsung membicarakan bisnis sebelum memesan makanan. Lakukan percakapan ringan, seperti membicarakan berita yang sedang hangat pada hari itu, cuaca, atau topik ringan yang lainnya. Dari pembicaraan ini coba tangkap segala sesuatu yang tersirat. Ini bisa jadi waktu yang tepat untuk memuluskan tujuan kamu.

7. Tentukan batas waktu dan target

Lunch meeting berisiko tinggi mengacaukan fokus rapat, antara bekerja dan makan. Agar berjalan dengan baik, tentukan waktu dan target terlebih dahulu. Misalnya, jika rapat dilakukan pada pukul 10 atau 11, maka meeting perlu dilakukan lebih dulu, baru setelah itu makan siang. Namun apabila meeting dilakukan pada pukul 12, ajaklah klien untuk makan terlebih dahulu, baru setelah itu membahas topik utama.

8. Fokus pada klien dan target yang dicapai

Saat menjamu relasi, tentu ada misi yang ingin dicapai. Jangan sampai terbuai dalam suasana dan tujuan profesional pun menjadi buyar. Sangat penting untuk mengubah setelan ponsel menjadi silent. Selain itu, abaikan keadaan di sekeliling kamu. Pusatkan perhatian pada klien dan hal yang sedang dibicarakan. Jika ingin membicarakan hal lain lakukan setelah rapat mencapai targetnya. Datang tanpa target dan otak kosong bisa membuat rapat tak menghasilkan apa-apa, kecuali perut yang kenyang.

Baca juga: 10 Restoran Di Sekitar Menara BTPN Mega Kuningan dan Plaza Mutiara

9. Membawa alat kerja

Walau rapat berjalan lebih santai, penggunaan alat-alat kerja seperti laptop, alat tulis, dan kertas tetap menjadi barang-barang yang wajib dibawa untuk melihat outline yang telah dibuat dan mencatat hasil rapat. Jika browsing merupakan hal yang penting, maka fasilitas Wi-Fi perlu diperhatikan. Sebisa mungkin hindari situs jejaring sosial atau melakukan chatting yang tidak ada hubungannya dengan tema rapat. Ingat, walau dilakukan sambil makan siang, rapat tetap memerlukan konsentrasi penuh.

10. Akhiri dengan pesan khusus

Setelah lunch meeting berjalan lancar, jangan hentikan usaha kamu hanya sampai di situ. Akhiri rangkaian pertemuan tersebut dengan mengirimkan surat elektronik kepada klien. Berikan ucapan terima kasih dan ungkapan kebahagiaan kamu karena klien mau memenuhi undangan pertemuan tersebut. Jangan lupa sisipkan pula kesimpulan dari obrolan saat jamuan makan siang tadi untuk menegaskan kembali bahwa kamu berdua telah memiliki kesepakatan.