8 Tips Meeting Di Kantor Saat Kondisi New Normal

Meeting di kantor saat kondisi sudah memasuki new normal pastinya akan berubah dan butuh penyesuaian tersendiri. Bagi perusahaan yang sudah bersiap untuk memulai aktivitas di kantor, sebuah kebiasaan baru perlu diterapkan. Singkatnya, harus sudah ada aturan yang lebih jelas mengenai tata cara bekerja berkenaan dengan pandemi COVID-19 yang belum berakhir. Salah satu yang harus mendapatkan perhatian adalah tata cara melakukan meeting di kantor saat kondisi new normal. Untuk bisa meminimalisasi kontak fisik, lakukan cara-cara berikut ini agar bisa diaplikasikan di setiap perusahaan.

8 Tips meeting di Kantor saat kondisi new normal

1. Wajib cuci tangan atau pakai hand-sanitizer

Peserta meeting diwajibkan mencuci tangan sebelum mengikuti meeting. Selain itu, sediakan pula hand sanitizer di pintu masuk ruang meeting. Pastikan semua perserta meeting selalu menjaga kebersihan diri, baik sebelum atau pun sesudah meeting. Meeting saat new normal menuntut kedisiplinan karyawan, salah satunya dengan tetap memakai masker. Banyak diskusi akan terjadi dan penggunaan masker meminimalisasi transfer droplet ke benda atau orang lain. Meski terkesan begitu repot dan banyak aturan, cara ini banyak manfaatnya.

2. Barang-barang harus steril

Keberadaan barang-barang yang ada di ruang meeting sangat perlu dikondisikan terlebih dahulu. Pastikan meja dan kursi yang ada sudah disterilisasikan terlebih dahulu mengingat benda tersebut dipakai bergantian oleh karyawan atau orang yang menyewanya. Selain itu, menjaga kebersihan barang yang ada di ruang meeting juga harus menjadi tanggung jawab peserta. Karyawan harus paham untuk tidak mengotori ruangan selama meeting berlangsung. Ingat bahwa ruangan yang dipakai banyak orang dan harus sama-sama dijaga demi kesehatan bersama.

Baca juga: 7 Kekurangan Dari Meeting Online. Setuju Gak Kamu?

3. Jaga jarak

Hal lainnya yang perlu diperhatikan ketika melaksanakan meeting di kantor saat keadaan new normal adalah dengan menjaga jarak satu sama lain. Jaga jarak setidaknya sekitar 2 meter dari rekan kerjamu saat meeting. Hal ini dilakukan guna mencegah adanya penularan virus corona. Dilansir dari Live Science, penularan virus corona bisa terjadi saat orang sedang berbicara atau bersin dan mengeluarkan cairan atau droplet. Dengan demikian, usahakan untuk menjaga jarak satu sama lain selama meeting berlangsung.

4. Hindari kontak fisik

Tidak ada jabat tangan yang dilakukan saat meeting di masa new normal. Pasalnya, hal tersebut sangat berisiko menularkan virus. Seperti halnya meeting pada umumnya, saat ada interupsi atau pertanyaan, langsung angkat tanganmu untuk memberi tahu pemimpin meeting. Namun saat selesai meeting, jangan sampai ada kontak fisik yang terjadi antara satu dengan yang lainnya.

5. Jangan ikut meeting jika sakit

Saat badan kamu terasa tidak enak dan merasa panas, ada baiknya kamu meminta izin kepada atasan untuk tidak ikut meeting bahkan tidak masuk kerja terlebih dahulu. Hal tersebut dilakukan demi keselamatan bersama serta kesehatanmu.

6. Jangan berlama-lama

Berbeda dengan sebelum adanya pandemi, jangan terlalu berlama-lama melaksanakan meeting saat keadaan new normal. Setelah selesai meeting, sebisa mungkin langsung kembali ke tempat kerja masing-masing. Hal ini dilakukan supaya mengurangi interaksi antara rekan kerja serta meminimalisasi risiko terjadinya penularan virus corona. Atur agenda meeting dengan efektif sehingga dapat berjalan dengan semestinya.

Baca juga: 10 Langkah dan Cara Membuat Minutes of Meeting

7. Lakukan meeting dengan efisin

Terakhir, buatlah meeting saat new normal lebih efektif dan efisien. Tentukan masalah dan tujuan meeting agar tidak bertele-tele seperti meeting di hari-hari biasa sebelumnya. Salah satu yang bisa dilakukan adalah dengan mengirimkan undangan meeting terlebih dahulu. Masing-masing peserta meeting diharapkan sudah membawa materi atau topik yang hendak disampaikan. Dengan begitu, meeting dapat berjalan lebih singkat dan pastinya efisien.

8. Lakukan meeting online jika memungkinkan

Apabila memungkinkan, ada baiknya untuk melaksanakan meeting secara online. Sebagai contoh, mungkin ada kondisi di mana peserta meeting terlalu banyak sehingga ruangan tidak cukup digunakan untuk melakukan physical distancing. Dalam keadaan seperti itu, ada baiknya untuk melakukan meeting online. Manfaatkan aplikasi meeting online seperti Zoom, Google Hangouts, dan lain-lain. Dengan demikian, kamu dapat mengurangi aktivitas di kantor. Namun, apabila memang harus melakukan meeting di kantor, ikuti tips-tips di atas serta lakukan pembagian jam meeting sehingga tidak terkumpul dalam satu waktu.