Ini Dia 10 Tips Cara Membuat Meeting Menjadi Menyenangkan

Sudah berapa kali kamu menghadiri meeting dan segera mengetahui bahwa meeting yang akan kamu hadapi ini membosankan dan tidak berarti? Buat yang merasa seperti ini, meeting yang tidak efektif dapat diatasi hanya dengan membenahi 5 menit pertama dan terakhir kok. Gimana caranya? Dengan mengikuti filosofi para standup comedy: buka dengan kuat, tutup dengan kuat, kamu akan mendapatkan interaksi dan keterlibatan yang lebih baik dengan karyawanmu loh. Penarasan ingin mempraktekannya secara langsung di kegiatan meeting kamu berikutnya? Ok deh, coba langsung 10 tips cara membuat meeting menjadi menyenangkan berikut ini. Semoga pertemuan meeting kamu di kegiatan mendatang bisa sesuai harapanmu ya!

10 Tips cara membuat meeting menjadi menyenangkan

1. Tentukan Durasi

Hal pertama yang sangat mempengaruhi beberapa orang bosan mengikuti suatu meeting adalah durasi rapat yang terlalu panjang dan tidak teratur. Durasi yang umumnya paling cepat dan cocok untuk sebuah meeting adalah 30 menit hingga yang paling lama bisa sekitar 2 jam saja. Lebih dari waktu tersebut, bisa dikatakan meetingmu kurang terkonsep secara matang. Oleh karena itu, untuk mengadakan suatu meeting, kamu harus menentukan durasi yang sesuai dengan informasi yang ingin disampaikan. Jika durasi sudah ditetapkan, sebisa mungkin jangan telat memulainya atau telat menyelesaikan suatu meeting.

2. Membuat contoh enerjik dari awal

Jika kamu menginginkan keterlibatan yang lebih baik dari tim, kamu perlu menunjukkan sikap yang bersemangat dimulai sejak anggota tim mengikuti meeting. Sebagai makhluk yang penuh empati, anggota timmu akan merefleksikan tingkat energi dan mood yang kamu tunjukkan dalam waktu sepersekian detik. Jika kamu terlihat murung atau tidak bertenaga, otomatis meeting akan berjalan dengan suasana yang murung pula. Jadi kamu perlu menunjukkan sikap positif dan bersemangat, agar meeting yang kamu inginkan berjalan lebih baik dan produktif. Oleh karena itu, jangan biarkan energi negatif negatif dan emosi yang buruk mempengaruhi sikap positifmu. Tetap fokus untuk memberi contoh yang baik kepada tim.

3. Gunakan bahasa sederhana dan visual menarik

Agar suasana meeting menyenangkan dan tidak membosankan, kamu dapat melakukan dengan cara menggunakan bahasa yang sederhana dalam menyampaikan suatu informasi, karena terkadang ada beberapa kata yang mungkin hanya diketahui oleh kamu saja dan orang lain tidak mengerti kata yang digunakan oleh kamu. Lalu juga coba gunakan video, foto, atau infografis menarik dalam pemaparan materi. Hal itu membuat peserta meeting tertarik untuk melihat materi yang disampaikan. Selain itu, berdasarkan riset seseorang lebih mudah mencerna dan mengingat informasi yang disampaikan lewat visual.

Baca juga: 10 Fasilitas Meeting Room Yang Diperlukan Setiap Penyelenggara

4. Berinteraksi dengan seluruh hadirin di ruangan

Beberapa orang terbiasa memulai meeting dengan membacakan agenda, dan lainnya menunduk membaca agenda, tidak membuat kontak mata sehingga tidak berinteraksi. Padahal, tujuan dari meeting adalah bertemu dengan semua orang dan memaksimalkan semua pikiran orang yang ada pada kegiatan tersebut. Oleh karena itu, usahakan untuk membangun dan memelihara interaksi dimulai sejak awal sehingga tercipta lingkungan rapat yang kolaboratif. Jangan jadikan pembacaan agenda sebagai pembuka meeting. Lebih baik sampaikan beberapa kalimat tentang mengapa kalian berkumpul dan apa yang ingin kamu capai.

5. Ingatkan setiap orang tentang misi yang lebih besar

Jangan terpaku menghitung pada setiap menit yang telah lewat sehingga kamu melupakan tujuan utama meeting. Ingatkan setiap orang bahwa mereka bekerja untuk menuju tujuan yang lebih tinggi. Bagaimana agar meeting ini sesuai dengan visi keseluruhan, membantu perusahaan, atau memberi keuntungan pada tim? Kamu akan mendapatkan keterlibatan yang lebih baik jika setiap orang dapat memahami tujuan meeting.

6. Memberi langkah-langkah tindakan

Sebelum menuju pertemuan selanjutnya, pastikan setiap orang mengetahui apa saja langkah yang harus mereka lakukan. Daripada mendelegasikan tugas dengan membacakan tugas apa akan dikerjakan siapa, coba tanyakan pada setiap orang di dalam ruangan tanggung jawab apa yang mereka emban berdasarkan hasil meeting. Perhatikan apa yang mereka sampaikan dan bagaimana mereka mengatakannya, apakah bahasa tubuh mereka kongruen dengan apa yang mereka katakan? Ini kesempatanmu untuk menemukan ketidaksesuaian lebih awal.

7. Beri humor

Selanjutnya, trik yang dapat dilakukan adalah dengan memberikan sedikit humor dalam mengikuti atau mengadakan suatu meeting. Maksud dari memberikan sedikit humor yaitu memberikan sedikit perkataan atau perbuatan yang dapat membuat orang-orang yang mengikuti rapat menjadi tertawa. Tidak bisa dipungkiri, ternyata dalam suatu meeting hal yang membuat beberapa orang bosan adalah suasana yang tegang dan terlalu serius. Serius dalam mengikuti atau mengadakan meeting memang perlu, tetapi berilah sedikit sentuhan humor atau hal yang dapat membuat orang tertawa agar suasana meeting menjadi lebih menyegarkan dan tidak terlupakan.

Baca juga: 10 Langkah dan Cara Membuat Minutes of Meeting

8. Sediakan cemilan

Mengikuti atau mengadakan suatu meeting yang cenderung lama serta membutuhkan pikiran untuk berpikir akan membuat perut seseorang merasakan lapar. Karena hal inilah beberapa orang bisa merasakan bosan dan tidak bisa fokus mendengarkan informasi yang sedang disampaikan. Untuk itu, sediakanlah cemilan serta minuman ringan yang dapat dikonsumsi saat meeting sedang berlangsung. Tidak bisa dipungkiri, beberapa orang lebih bisa fokus terhadap sesuatu saat mereka merakan perut yang kenyang atau sambil mengkonsumsi sesuatu.

9. Akui keberhasilan

Pengakuan dan penghargaan merupakan bagian penting dari membangun budaya positif. Sangat mudah bagi kita untuk terjebak deadline, namun kita jarang mengapresiasi keberhasilan melewati tantangan tersebut bahkan hanya dengan ucapan selamat. Pengakuan dan pujian kepada tim harus menjadi bagian dari agenda pada setiap meeting. Kamu dapat selalu menemukan seseorang melakukan sesuatu yang baik. Ucapan, “Ide yang bagus, Bambang!” atau “Terima kasih atas kerja kerasmu Holil!” terlihat sederhana namun dapat berdampak positif pada jalannya meeting maupun performa tim itu sendiri.

10. Akhiri meeting dengan mantap

Sama seperti saat kamu mengawali meeting dengan membuat koneksi dengan tim, kamu harus mengakhiri dengan cara yang sama. Pikirkan apa yang akan kamu katakan di akhir pertemuan. Idealnya, kata penutup kamu akan mencerminkan sambutan di awal pertemuan. Jadikan kata penutup untuk memperkuat tujuan dan kesimpulan pertemuan yang telah dilakukan. Melakukan meeting tidak lagi bisa dianggap hal yang remeh. Justru pada kesempatan ini sebuah tim dapat berkoordinasi dan mengkomunikasikan semua tujuan dengan baik.