8 Cara Mendelegasikan Sebuah Tugas dengan Lebih Efisien

Mendelegasikan pekerjaan tidak sesederhana kelihatannya, terutama bagi kamu yang seorang perfeksionis. Kamu mungkin akan lebih memilih untuk melakukan semuanya sendiri agar segalanya tetap sesuai dengan standar yang telah kamu tetapkan. Tapi sebenarnya, hal itu hanya akan membuat kamu merasa kelelahan dan kehabisan waktu. Delegasi adalah salah satu kunci utama untuk memaksimalkan produktivitas, sehingga hasil yang didapat akan lebih maksimal. Delegasi tentunya tidak dilakukan dengan sembarangan, karena delegasi kepada orang yang salah akan berakibat fatal. Lalu bagaimana cara mendelegasikan pekerjaan dengan efisien dan tetap sesuai dengan standar yang ada? Berikut ini adalah 8 cara mendelegasikan sebuah tugas dengan lebih efisien. Semoga artikel ini bisa membantu kamu.

8 Cara mendelegasikan sebuah tugas dengan lebih efisien

1. Berikan tugas dan kepercayaan sepenuhnya

Delegasi merupakan sebuah keputusan yang cukup berisiko. Namun, tanpa mengambil risiko, kamu tidak akan bisa memajukan perusahaan. Oleh karena itu, semua lini yang bekerja di sebuah perusahaan harus berkembang. Melakukan delegasi merupakan salah satu caranya. Dengan mendelegasikan tugas, kamu akan memberikan karyawan tersebut rasa memiliki atas tempatnya bekerja. Oleh karena itu, berikanlah karyawan kepercayaan dan tugas secara sepenuhnya. Hal ini akan memberikan karyawan kesempatan untuk berpikir kritis. Sehingga, nantinya mereka akan menghasilkan ide-ide cemerlang. Mulai lah pendelegasian tugas-tugas kecil ke besar untuk meningkatkan kompetensi karyawan secara bertahap.

2. Pilih orang yang sesuai

Seperti yang sudah dibahas sebelumnya, delegasi adalah sebuah keputusan yang cukup riskan. Oleh karena itu, kamu harus benar-benar tepat dalam menunjuk siapa delegasi yang cocok akan tugas tertentu. Pertimbangkan matang-matang, kepada siapa tugas tersebut akan didelegasikan. Caranya, kamu cukup mengamati kekuatan, kelemahan, dan keterampilan calon yang hendak dijadikan delegasi. Dari pengamatan tersebut, barulah kamu menentukan siapa yang cocok untuk didelegasikan. Jangan lupa untuk berpikir beberapa kali sebelum memutuskan.

3. Sesuai dengan minat dan bakat

Salah satu hal yang juga bisa menjadi perhitungan dalam mendelegasikan sebuah tugas adalah dengan mempertimbangkan minat dan bakat semua karyawan. Hal ini, tentunya akan memberikan keuntungan kepada perusahaan di kemudian hari. Sebab, karyawan tersebut semakin tahu, bagaimana mereka bisa mengimplementasikan minat dan bakatnya di dalam lingkungan kerja.

4. Berikan instruksi dengan jelas

Ini juga menjadi poin penting yang benar-benar harus diperhatikan. Memberikan instruksi yang jelas, merupakan kunci utama dalam mendelegasikan sesuatu. Salah-salah, kamu hanya akan menuai kegagalan dalam proses delegasi ini. Jangan buat anggota tim kamu menebak-nebak. Sampaikan apa yang harus mereka lakukan dengan penjelasan yang dapat dimengerti karena semua ini bersangkutan dengan masa depan perusahaan. Jangan sungkan untuk mengulang instruksi dan bertanya ke karyawan, apa mereka sudah mengerti penjelasan yang diberikan? Ini semua tentunya juga harus dilakukan tanpa adanya tekanan dari atasan kepada bawahan.

5. Berikan wewenang yang diperlukan untuk tugas itu

Jika kamu ingin supaya tugas dapat diselesaikan dengan memuaskan, maka penting bagi kamu untuk memastikan bahwa kamu telah mendelegasikan wewenang yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan itu. Otoritas dalam banyak kesempatan akan memberi kepercayaan kepada karyawan yang mereka butuhkan saat menangani tugas tertentu sehingga memberi kamu jaminan untuk memberikan hasil yang lebih baik, yang sesuai dengan harapan kamu tanpa mengorbankan situasi apapun.

Baca juga: Tingkatkan Engagement di Hari Raya dengan 10 Ide Konten Marketing Ini!

6. Ajarkan keterampilan baru

Hanya karena tim kamu tidak memiliki kemampuan untuk melakukan tugas tertentu, bukan berarti tugas tersebut tidak dapat didelegasikan. Sebagian besar keterampilan bisa dipelajari dan diperbaiki seiring berjalannya waktu. Meluangkan waktu untuk mengajar mereka akan membayar dividen jangka panjang. Beberapa kali pertama kamu menetapkan tugas ini mungkin akan memakan waktu lebih lama karena staf kamu mencoba untuk mengatasinya, namun pada akhirnya, mereka akan dapat melakukan tugas yang sama dengan mereka sendiri.

7. Tetapkan tenggat waktu dan evaluasi

Untuk memberikan urgensi kepada karyawan, kamu juga harus memberikan tenggat waktu. Jika tidak, karyawan akan menganggap enteng tugas yang diberikan. Utarakan kapan tenggat waktu tersebut di awal ketika kamu memberikan instruksi kepada delegasi yang dipilih. Pastikan tenggat waktu yang diberikan juga masuk akal. Sehingga delegasi bisa benar-benar memaksimalkan tugasnya. Pada akhir pengembanan tugas, kamu juga perlu melakukan evaluasi agari karyawan tahu apa saja kesalahan yang perlu diperbaiki dan kelebihan yang harus dipertahankan.

8. Berikan kredit umum dan tertulis

Bila karyawan kamu telah melakukan pekerjaan yang didelegasikan kepada mereka, dan dilakukan dengan sangat baik maka jangan lupa untuk memberi tahu mereka bahwa usahanya diakui dan dihargai. Berikan pujian dan buat mereka merasa bangga akan hasil pekerjaannya. Jika memungkinkan, jangan hanya mengucapkan terima kasih, beri mereka sesuatu yang tertulis dan layak. Melakukan hal ini akan menciptakan loyalitas, dan juga bisa menjadi dasar untuk mentoring dan review kinerja.

Semakin cepat kamu mulai mendelegasikan tugas, semakin cepat kamu mengembangkan keahlian untuk melakukannya secara efektif. Ingat bahwa prosesnya tidak akan pernah sempurna, tapi kamu selalu bisa belajar dari pengalaman kamu dan melakukan penyesuaian untuk perbaikan. Disaat kamu telah berhasil mendelegasikan pekerjaan kamu kepada orang yang dipercaya, maka sekarang adalah saat yang tepat bagi kamu mengembangkan bisnis lebih lagi.