7 Kelemahan dari Layanan Virtual Office Yang Harus Diantisipasi

Apakah kamu berencana menggunakan Virtual Office dalam waktu dekat? atau kamu merupakan pengguna Virtual Office saat ini? Apapun status kamu saat ini, keberadaan Virtual Office tidak bisa dipungkiri telah menjadi solusi yang baik bagi para perusahaan ukuran kecil hingga menengah. Selain harga sewanya yang murah, jenis kantor ini juga terbukti dapat meneka biaya operasional, seperti sewa gedung, listrik, telepon, air, hingga pengadaan karyawan untuk kebersihan. Meski begitu, tetap saja beberapa titik kelemahan dari layanan Virtual Office yang harus diantisipasi. Agar suatu saat nanti, kelemahan ini tidak akan menimbulkan kendala karena telah kamu ketahui sebelumnya. Berikut ulasan selengkapnya.

Apa itu Virtual Office?

Pada dasarnya Virtual Office adalah kantor atau sebuah ruangan yang tidak memiliki meja, kursi, dan fasilitas umum kantor lainnya. Kantor Virtual ini tidak dimiliki oleh pemilik usaha, namun dimiliki oleh orang lain. Untuk bisa menggunakan layanan ini, seseorang harus menyewa baik itu secara bulanan, 6 bulan sekali, per tahun, atau per 2 tahun sekalipun. Bentuk penawaran Virtual Office pun juga beragam, tergantung bentuk kebutuhan yang diinginkan oleh tiap-tiap perusahan. Meski begitu, umumnya perusahaan atau pemilik bisnis menginginkan alamat legal yang sah untuk bisa digunakan sebagai alamat bisnis atau bantuan aktivitas surat menyurat agar kebutuhan para client terpenuhi.

Bagaimana sistem ini beroperasi?

Untuk lebih paham tentang Virtual Office dan bagaimana mereka beroperasi coba simak urutannya di bawah ini.

1. Pemilik usaha mendaftar dan menentukan durasi sewa dari layanan yang akan digunakan.
2. Sebelum menyetujui, penyewa akan memilih paket Virtual Office yang disediakan yang disesuaikan dengan kebutuhan penyewa. Paket ini biasanya berkaitan dengan fasilitas apa saja yang akan didapat, apakah mendapat akses kerja di area Serviced Office, ruang meeting, dan lain sebagainya.
3. Setelah melakukan pembayaran, Virtual Office bisa segera digunakan hingga masa sewa habis.
4. Penyewa bisa mengurus surat keterangan domisili dengan pihak penyedia Virtual office. Keterangan ini bisa digunakan untuk mengurus aneka surat mulai dari pembuatan izin perusahaan dan usaha.
5. Setelah mengurus surat keterangan domisili, penyewa bisa menggunakan alamat Virtual Office untuk alamat kantornya.

7 Kelemahan dari Layanan Virtual Office Yang Harus Diantisipasi

Baca juga: Strategi Memulai Bisnis Yang Legal Melalui Virtual Office

7 Kelemahan dari layanan Virtual Office yang harus diantisipasi

1. Tidak memiliki aset

Menggunakan Virtual Office akan membuat perusahaan dan bisnis tidak memiliki aset apa pun. Barang-barang dan fasilitas yang ada di ruangan akan tetap dimiliki penyedia layanan sewa kantor. Kalau dalam jangka waktu 2-3 tahun perusahaan tetap menggunakan Virtual Office mereka tidak akan memiliki aset seperti tanah atau bangunan. Yang bisa dilakukan oleh bisnis hanyalah mengumpulkan untung, membayar sewa kantor, dan berharap akan memiliki investor besar agar bisa memiliki kantor sendiri agar perusahaan lebih dipandang.

2. Kurangnya interaksi karyawan dengan pemilik usaha

Karena setiap karyawan bekerja secara remote, pemilik perusahaan online biasanya jarang memiliki interaksi fisik dengan anak buah mereka. Interaksi yang dilakukan biasanya hanya melalui telepon, chat, atau video call. Meskipun kelihatannya efisien, tapi sedikit banyak hal ini dapat mempengaruhi kinerja dan laju perusahaan. Kurangnya interaksi sosial biasanya akan menimbulkan kesalahpahaman dan ketidakcocokan.

7 Kelemahan dari Layanan Virtual Office Yang Harus Diantisipasi

3. Karyawan kurang fokus

Karena bekerja secara remote dan tidak berinteraksi langsung dengan pemimpin perusahaan, karyawan juga cenderung mudah kehilangan fokus saat menyelesaikan tugas mereka. Untuk menegur secara langsung pun tidak bisa, karena Virtual Office hanya disewa alamatnya bukan tempatnya. Untuk mengantisipasi hal ini, evaluasi rutin harus diterapkan. Selain dapat mengendalikan kinerja karyawan, evaluasi juga dapat membuat karyawan waspada dan termotivasi untuk senantiasa fokus pada tugas mereka masing-masing.

4. Sering terhambat masalah teknis

Listrik mati atau gangguan jaringan internet merupakan masalah yang sering dihadapi setiap perusahaan. Bagi yang berkantor di gedung konvensional, kendala semacam ini tidak akan terlalu berpengaruh karena adanya listrik darurat atau modem dari teman sejawat. Namun bagi penyewa Virtual Office, masalah semacam ini bisa menjadi hambatan. Tidak adanya listrik atau jaringan internet akan membuat komunikasi antar karyawan dan pemimpin perusahaan terputus sementara waktu. Akibatnya banyak pekerjaan yang tidak bisa diselesaikan tepat waktu dan menghambat laju perusahaan. Untuk mengantisipasi hal ini, perusahaan bisa menyediakan tempat berbagi file online sperti G-Drive atau I-Clouds yang bisa diakses setiap karyawan.

7 Kelemahan dari Layanan Virtual Office Yang Harus Diantisipasi

5. Salah komunikasi antar pegawai

Untuk perusahaan yang bergerak di bidang media online atau jual beli online, karyawan yang dimiliki kadang berada di luar kota. Virtual Office hanya digunakan sebagai kantor pusat sehingga kalau ada koordinasi yang lebih rumit rawan sekali terjadi miskomunikasi. Hal seperti ini sangat berbeda dengan karyawan yang bekerja dalam satu kantor dan terus bertemu setiap hari. Pada situasi ini, koordinasi bisa berjalan dengan cepat dan mudah. Masalah komunikasi yang salah bisa diminimalkan agar tidak terjadi perselisihan yang mengganggu bisnis.

Baca juga: Inilah Perbedaan Virtual Office dengan Kantor Konvensional

6. Karyawan merasa kesepian

Karyawan yang bekerja di Virtual Office biasanya juga sering merasa kesepian. Hal ini bisa terjadi karena masing-masing karyawan bisa saja bekerja di tempatnya masing-masing. Komunikasi yang kurang antar personal ini membuat tidak adanya semangat bekerja sehingga pekerjaan sering terbengkalai. Berbeda dengan kantor umum yang memiliki banyak karyawan, pekerja bisa memiliki banyak teman. Selian itu, persaingan untuk mendapatkan posisi tertinggi juga terjadi sehingga semangat untuk bekerja semakin tinggi.

7. Membutuhkan sistem penyimpanan data

Bekerja di Virtual Office sedikit berbeda dengan bekerja di kantor asli. Untuk penyimpanan data, diperlukan tempat khusus seperti cloud yang ada di internet. Karena data dalam bentuk virtual, kalau sampai terhapus dan tidak memiliki backup, semua akan hilang dan tidak bisa dikembalikan lagi. Untuk menghindari masalah ini, data disarankan untuk disimpan di online storage terpercaya atau media penyimpanan fisik seperti hardisk portable dengan jumlah lebih satu.

7 Kelemahan dari Layanan Virtual Office Yang Harus Diantisipasi