Tren Virtual Office terus mengalami perkembangan pesat di masa pandemi COVID-19, terutama untuk para perusahaan rintisan atau yang biasa disebut dengan start up. Hal ini dikarenakan mereka sudah sadar betul bahwa memiliki sebuah kantor virtual yang beralamatkan di lokasi yang prestisius di Jakarta bakal menunjang laju perusahaan. Terlebih sekarang, sewa Virtual Office di Jakarta kini bisa disewa dengan harga yang terjangkau seperti yang ditawarkan oleh Uptown Serviced Office.
Sayangnya sampai sekarang masih banyak pemilik usaha rintisan yang belum memahami potensi dari kantor virtual ini. Akibatnya mereka baru memanfaatkan fitur ini sebatas untuk alamat kantor saja. Padahal masih ada banyak pontensi lain yang bisa didapatkan untuk menunjang perusahaan jika tepat dalam memaksimalkan Virtual Office. Buat kalian yang tertarik untuk mengetahuinya, berikut ini akan kami jabarkan 10 cara memaksimalkan Virtual Office agar perusahaan berkembang. Selamat membaca!
10 Cara memaksimalkan Virtual Office agar perusahaan berkembang
1. Komunikasi langsung
Karena berada di Virtual Office, ada baiknya untuk kamu dan tim untuk lebih sering melakukan komunikasi secara langsung. Hindari penggunaan email atau Whatsapp kalau memang tidak dibutuhkan. Alasan melakukan komunikasi secara langsung adalah memudahkan pemahaman dan menghindari terjadi miskomunikasi yang berbahaya. Komunikasi secara langsung juga bisa memberikan kedekatan secara emosional dan tidak ada lagi batasan antara bawahan dan atas. Komunikasi tetap berjalan lancar meski tetap ada sedikit batasan yang normal.
2. Maksimalkan ruangan meeting
Salah satu fasilitas dari menyewa Virtual Office adalah mendapatkan ruangan untuk meeting atau melakukan pertemuan. Biasanya dalam satu minggu atau per bulan akan ada jatah penggunaan ruangan meeting. Agar kerjaan kamu maksimal, selalu gunakan ruangan tersebut untuk membahas masalah internal atau meeting dengan klien. Selain itu, keunggulan lainnya dalam poin ini adalah kamu tidak perlu repot-repot membereskan dan merapihkan kembali ruangan meeting yang digunakan. Karena sudah ada tenaga kerja dari Uptown yang akan melakukan hal itu. Jadi kamu terima beres dan bisa menggunakannya kapan saja.

10 Cara Memaksimalkan Virtual Office Agar Perusahaan Berkembang
3. Maksimalkan komponen multimedia dengan baik
Penyedia Virtual Office di Jakarta biasanya juga memiliki komponen multimedia yang lengkap termasuk proyektor yang digunakan untuk presentasi, jaringan internet juga sangat lancar sehingga bisa kamu memanfaatkan untuk rapat secara langsung atau melakukan video call dengan semua pegawai yang remote secara lancar. Maka kamu tidak perlu ragu lagi deh dalam memilih Virtual Office karena fasilitas multimedia sudah disiapkan secara lengkap demi menunjang kelancaran dan kemajuan bisnis kamu.
Baca juga: 10 Cara Membangun Networking Saat Memiliki Virtual Office
4. Gunakan grup chat
Apabila terhalang oleh faktor eksternal seperti pandemi COVID-19, grup chat juga bisa kamu maksimalkan untuk kemudahan berkomunikasi dan juga pembagian job kerja agar menjadi lebih efisien. Selain itu, kamu juga dapat melakukan diskusi dengan rekan satu grup melalui video call sehingga kesalahpahaman yang mungkin muncul melalui komunikasi tertulis dapat dihindari. Grup chat juga akan membuat rekan satu bidang jadi lebih mengenal satu sama lain.

10 Cara Memaksimalkan Virtual Office Agar Perusahaan Berkembang
5. Manfaatkan fitur kirim dokumen
Kelebihan dari pengguna Virtual Office lainnya dibandingkan kantor fisik adalah kamu akan hemat dalam urusan logistik. Ya, dengan berbagai fitur tambahan di dalamnya, kamu dapat mengirimkan berkas sebanyak apapun yang kamu mau. Kecepatan dan ketepatan penyampaian berkas seperti ini tentu menjadi hal yang sangat penting apalagi di jaman super cepat seperti sekarang. Maka dari itu, pastikan untuk selalu menanyakan fitur ini setiap kamu datang ke Uptown.
6. Dapatkan domisili
Meskipun hanya sebuah Virtual Office, namun sebaiknya kamu juga meminta penyedia kantor untuk mencantumkan pula alamat domisili. Alamat domisili akan sangat diperlukan ketika kamu melakukan kerjasama dengan perusahaan lain. Dengan begitu, perusahaan rekanan tetap bisa melakukan kunjungan ke perusahaan kamu. Nah jika kamu ingin menyewa Virtual Office sangat penting untuk mempertimbangkan lokasinya. Pilihlah hanya kantor Virtual Office dengan lokasi yang prestisius seperti Uptown yang berlokasi di Mega Kuningan, Jakarta Selatan.

10 Cara Memaksimalkan Virtual Office Agar Perusahaan Berkembang
7. Tampilkan jam kerja
Mungkin kamu memang bekerja di Virtual Office yang dapat kamu lakukan sambil melakukan sesuatu yang lain. Namun jam kerja yang asal-asalan tentu akan membuat klien semakin ragu dengan profesionalitas yang kamu tawarkan. Sebaiknya tampilkan jam kerja sehingga klien yang ingin menggunakan jasa atau produk jadi lebih percaya bahwa Virtual Office yang mereka kunjungi diisi oleh orang-orang yang profesional. Ingatlah bahwa tampilan sangat mempengaruhi kesan dari para pelanggan. Paling penting lagi, demi memaksimalkan fitur ini, kamu harus tetap membuka layanan di luar jam kerja. Dengan begitu tidak ada alasan klien tidak menerima balasan.
Baca juga: Pentingnya Mempelajari Dasar Hukum Virtual Office di Indonesia
8. Gunakan nomor telepon
Jangan lupa mencantumkan nomor ponsel untuk usaha kamu. Gunakan nomor telepon sehingga perusahaan yang kamu bangun akan tampak lebih profesional. Penggunaan nomor ponsel hanya akan menunjukkan bahwa kamu hanyalah amatiran yang tidak kompeten dalam menangani suatu hal. Selain itu, beberapa hal memang hanya dapat dilakukan dengan menggunakan nomor telepon kantor atau rumah. Meskipun telah ada nomor telepon kantor, namun kamu tetap dapat mencantumkan nomor ponsel untuk kebutuhan tertentu. Misalnya fitur chat pada Virtual Office yang dapat kamu sambungkan ke aplikasi Whatsapp milik kamu sehingga jika ada klien yang butuh jawaban cepat, kamu dapat menanggapinya dengan segera.

10 Cara Memaksimalkan Virtual Office Agar Perusahaan Berkembang
9. Mempercantik tampilan situs
Untuk mengembangkan bisnis yang kamu miliki, sebaiknya kamu berinvestasi di dalamnya. Desainlah website milikmu secantik dan semenarik mungkin. Lengkapi berbagai fitur yang semakin memudahkan pengguna. Kamu dapat menyewa seorang profesional untuk melakukan hal tersebut. Dengan tampilan yang menarik, maka kamu akan mendapatkan pasar yang lebih luas lagi. Bagaimanapun tampilan adalah hal yang utama saat ini. Sebab seseorang akan melihat tampilan saat pertama kali mengunjungi.
10. Sering share ide
Virtual Office biasanya memiliki coworking space juga di dalamnya. Saat jam istirahat kamu bisa keluar untuk bertemu dengan banyak pengguna gedung. Sering bertemu akan membuat kamu dan orang lain mudah sekali melakukan sharing ide yang sangat bermanfaat. Daripada saat istirahat di dalam ruangan saja, lebih baik bersosialisasi. Kalau bisa bertemu dengan banyak orang dengan misi yang sama, kamu akan semakin bersemangat dan ide segar bisa saja membantu perkembangan bisnis.

10 Cara Memaksimalkan Virtual Office Agar Perusahaan Berkembang