10 Kesalahan Yang Sering Dilakukan saat Menyusun Anggaran

Terlepas dari kemauan kuat agar bisnis berkembang lebih cepat, sejarah menunjukkan kalau pemilik usaha justru lebih sering mendapati jalan terjal pada prosesnya. Satu gangguan yang paling sering muncul dan tak bisa terelakkan adalah terkait keuangan, terutama di aspek manajemen keuangan. Kesalahan biasanya diawali dengan membuat estimasi pengeluaran yang tak sesuai, terlebih pada saat proses eksekusinya. Padahal kalau bisnis dianalogikan organisme hidup, alur keuangan menjadi semacam suplai oksigen dan menyusun estimasi keuangan berperan sebagai alat monitor oksigen. Nah buat kamu yang sedang mempersiapkan anggaran bisnis yang baru, ada baiknya kamu belajar dari kesalahan para pendahulu dan mulai melihat 10 kesalahan yang sering dilakukan saat menyusun anggaran. Selamat bekerja!

10 Kesalahan yang sering dilakukan saat menyusun anggaran

1. Gagal membuat rencana

Satu ungkapan tepat guna menggambarkan betapa pentingnya membuat rencana yaitu “gagal membuat rencana berarti merencanakan kegagalan”. Dengan begitu, sebesar dan sekecil apapun skala bisnis yang dipunyai, rencana tetap merupakan aspek penting yang wajib ada. Tapi satu kesalahan besar yang terkait penyusunan estimasi, terutama di bisnis kecil, yaitu gagal menjaga konsistensi untuk tetap berpegang pada anggaran seperti yang sudah ditetapkan. Alasannya, pada proses eksekusi, yang mana pebisnis kerap merubah susunan anggaran hanya berdasarkan prediksi tanpa ada bukti kuantitatif yang menunjukkan apakah performa bisnis lebih baik atau buruk. Itu sebabnya, menyusun estimasi anggaran pemasukan dan pengeluan sebaiknya dilakukan di tiap bulan guna menyesuaikan kondisi yang ada.

2. Tak ada tujuan bisnis yang jelas

Kebanyakan pebisnis hanya melakukan penilaian performa bisnis secara keseluruhan, dan tidak secara akurat menghitung performa di level mikro. Sebenarnya dengan memakai prinsip SMART, pebisnis dengan mudah bisa mengevaluasi tingkat kesuksesan secara finansial apakah sudah sesuai target yang disusun. Target yang dimaksud nantinya bisa menuntun pada tujuan yang ingin dicapai. Untuk yang satu ini, pemilik bisnis harus mau berbagai ide dengan para pekerjanya guna mencapai kesepahaman dalam tujuan, sekaligus mengenalkan budaya perusahaan. Dengan begitu, siapapun yang terlibat dalam bisnis bisa bergerak ke arah sama. Buat target senyata mungkin dan evaluasi secara berkala. Menyusun anggaran berbasis bulanan lebih memudahkan dalam hal apapun, dibanding harus melakukan penyesuaian besar-besaran jika membuat rencana berbasis tahunan.

3. Proyeksi yang berlebihan

Banyak kasus yang menunjukkan praktik perusahaan besar melakukan proyeksi berlebihan terhadap potensi keuntungan di masa mendatang, salah satunya adalah Enron (perusahaan energi dan komoditas asal Amerika Serikat). Sayangnya, proyeksi tersebut memang tak selalu berjalan mulus sesuai perkiraan. Para investor sering kali tergiur dengan angka-angka yang diproyeksikan dalam jangka pendek, hingga pada akhirnya perusahaan yang didanai malah menunjukkan sejumlah kemunduran. Kamu harus menetapkan proyeksi yang realistis demi mempertahankan pencarian dana dalam jangka panjang. Dana yang sudah dialirkan ke perusahaan harus dimanfaatkan untuk mewujudkan rencana-rencana menguntungkan dalam beberapa tahun mendatang.

Baca juga: 10 Tips Agar Bisnis Bisa Cepat Naik Level, Profitable, dan Auto-Pilot

4. Estimasi terlalu tinggi

Tak masalah jika mengharapkan hal yang sama tetap berlanjut seperti yang sudah-sudah, tapi jebakan paling umum saat menyusun anggaran yaitu membuat estimasi terlalu tinggi murni berdasarkan insting. Bahkan hanya dengan prediksi proyeksi pertumbuhan 1%-2% bisa memberi pengaruh besar ke pengeluaran berlebihan. Divisi keuangan perusahaan multinasional umumnya melibatkan banyak indikator saat menyusun estimasi anggaran, seperti harga, volume, produk, juga demografi. Ini yang sebaiknya dilakukan semua pebisnis, yaitu dengan memanfaatkan semua sumber yang ada guna menghasilkan estimasi yang lebih masuk akal.

5. Bergantung pada data historis

Selain membuat estimasi terlalu tinggi, kesalahan lain yaitu terlalu bergantung pada data historis dalam membuat rencana keuangan karena dianggap punya target yang sama. Meski data historis penting, tapi indikator paling penting yaitu tren market yang berlangsung. Terlalu bergantung pada data historis bisa menyebabkan kegagalan dalam beradaptasi dengan situasi terbaru, yang kemudian memicu salah estimasi. Akurasi dalam membuat estimasi anggaran merupakan kunci utama perkembangan bisnis, tapi bukan berarti harus bergantung sepenuhnya pada realisasi anggaran masa lalu untuk merencanakan estimasi anggaran berikutnya.

6. Human error

Barangkali satu kesalahan besar saat membuat estimasi anggaran yaitu karena human error. Tak peduli bagaimana lengkapnya data yang dianalisa, human error bisa muncul kapan saja lalu merusak proses perencanaan. Beberapa aplikasi atau software memang membantu, meski tetap dioperasikan manusia. Sebenarnya sangat wajar melakukan kesalahan, tapi masalah ini semakin sering ditemui dari bisnis skala kecil hingga menengah. Tapi teknologi cloud setidaknya mampu mengurangi isu ini karena individu yang terlibat dalam satu tim bisa saling memeriksa. Di platform tersebut, tiap anggota tim bisa saling memperbaiki kesahalan yang bisa muncul di susunan anggaran yang dibuat.

7. Pemotongan anggaran

Strategi paling mudah untuk mengatur alur pendanaan yaitu dengan mengurangi anggaran pengeluaran. Meski di banyak kasus situasi ini menjadi solusi praktis dan mengurangi masalah keuangan, tapi banyak pebisnis yang tak mengambil pertimbangan serius tentang area mana yang harus dikurangi. Memotong anggaran pemasaran misalnya, mungkin ini bisa memangkas pengeluaran di jangka pendek, tapi bisa mengancam kelangsungan potensi penjualan produk dalam jangka panjang. Padahal ada opsi menarik lain yang bisa diambil pebisnis agar tetap eksis. Misalnya, alih-alih memotong anggaran, jauh lebih baik merubah strategi yang fokusnya mendatangkan pemasukan. Dengan memahami peluang yang bisa meningkatkan pemasukan, pemotongan anggaran bisa dihindari, yang sebenarnya diperlukan divisi bersangkutan. Tapi ini harus di bawah asumsi bahwa rencana disusun berdasarkan parameter yang sudah disebut tadi.

Baca juga: 10 Kesalahan Keuangan Bisnis UKM yang Sering Dilakukan

8. Mengasumsikan pendapatan memiliki aliran kas positif

Dalam hampir setiap transaksi, ada jeda waktu antara penyelesaian transaksi dan pengumpulan uang tunai. Hal ini merupakan fakta bisnis yang mesti kamu jalankan. Sayangnya, banyak bisnis mengalami masalah aliran kas yang serius karena menghabiskan uang yang sesungguhnya belum dimiliki. Hal yang paling sering terjadi adalah penundaan pembayaran selama 30 hari sampai akhirnya uang tersebut bisa dicairkan di bank. Butuh kebijaksanaan dan pandangan visioner untuk melindungi kelangsungan perusahaan, terutama dalam hal penyusunan anggaran. Tak sedikit perusahaan mengalami kehancuran akibat proses pengelolaan anggaran yang keliru. Perusahaan yang mampu bertahan pasti cermat mengelola anggaran sebagai salah satu komponen penting dalam bisnis.

9. Perbarui estimasi recara reguler

Bahkan pebisnis dengan dedikasi tinggi bisa saja bingung saat menghadapi situasi di luar rencana anggaran. Sangat mungkin untuk mengacuhkan estimasi yang sudah dibuat di beberapa kesempatan. Alasannya bahwa kondisi sudah berubah. Yang sebenarnya terjadi, bahwa bidang bisnis apapun pasti akan bergerak dinamis sesuai arus permintaan dan penawaran. Dan jika tak ingin bisnis gulung tikar, sebaiknya pebisnis harus mulai melihat kondisi sekitar sehingga bisa membuat estimasi yang tepat sesuai keadaan. Dengan merevisi dan memperbarui estimasi anggaran secara reguler, pebisnis bisa menjaga denyut nadi usaha dan mendapat indikasi jelas tentang kesehatan finansial usaha.

10. Kurang menghargai waktu

Di era yang serba instan, banyak pemilik bisnis skala kecil sangat tidak sabar untuk melihat hasilnya guna mereplikasi cerita sukses pebisnis lain yang digunakan sebagai referensi. Mereka terlalu yakin untuk mengambil risiko tinggi guna mendapat kekayaan instan. Kenyataannya adalah, sangat sulit menghasilkan uang dalam jumlah besar secara instan. Stabilitas dan rencana jangka panjang dengan tingkat kehati-hatian tinggi lebih bisa diandalkan untuk menghadirkan keuntungan bersifat konsisten. Dengan tidak terburu-buru dan mau memakai studi pemodelan peluang, pebisnis bisa mendapat ‘hadiah’ paling tinggi tanpa perlu mengambil risiko lebih dan lupa tidur malam. Pada dasarnya, sangat penting untuk menemukan kesimbangan antara mengelola alur keuangan dan menjaga aspek bisnis yang lain sesuai urutan kepentingannya. Tapi untuk bisnis skala kecil, kemampuan menyusun estimasi anggaran harus menjadi pertimbangan utama guna mendukung eksistensi usaha.