11 Hal Yang Harus Diperhatikan Saat Pindah Kantor

Semakin berkembangnya bisnis perusahaan maka perusahaan mempertimbangkan untuk menambah karyawan. Semakin banyak karyawan perusahaan maka membutuhkan ruang kantor yang lebih luas. Salah satu solusi untuk menambah ruang agar lebih luas adalah dengan pindah kantor. Nah lantas apa saja yang harus disiapkan perusahaan saat pindah kantor? Mengingat hal tersebut akan cukup menguras waktu, tenaga, dan budget, kami telah menyiapkan 11 tips hal yang harus diperhatikan saat pindah kantor nanti.

11 hal yang harus diperhatikan saat pindah kantor

1. Memilih lokasi yang strategis

Memilih lokasi kantor yang strategis adalah hal pertama yang perlu diperhatikan demi memudahkan mobilitas karyawan, klien, dan orang-orang yang terlibat untuk perusahaan. Namun, bukan hanya strategis, lokasi juga harus luas dan nyaman. Jika perusahaan berniat untuk menyewa gedung, disarankan untuk memilih waktu sewa yang fleksibel sehingga tak menyulitkan jika ingin memperpanjang sewa.

2. Properti yang tersedia

Biasanya, jika kamu memilih ruang kantor di dalam gedung perkantoran, properti seperti meja, kursi dan rak buku sudah disediakan, namun sebagian lagi juga ada yang menyewakan ruangan kosongan tanpa properti. Nah, karena properti membutuhkan modal yang tidak juga kecil, ada baiknya untuk menanyakan properti yang disediakan di tempat tersebut. Hal ini juga bisa membantu kamu membandingkan berbagai ruang kantor yang tersedia untuk mendapatkan harga yang paling efektif sesuai dengan budget.

3. Perhatikan keamanan lingkungan

Di manapun lokasi kantor kamu, keamanan menjadi salah satu hal yang penting dan utama. Apalagi jika kamu menggunakan ruang kantor tersebut untuk menyimpan perlengkapan kerja, mulai dari komputer, laptop, kamera, dan perlengkapan elektronik yang tidak murah lainnya. Untuk itu, pastikan kamu sudah yakin dengan keamanan yang tersedia dan juga keamanan wilayah sekitar, terutama jika kamu menyewa ruang kantor di rumah pribadi, beda halnya dengan ruang kantor di dalam gedung perkantoran yang biasanya sudah memiliki sistem CCTV tersendiri dan memiliki tingkat keamanan yang cukup terjamin.

4. Harga sewa kantor

Harga tiap gedung pasti berbeda dan memiliki rate yang bervariasi maka sesuaikanlah dengan budget dan preference perusahaan. Jika harga sewa kantor di gedung lama terlalu tinggi dan fasilitasnya biasa saja, maka pindah gedung bisa dipertimbangkan. Selain itu, kamu perlu mempertimbangkan biaya tambahan yang mungkin akan di tagihkan per bulannya, seperti air, internet, atau untuk listrik. Untuk itu, hal ini perlu ditanyakan dengan jelas sejak awal sebelum penyewaan ruang kantor untuk membantu kamu menghitung pengeluaran tetap per bulan yang harus disiapkan agar tidak kaget saat mendapatkan tagihan biaya bulanan.

Baca juga: 12 Kebiasaan Buruk Yang Harus Dihindari Di Kantor

5. Melakukan renovasi ruang kerja

Kamu akan sangat beruntung jika memilih tempat penyewaan kantor yang mengizinkan perusahaan untuk melakukan renovasi. Pasalnya seringkali desain ruang kerja kantor tak sesuai dengan image perusahaan. Jasa office interior contractor akan cukup mahal juga jika kamu membutuhkan atau berniat merombak ruangan, mulai dari desain, memilih kebutuhan renovasi, hingga finishing.

6. Buat jadwal pindah kantor

Pindah kantor memang bukan hal mudah. Ada banyak hal yang harus diurus ditengah kesibukan aktivitas kantor. Maka itu penting bagi perusahaan membuat jadwal kegiatan. Bagi-bagi waktu kapan perusahaan harus mengurus izin dan lisensi, kapan harus melakukan renovasi, dan mulai memindahkan barang-barang ke kantor yang baru.

7. Packing semua kebutuhan

Tips pindah kantor yang selanjutnya adalah mengenai packing barang. Langkah awal sebelum kamu melakukan packing sebaiknya persiapan barang yang menunjang seperti lakban, lable, stick note, kardus, box plastik berukuran jumbo, bubble warp, dan spidol. Lalu yang tak kalah penting lagi yaitu kamu harus mengetahui barang yang bisa disatukan dalam setiap box. Selain itu, kamu juga perlu membereskan barang yang ingin di-packing dan susun dalam satu tempat yang sama agar lebih praktis ketika kamu menyusun barang ke dalam box.

8. Membuat dokumentasi dalam spreadsheet

Proses selanjutnya yang perlu kamu lakukan adalah seputar dokumentasi. Proses dokumentasi ini akan memudahkan kamu untuk mengetahui barang apa saja yang berada di setiap box. Sebab pada dasarnya kondisi kantor dengan barang banyak tidak akan mampu kamu ingat ketika barang tersebut sudah tersusun rapih dalam box. Terakhir, jangan lupa berikan check list untuk barang yang sudah tersusun dalam box.

Baca juga: 12 Tips Pola Makan Sehat untuk Pekerja Kantoran

9. Menggunakan jasa pindahan

Agar tak memakan banyak waktu serta tenaga, perusahaan membutuhkan jasa pindahan kredibel. Memang ada banyak jasa pindahan, maka itu kamu harus survei untuk mengetahui mana yang terbaik untuk perusahaan. Cek track record mereka dan coba bandingkan.

10. Kasih penanggung jawab setiap barang

Nah, selain dari perlengkapan wajib disiapkan, kamu juga harus menentukan penanggung jawab dari setiap barang yang ada di kantor. Ini merupakan bagian penting dari tips pindah kantor yang sistematis. Sebab dengan ada penanggung jawab di setiap barang tentu akan memudahkan proses koordinasi dalam proses perpindahan menuju tempat baru. Misalnya si A bertanggung jawab atas barang yang bersifat arsip perusahan dan B bertanggung jawab atas barang-barang elektronik.

11. Menghubungi client

Hal terakhir tak kalah penting saat pindah kantor adalah menghubungi client. Kabari mereka jika perusahaan telah pindah dan berikan alamat kantor yang baru dengan detail yang lengkap untuk memudahkan client menemukan kantor baru kamu. Selain itu, kamu juga bisa mengganti alamat di website, ID card karyawan, dan mengecek telepon di kantor baru. Menjaga-jaga telepon sudah bisa digunakan agar client bisa menghubungi perusahaan.