10 Cara Mengatasi Miskomunikasi Antar Rekan Kerja di Kantor

Meskipun sering dianggap sepele, miskomunikasi atau miscommunication adalah sebuah masalah yang sebenarnya cukup besar di tempat kerja. Mengapa demikian? Pasalnya, isu satu ini dapat menghambat produktivitasmu bersama rekan-rekan di dalam departemen. Tak hanya itu, menurut laman The Alternative Board, miskomunikasi juga dapat menyebabkan konflik antara para pekerja di kantor. Miskomunikasi sendiri merupakan suatu hal yang pada dasarnya akan sering kamu temukan di tempat kerja. Maka dari itu, penting bagimu untuk mempelajari penyebab serta cara mengatasi permasalahan tersebut. Nah, kali ini, kami sudah merangkum 10 cara terbaik mengatasi miskomunikasi antar rekan kerja di kantor. Yuk, langsung disimak pemaparan lengkapnya di bawah ini!

10 Cara terbaik mengatasi miskomunikasi antar rekan kerja di kantor

1. Bersikap proaktif

Pastikan kamu selalu proaktif dan menyingkirkan semua kendala sebelum semua menjadi masalah yang serius. Ini dapat dilakukan dengan memeriksa secara teratur semua anggota tim. Tanyakan kendala yang mereka miliki selama bekerja, baik saat work from home atau work from office. Lalu tanyakan apa cara yang bisa kamu lakukan untuk membantunya. Seorang atasan juga harus menjaga keseimbangan antar tim dengan cara selalu mengetahui informasi terkini dalam pekerjaan. Misalnya, proyek besar apa yang akan mereka kerjakan dan tanggung jawab baru seperti apa yang mereka dan tim emban.

2. Berhenti berasumsi

Asumsi adalah penyebab sesungguhnya miskomunikasi. Dalam kebanyakan kasus ketika seorang karyawan bertanya kepada karyawan yang lain mengapa ia tidak mengikuti instruksi yang diberikan, jawabannya sudah jadi bahwa ia berasumsi bahwa itu harus dilakukan dengan cara ini. Jadi alangkah baiknya periksa lagi apakah orang yang terlibat dalam komunikasi telah memahami arah komunikasi dengan benar atau tidak. Ingat, mendengarkan secara aktif sangat berbeda dari mendengar sesuatu secara pasif.

3. Sering berbaur

Kebanyakan orang cenderung untuk memilih teman yang memiliki latar belakang atau budaya yang sama. Seperti misalnya orang Jawa, maka cenderung untuk berkumpul dengan orang yang juga berasal dari Jawa. Hal ini akan menyulitkan jika nantinya seseorang diharuskan untuk satu tim dengan orang yang berbeda suku atau berbeda jenis. Pekerjaan akan terhambat, malah bisa terjadi hubungan yang tak baik dalam satu tim itu. Cara mengatasinya bisa dengan mengadakan meeting secara rutin dan usahakan yang hadir tak berasal dari suku atau latar belakang yang sama. Dengan begini, semua bisa saling mengenal dan berbaur tanpa melihat latar belakangnya.

Baca juga: 10 Cara Membentuk Tim Kerja yang Baik Dalam Perusahaan

4. Buat aturan dan informasi yang jelas

Agar tidak ada miskomunikasi selama bekerja jarak jauh ataupun di kantor, seorang manajer atau atasan juga harus membuat aturan dan informasi yang jelas tentang cara kerja dan ekspektasi yang perlu dicapai tim. Misalnya, mengenai jam kerja, penggunaan tools tertentu yang harus dipakai tim agar bisa melacak produktivitas kerja, hingga langkah yang harus diambil ketika berhadapan dengan situasi darurat saat bekerja. Cara ini juga bisa membantu manajer melacak pekerjaan setiap anggota tim dengan lebih efektif.

5. Sering mengajukan pertanyaan dan berpikir kritis

Cara terbaik untuk menghindari miskomunikasi adalah dengan mengajukan pertanyaan yang relevan dengan apa yang sedang dibahas. Pertanyaan membuat konsep jauh lebih jelas dan membantu mendapatkan pemahaman yang lebih baik. Jangan pernah menyerobot atau memotong saat seseorang sedang memberikan arahan atau berbicara. Fokus, dan catat jika perlu beberapa poin penting sehingga kamu dapat mengajukan pertanyaan yang berhubungan dengan instruksi dalam tim tersebut. Ajukanlah pertanyaan tanpa ragu dan kritis. Kamu juga boleh minta klarifikasi atau koreksi sebab mungkin saja ada yang keliru.

6. Memberi peringatan pada orang ber-ego tinggi

Dalam sebuah tim, biasanya ada satu atau dua orang yang memiliki ego tinggi, dan selalu ingin menang sendiri jika ada suatu diskusi tentang suatu pekerjaan. Untuk bisa menenangkan ego mereka, peran seorang atasan sangat dibutuhkan. Jangan biarkan mereka mengutamakan ego sendiri dibandingkan kepentingan bersama. Peringatkan mereka bahwa diskusi sudah terlalu melenceng dari tujuan utamanya, dan kembalikan bahasan pada topik permasalahan utamanya. Memang sulit untuk mengubah tabiat seseorang, namun bukan tak mungkin dilakukan. Jika dilakukan secara rutin, mungkin mereka akan bisa berubah.

7. Melanjutkan di lain waktu ketika mood sudah membaik

Ketika keadaan sedang tidak kondusif seperti mood yang buruk saat melakukan video call atau telepon dengan rekan kerja maupun atasan, maka lebih baik kalian mengatakan untuk melanjutkan pembicaraan di lain waktu jika diizinkan. Mood yang buruk akan mempengaruhi bagaimana cara kalian berbicara dan berperilaku. Tentunya kalian tidak ingin jika mood buruk tersebut membuat kalian jadi mengatakan hal-hal yang tidak enak didengar dan membuat lawan bicara menjadi emosi.

Baca juga: Sebelum Sewa Kantor Virtual, Pertimbangkan 7 Hal Penting Berikut Ini

8. Sesuaikan komunikasi untuk individu dan tim

Walaupun kamu bisa menggunakan saluran video untuk berkomunikasi, namun bukan berarti kamu harus mengandalkan cara ini seutuhnya. Manfaatkan dan sesuaikan saluran komunikasi yang cocok digunakan secara individu atau tim. Misalnya, tidak semua orang menyukai panggilan video. Jika kamu berhadapan dengan anggota tim seperti ini, maka pilihan media komunikasi yang dipilih cukup pesan tertulis seperti aplikasi chat atau email. Namun, bagi karyawan yang tidak pandai mengekspresikan diri dengan tulisan, maka kamu bisa menggunakan saluran komunikasi audio atau video dengan lebih ekstensif.

9. Jangan ragu berdiskusi tentang ekspektasi

Cara mengatasi miskomunikasi selanjutnya adalah jangan pernah meragu untuk melakukan diskusi perihal ekspektasi. Jika di tengah-tengah meeting atau suatu arahan penting kamu mendapatkan tugas dan tanggung jawab, maka kamu perlu bertanya lebih lanjut sejauh mana harapan atasan atau klien kamu tersebut pada hasil akhir dari pekerjaan tersebut. Jika karyawan atau pekerja sudah bertanya perihal itu, maka leader, pemimpin atau klien pun harus bisa dengan jelas memberikan bayangan bagaimana pekerja harus mengeksekusi tugas tersebut.

10. Pastikan klarifikasi atau konfirmasi ulang

Seperti yang dijelaskan sebelumnya, komunikasi secara langsung atau virtual sekalipun memiliki isyarat kontekstual yang terbatas dan dapat memunculkan miskomunikasi. Untuk mengatasinya pastikan untuk selalu melakukan konfirmasi, klarifikasi atau follow up. Misalnya, ketika kamu berbicara dengan klien atau tim melalui telepon dan berhasil memutuskan sesuatu, maka pastikan untuk mengonfirmasi kembali atau melakukan follow up atas kesepakatan yang telah diambil tadi melalui medium yang berbeda seperti email. Dengan begitu hasil yang dibahas dalam tadi pada saat meeting dapat dipahami dengan jelas oleh semua pihak dan meminimalkan adanya kesalahpahaman yang tidak disadari sebelumnya.