10 Hal Yang Harus Diperhatikan Saat Sewa Meeting Room di Jakarta

Setiap perusahaan idealnya mempunyai sebuah meeting room atau ruang rapat sendiri dengan fasilitas yang memadai. Namun pada kenyataannya saat ini masih banyak perusahaan yang terganjal dengan keterbatasan ruang sehingga harus melakukan meeting di luar lingkungan perusahaan. Beruntungnya, saat ini sudah banyak sekali penyedia layanan sewa meeting room di Jakarta yang tidak hanya bagus dalam segi fasilitas, namun juga mudah diakses dan memiliki harga yang terjangkau.

Uptown pun kiranya juga memiliki ruang rapat atau meeting room yang dapat kamu gunakan setiap saat untuk bertemu dengan klien, melakukan wawancara, memberikan presentasi, hingga yang sifatnya external seperti mengadakan seminar atau sharing knowledge. Meeting room kami pun tersedia dalam berbagai ukuran dan dilengkapi dengan modern teknologi dan broadband internet berkecepatan tinggi. Resepsionis terlatih kami juga akan memastikan bahwa tamu akan disambut secara profesional begitu mereka tiba.

Bagi kamu yang penasaran atau baru pertama kali ingin mencoba sewa meeting room di luar lingkup area kantormu, berikut ini akan kami bagikan tips dan trik seputar 10 hal yang harus diperhatikan saat sewa meeting room di Jakarta. Semoga membantu kamu menemukan ruang rapat kerja yang sesuai kebutuhan.

10 Hal yang harus diperhatikan saat sewa meeting room di Jakarta

1. Lokasi ruang meeting

Hal penting pertama yang perlu kamu pertimbangkan sebelum melakukan proses sewa meeting room adalah mencari lokasi meeting room yang tepat. Lokasi yang baik seharusnya memiliki lokasi yang strategis yaitu dekat dengan area perkantoran dan juga sarana hiburan atau perbelanjaan sehingga peserta yang ingin melepas penat tidak perlu membuang waktu terlalu banyak untuk mendapatkan hiburan. Selain itu, lokasi meeting room harus mudah diakses dengan berbagai sarana transportasi, termasuk sarana transportasi umum, serta mudah ditemukan terutama bila peserta rapat kebanyakan dari luar daerah.

2. Jumlah peserta

Faktor kedua yang perlu diperhatikan adalah jumlah peserta yang akan mengikuti acara. Hal ini akan berkaitan dengan kenyamanan, terutama di masa pandemi COVID-19, dimana dibutuhkan ruangan yang setidaknya bisa 25-50% lebih besar dari jumlah peserta agar menciptakan suasana yang nyaman karena peserta tidak harus berdesakan dan berebut tempat. Sebaliknya, meeting room yang terlalu luas pun dengan jumlah peserta yang sedikit akan menimbulkan pemborosan biaya. Jadi temukanlah ruang rapat yang benar-benar pas dengan kebutuhan.

3. Fasilitas yang ditawarkan

Ini juga menjadi hal penting yang tak boleh dilewatkan. Fasilitas menjadi hal yang paling umum ditanyakan oleh para pebisnis yang sedang mencari meeting room. Fasilitas yang memadai tentu akan memberikan banyak sekali keuntungan bagi perusahaan atau individual yang akan menyewa ruang rapat. Fasilitas yang perlu diperhatikan diantaranya, WiFi, whiteboard, sound system, memiliki ruang tunggu, ada kantin atau ruang terbuka jika ingin keluar saat sedang istirahat, toilet bersih, AC, dan masih banyak yang lainnya. Intinya, pastikan semua fasilitasnya masih baik dan memadai.

Baca juga: Ini Dia 10 Tips Cara Membuat Meeting Menjadi Menyenangkan

4. Perlengkapan listrik memadai

Hal mendasar lain yang perlu kamu pertimbangkan untuk menentukan tempat sewa meeting room di Jakarta adalah tentang perlengkapan listriknya. Sebaiknya kamu memilih ruang pertemuan dengan perlengkapan listrik yang memadai. Hal ini penting untuk menjamin kenyamanan dan kelancaran rapat yang kamu selenggarakan. Ruang rapat dengan perlengkapan listrik yang memadai akan menghindarkan kamu dari yang tidak diharapkan, seperti listrik yang tiba-tiba padam atau tidak ada koneksi internet.

5. Furnitur yang memadai dan nyaman digunakan

Apa yang harus kamu pilih saat memilih ruang pertemuan? Ruang pertemuan yang ideal adalah ruang yang memiliki kapasitas yang tepat, yang sesuai dengan kapasitas peserta dan memiliki furnitur yang memadai seperti meja dan kursi pertemuan yang nyaman, furnitur yang nyaman, dan memiliki peran yang cukup penting untuk meningkatkan kebutuhan pertemuan tetap kondusif. Bila pertemuan tengah ada kursi atau kursi yang tidak bisa dilipat, rapat akan berjalan kurang lancar dan tidak nyaman.

6. Memiliki koneksi internet yang cepat

Kebutuhan tentang koneksi internet kiranya sudah diperlukan oleh sebagian besar orang, termasuk saat menggelar pertemuan. Saat memutuskan untuk menggunakan layanan sewa ruang meeting di luar gedung kantor, tidak ada salahnya kamu mengecek terlebih dahulu koneksi internet yang tersedia. Apalagi sekarang di dunia serba digital, tentu saja penggunaan berbagai fasilitas berbasis internet sudah menjadi standard kerja. Jadi jangan sampai terlewat ya fase pengecekan yang satu ini.

7. Penataan ruangan yang fleksibel

Setelah menemukan meeting room yang sesuai dengan kriteria dan kebutuhan kamu, tugas selanjutnya adalah menentukan penataan ruangan agar sesuai dengan kebutuhan acara kamu. Berdiskusilah dengan pihak rental dan penyelenggara untuk mendapatkan desain penataan ruangan seperti yang kamu inginkan.

Baca juga: 7 Kekurangan Dari Meeting Online. Setuju Gak Kamu?

8. Value for Money

Cermati dengan seksama layanan-layanan yang ditawarkan oleh penyedia meeting room. Selain menyediakan ruangan meeting, paket meeting room biasanya juga sudah termasuk free flow mineral water hingga penggunaan alat-alat presentasi seperti monitor, proyektor, papan tulis, microphone dan speaker. Selain itu, kamu juga wajib mengetahui peraturan overtime meeting room yang kamu gunakan jika meeting kamu ada kemungkinan untuk melebihi jam sewa. Sebagian penyedia mungkin ada yang fleksibel mengenai overtime, tapi ada juga yang akan tetap memberikan biaya tambahan. Intinya berkomunikasilah dengan baik dan jangan lupa mencari value for money yang terbaik.

9. Menentukan waktu penggunaan

Penentuan waktu yang tepat merupakan faktor penting dalam mencari ruang rapat. Oleh karena itu, hal terakhir yang bisa kamu lakukan sebelum menyewa meeting room adalah menawarkan terlebih dahulu mengenai penentuan waktunya. Ketersediaan jadwal ruang rapat yang terdapat di Uptown dapat ditanyakan kepada Community Team atau tim Sales kami melalui alamat email welcome@uptown.id atau nomor telepon (021) 50823400. Jika ruang yang diinginkan tersedia, maka akan dilakukan pendataan oleh Community Team bahwa pada hari, tanggal, dan jam tersebut ruang rapat tersebut telah dipesan oleh klien.

10. Keamanan

Disamping semua fasilitas yang ditawarkan pemilik tempat atau gedung, jangan lupa untuk memilih yang menyediakan fasilitas keamanan terbaik. Keamanan ganda untuk akses keluar masuk ruangan dapat ditemui pada kantor berkonsep Serviced Office seperti Uptown. Untuk sekarang sudah diterapkan sistem sidik jari atau menggunakan kartu akses.