Apa Itu Point of Sale? POS System dan 10 Manfaat Bagi Pengusaha

Point of Sale atau POS System kini sudah menjadi bagian yang penting dari operasional berbagai usaha, dan fungsinya pun kini sudah lebih dari sekedar untuk memproses transaksi penjualan. Jika melakukan transaksi pembelian di restoran atau toko kamu pasti pernah melihat semacam alat kasir yang digunakan untuk melakukan pemesanan dimana pegawai toko atau kasir akan mencatat pesanan kamu lalu mencetak struk, alat inilah yang disebut dengan Point of Sale.

Lantas apa itu Point of sale atau POS system?

Point of Sale (POS) merupakan tempat di mana pelanggan melakukan pembayaran untuk barang atau jasa, dan di mana pajak penjualan dapat dibayarkan. Hal itu bisa dilakukan di tempat toko fisik, di mana terminal POS dan sistem digunakan untuk memproses pembayaran kartu, atau titik penjualan virtual, seperti komputer atau perangkat elektronik seluler.

Sejatinya, POS sering digunakan guna membantu pengelola bisnis atau pemilik usaha dalam hal mempermudah transaksi dengan pelanggannya. Melansir dari Investopedia.com, POS berfungsi mencakup segi keamanan dalam bertransaksi maupun mendata stock barang.

Baca juga: 10 Ide Bisnis Digital Yang Paling Menjanjikan Untuk Generasi Milenial

Mulanya, POS adalah sebuah mesin kasir atau biasa disebut Cash Register, mesin semacam kalkulator yang dilengkapi uang dan pencetak bukti pembelian (struk), atau invoice. Namun, karena perkembangan teknologi semakin canggih, fungsi cash register tak lagi memenuhi kebutuhan untuk usaha yang memerlukan detail laporan laba rugi, stok barang dan kebutuhan custom lainnya. Dari sanalah, POS datang untuk melengkapi kekurangan.

Adapun kini dengan inovasi teknologi yang ada saat ini, POS System kini sudah tidak hanya digunakan untuk memproses transaksi jual beli saja. Berikut beberapa manfaat POS System untuk berbagai macam jenis usaha:

10 Manfaat Point of Sale untuk Pengusaha

1. Mendata setiap transaksi secara lengkap dan detail sehingga dapat menjumlahkan hasil penjualan pada saat itu ataupun dapat dipilih dalam periode tertentu. Hasil dari hasil penjualan pun nantinya dapat dijadikan patokan atau analisa bisnis.

2. Jika sudah terintegrasi dengan sistem stok barang (inventory), pengusaha pun dapat menggunakan fitur pengecekan ketersediaan barang dimanapun ia berada. Sehingga nantinya bisa mengantisipasi kekurangan bahan baku, ketersediaan produk, atau mengurangi kecurangan atau kelalaian para karyawan.

3. Memberikan laporan penjualan usaha kamu secara langsung atau online.

4. Kamu dapat melakukan perubahan terhadap data menu secara cepat dan mudah. Misalkan apabila barang yang kamu jual memang biasa naik dan turun mengikuti nilai tukar mata uang asing, kamu tidak perlu mengganti satu per satu dan memakan banyak waktu, namun dapat kamu ganti berdasarkan kategori barang.

5. Dapat mengetahui persediaan barang apa saja yang masih memiliki banyak stok ataupun yang mendekati habis sehingga Anda bisa dengan cekatan menyetok ulang barang tersebut.

Baca juga: 10 Langkah Membangun Komunikasi Efektif Selama Pandemi Corona

6. Mempersingkat proses transaksi dan menjaga kenyamanan dan keamanan setiap transaksi yang berlangsung.

7. Mencetak struk pembelian bagi pelanggan, sehingga kamu tidak perlu lagi menggunakan kertas nota/kwitansi secara manual.

8. Dengan kalkulasi otomatis, kasir tidak perlu repot menghitung kembalian dan mempercepat proses transaksi, sehingga dapat mengurangi antrian.

9. Menerima berbagai metode pembayaran baik itu tunai, non tunai, kartu debit dan kartu kredit, dan lain sebagainya.

10. Mengoptimalkan keamanan data pelanggan. Jika biasanya seluruh data pelanggan di sistem komputer, kini kamu bisa menyimpan data pelanggan di dalam Cloud. Dengan begitu, kamu dapat menghilangkan risiko kehilangan data akibat virus atau sistem yang rusak.

7 Tips memilih Point of Sale untuk usaha

1. Harga dan fitur

Sebelum kamu membeli, pastikan Anda mengetahui apa yang sebenarnya usaha kamu butuhkan sehingga kamu dapat mengoptimalkan pengeluaran kamu. Kebanyakan Point of Sale membutuhkan investasi uang yang tidak murah terlebih apabila kamu memiliki lebih dari satu cabang. Selain itu, perlu diingat fitur tambahan yang ditawarkan. Garansi produk berapa lama hingga harga untuk pemasangan alat, instalasi aplikasi, peningkatan software, dan bantuan sebelum kamu menentukan bahwa POS tersebut cocok untuk usaha.

2. Perangkat yang diperlukan

Pastikan kamu membeli perangkat keras (Hardware) dan perangkat lunak (Software) untuk sistem POS. Hardware meliputi layar monitor yang dapat disentuh ataupun menggunakan kursor yang ditempatkan pada titik-titik tertentu seperti dibelakang meja layanan pelanggan, dibelakang meja bar dan lainnya. Hardware juga mencakup setiap server jaringan yang diperlukan, peralatan sistem tampilan dapur, hingga komputer yang akan digunakan.

3. Fitur kelola stok barang saja

Jika usaha kamu sudah cukup besar, seperti restoran yang memiliki banyak menu dan stok bahan baku, maka kamu sudah membutuhkan fitur inventory (stok barang). Namun jika usaha kamu masih skala kecil dan merasa ini belum dibutuhkan sebaiknya jangan menggunakan fitur tambahan seperti ini untuk menghemat biaya.

4. Perangkat lunak lengkap untuk melacak data

Perangkat lunak atau Software mencakup semua program yang kamu butuhkan dalam sebuah Point of Sale, Finansial usaha kamu, laporan inventori, hingga mencakup sistem kepuasan pelanggan. Software bahkan dapat menggunakan data karyawan untuk membantu kamu dalam menyusun jadwal karyawan dan membuat pekerjaan yang merepotkan dan membuang waktu tersebut menjadi lebih mudah.

5. Laporan penjualan lengkap

Salah satu alasan terbesar pengusaha membeli sistem POS adalah fitur laporan penjualannya. Jika sebelumnya pemilik usaha harus repot menulis nota penjualan di kertas dan mencatat penjualan setiap harinya, kini dengan sistem POS tidak perlu lagi melakukan hal itu.

Pastikan bahwan sistem POS yang kamu miliki memungkinkan kamu untuk menyediakan laporan keuangan secara rinci, seperti informasi penjualan harian, produk apa saja yang paling laris, hingga pemisahan laporan berdasarkan metode pembayaran yang digunakan oleh pelanggan. Selain itu pun bahasanya harus mudah dipahami (menggunakan istilah akuntansi yang mudah) sehingga semua unit karyawan dapat mengerti hasil laporannya.

Baca juga: 15 Pertimbangan Penting Dalam Memilih Usaha Waralaba

6. Mudah untuk digunakan

POS System akan digunakan sehari-hari untuk menunjang operasional usaha kamu. Kemungkinan pula akan digunakan oleh banyak orang, termasuk karyawan baru. Dengan tampilan yang mudah dimengerti maka kamu tidak perlu lagi kesulitan untuk melakukan training terhadap kasir baru dalam mengoperasikan POS System. Hal ini tentu juga bisa mengurangi resiko kesalahan atau human error.

7. Dukungan teknis yang baik

Bukan masalah apakah kamu mengalami masalah saat sekarang ataupun dimasa yang mendatang, tapi ketika akan ada masalah dengan sistem POS kamu. Dengan mencari sistem POS yang menyediakan jasa teknisi yang sudah ahli dalam bidangnya dan setiap waktu dapat membantu kamu apabila menemukan suatu kerusakan atau kesalahan dalam pengaturan, akan membuat kamu merasa lebih aman dan nyaman apalagi kalau dukungan teknis tersebut tidak dipungut biaya tambahan.

8. Berbasis cloud / online

Dengan Point of Sale yang berbasis cloud kamu dapat melakukan banyak hal untuk mengurus operasional usaha. Mengecek laporan penjualan di beberapa lokasi outlet yang berbeda bisa dilakukan tanpa harus mendatangi tiap outlet secara fisik. Dengan begitu kamu bisa mengelola usaha dari mana dan kapan saja.