10 Fasilitas Meeting Room Yang Diperlukan Setiap Penyelenggara

Sebagai penyedia meeting room di Jakarta, Uptown Serviced Office selalu berusaha melengkapi kebutuhan klien atau calon penyewa ruangan. Selain keberadaan ruang meeting yang telah menjadi bagian yang sangat penting dari sebuah kantor, ruangan ini tentunya haruslah menarik, bersih, serta memiliki beberapa fasilitas modern yang nanti bakal menarik perhatian calon penyewa meeting room. Nah belajar dari pengalaman kami, setidaknya ada 10 fasilitas meeting room yang sebaiknya tersedia bagi setiap calon penyelenggara. Berikut artikel selengkapnya.

Fasilitas meeting room yang diperlukan

1. Koneksi Wi-Fi yang memadai

Sebagai masyarakat modern, koneksi Wi-Fi merupakan salah satu kebutuhan utama dan penting dalam dunia bisnis dan pekerjaan, terutama saat sedang meeting. Memang, biasanya, materi meeting atau presentasi sudah disiapkan secara offline lewat hard disk atau flash disk. Namun, dalam beberapa kasus, dalam meeting atau presentasi tersebut, pengguna ruangan meeting seringkali membutuhkan koneksi internet untuk mengakses data yang lainnya, mulai dari sekedar mengecek e-mail untuk follow up, video call mendadak untuk membahas dengan pihak lain yang tidak ada di tempat, atau bahkan melihat referensi di internet untuk bahan brainstorming.

2. Akses listrik harus memadai

Selama meeting dilakukan, penggunaan barang-barang elektronik juga tidak dapat dihindari. Laptop, proyektor, sound system hingga charger gadget adalah barang-barang yang hanya dapat bekerja dengan adanya akses listrik yang baik. Bayangkan jika meeting room kantor kamu tidak memiliki akses listrik yang memadai saat pertemuan dilakukan? Pertemuan bisa jadi berantakan saat tiba-tiba listrik padam karena tidak mampu memenuhi kebutuhan pemakaian. Untuk itu jangan sembarangan menentukan tempat meeting saat harus berhadapan dengan klien. Penting memilih tempat meeting yang memiliki akses listrik memadai untuk menyukseskan kegiatan pertemuan kamu.

3. Tersedia papan tulis dan spidol

Saat meeting dan brainstorming, biasanya, media untuk mencatat tidak hanya kertas dan pulpen saja, melainkan papan tulis dan spidol untuk menggambarkan konsep yang sedang dibahas untuk bisa disimak dan ditinjau bersama. Jika tidak ada papan tulis dan spidol, rasanya agak sulit untuk peserta meeting membuat peta konsep bersama. Selain itu, biasakan juga untuk menyetok beberapa spidol karena seringkali tinta yang digunakan habis atau terbawa oleh pengguna ruang meeting sebelumnya.

4. Mesin fotocopy

Barang yang satu ini memang tidak terlalu signifikan, namun tidak ada salahnya jika kamu menyediakan mesin fotocopy di kantor kamu yang bisa digunakan bersama oleh para penyewa ruang meeting lainnya. Biasanya, mesin fotocopy ini dibutuhkan untuk memperbanyak materi atau menyebarkan materi yang akan dibahas dalam pertemuan tersebut.

Baca juga: Sewa Ruang Kerja dan Meeting Room Dengan Mudah di Uptown

5. Terdapat proyektor

Bagaimana cara menyampaikan atau mempresentasikan sebuah materi jika tidak ada proyektor? Ya, proyektor juga merupakan salah satu fasilitas penting dalam sebuah meeting dan presentasi. Ada banyak jenis proyektor yang ada, namun alangkah baiknya jika kamu memilih jenis proyektor yang umum dan modern, yang bisa digunakan oleh segala jenis merk laptop, dan juga lengkap dengan kabelnya.

6. Memiliki gorden atau penutup jendela

Jenis ruangan dengan konsep open space/ ruang kerja terbuka memang menjadi desain yang sedang tren sekarang ini. Namun, untuk beberapa kasus, ruang kerja terbuka dan terlihat dari ruangan luar membuat penyewa ruangan tersebut tidak nyaman, terlebih lagi untuk beberapa kasus meeting yang penting dan rahasia. Tidak ada salahnya untuk membuat ruang meeting terbuka, namun akan lebih baik jika juga menyediakan gorden atau penutup jendela yang bisa digunakan saat dibutuhkan.

7. Meja kursi yang nyaman

Kondisi ruang meeting sangat berpengaruh pada tingkat penerimaan peserta pada presentasi yang kamu sampaikan. Dengan segala keterbatasan yang ada, ruang meeting dapat menjadi sangat tidak nyaman dan membuat peserta atau klien terganggu karenanya. Saat peserta meeting mulai terganggu, maka penerimaan terhadap presentasi menjadi berkurang. Untuk itu penting memilih tempat meeting yang dilengkapi perabot seperti meja kursi yang nyaman.

8. Keamanan yang terjamin

Fasilitas lainnya yang menjadi keprihatian masyarakat banyak adalah kenyaman yang terjamin. Umumnya, hal ini diperlukan jika kamu sering menyewakan meeting room untuk khalayak umum. Beberapa jenis penjagaan yang bisa diaplikasikan adalah pemasangan CCTV pada setiap sudut, pos penjagaan (Security Guide) pada pintu masuk, hingga petugas keamanan yang fungsinya memeriksa barang bawaan setiap pengunjung untuk memastikan bahwa siapa saja yang memasuki area kantor kamu terbebas dari segala pelanggaran hukum dan etika.

Baca juga: 8 Jenis Meeting Room Di Jakarta Yang Kamu Butuhkan

9. Makanan yang beragam

Salah satu keunikan dan keunggulan yang bisa diberikan oleh seorang pemilik meeting room adalah pilihan makanan yang diberikan pada saat coffee break. Tidak hanya menyediakan makanan ringan mulai dari yang manis, asin, dan gurih, kamu juga harus bisa menyediakan pilihan makanan berat, seperti bakso, siomay, aneka pasta, dan pilihan jenis kopi pada saat coffee break nya. Hal ini diperlukan agar pihak-pihak yang mengikuti kegiatan meeting tidak perlu pergi jauh-jauh mencari makanan.

10. Lokasi yang strategis

Fasilitas meeting room terakhir yang perlu kamu siapkan selanjutnya adalah lokasinya yang strategis. Tempat umumnya adalah poin utama yang menjadi pertimbangan calon penyewa ruangan. Jika ruang meeting kamu berlokasi di jalan yang bebas aturan Ganjil Genap dan dekat dengan mall, maka tempat kamu akan menjadi pilihan utama bagi calon penyewa ruangan. Hal ini dikarenakan menggunakan ruang rapat di lokasi yang baik akan membuat calon penyewa terlihat sangat bergengsi di hadapan klien atau calon investor untuk proyek yang dijalankan. Selain lokasi strategis yang berada di kawasan bergengsi, akses menuju lokasi ruang rapat juga sangat mudah.