7 Cara Sederhana Mengelola Stok Barang di Gudang

Sebagai salah satu fasilitas khusus yang bersifat tetap, gudang dirancang untuk membantu mencapai target tingkat pelayanan yang baik dengan total biaya yang paling rendah. Gudang juga menjadi sebuah sistem logistik dari sebuah perusahaan yang berfungsi untuk menyimpan produk dan menyediakan informasi mengenai status serta kondisi material/produk yang disimpan sampai barang tersebut diminta sesuai dengan jadwal produksi.

Berbicara tentang jadwal produksi, tentunya di dalam gudang kamu akan mengenal istilah Manajemen Gudang (Warehouse Management) yang berarti suatu tatanan untuk mengelola pergudangan dan pendistribusian barang-barang agar barang yang tersimpan tetap dalam keadaan baik dan didistribusikan kepada para peminta atau pelanggan pada waktu spesifik dan jumlah yang tepat.

Manfaat dari sebuah manajemen gudang antara lain menjaga kualitas dan kuantitas logistik dan peralatan, penataan logistik dan peralatan, peningkatan pelayanan distribusi, menyediakan data dan informasi yang akurat, aktual, dan akuntabel, kemudahan akses dalam pengendalian dan pengawasan, serta menertibkan proses administrasi.

Manajemen barang di gudang jika disederhanakan memang berupa tempat menerima, menyimpan, dan mengeluarkan barang dari suatu perusahaan. Namun, bukan berarti hal tersebut dapat dengan mudah dilakukan. Ada 7 cara sederhana mengelola stok barang di gudang yang dapat dilakukan dengan mudah seperti berikut. Selamat membaca!

7 Cara sederhana mengelola stok barang di gudang yang dapat dilakukan

1. Memiliki gudang penyimpanan

Ketika kamu ingin mengatur dan mengelola stok barang di gudang, pastikan kamu sudah menyiapkan tempat khusus untuk menyimpan stok kamu tersebut. Meskipun bisnis kamu terbilang masih cukup kecil, sebaiknya kamu sudah mempersiapkan tempat khusus tersebut untuk menimbun stok tersebut. Jika memang belum memadai, kamu bisa menggunakan sebuah etalase, rak gudang, dan juga memanfaatkan barang bekas seperti kardus untuk menyimpan persediaan barang dagangan kamu.

Baca juga: 10 Cara Membentuk Tim Kerja yang Baik Dalam Perusahaan

2. Mempersiapkan data seakurat mungkin

Poin utama yang pastinya akan kamu gunakan dan butuhkan di dalam semua hal yang berkaitan dengan manajemen tentunya data seakurat mungkin. Ketika kamu ingin memulai untuk mengelola stok barang di gudang, pastikan kamu sudah menugaskan satu orang khusus yang bertanggung jawab dalam melakukan segala jenis pencatatannya, seperti mencatat stok yang masuk dan keluar.

Dalam hal mengumpulkan data, seseorang yang bertanggung jawab mencatat, Ia juga bisa dibantu dengan sebuah program pendukung agar pencatatan yang dihasilkan lebih akurat. Tujuan dari hal ini dilakukan adalah agar kamu mengetahui terlebih dahulu data dari periode sebelumnya, lalu menentukan target pemasaran serta ramalan (forecast) penjualan pada periode saat ini.

Beberapa perusahaan distributor atau produsen sekalipun sudah menggunakan sistem pre-order dan data pesanan yang masuk dijadikan sebagai landasan untuk menentukan angka persediaan. Guna mengembangkan bisnis distributor yang masuk, kamu juga harus melakukan diskusi dan berkonsultasi lebih dalam dengan tim pemasaran ketika ingin menentukan angka persediaan stok kamu.

3. Membuat forecast persediaan

Setelah kamu telah mengumpulkan data input dan output barang, langkah selanjutnya yang harus kamu lakukan adalah membuat forecast atau perkiraan persediaan stok barang berupa berapa jumlah persediaan yang dibutuhkan pada periode ini. Hal ini bukan tahap yang mudah bila kamu memiliki penjualan produk dengan jenis yang bermacam-macam. Hal tersebut menjadi sulit karena dalam langkah ini kamu harus menentukan jumlah per item yang kamu. Perhitungan ini akan menjadi mudah jika bisnis kamu dibantu dengan sebuah sistem manajemen penjualan dan inventaris yang terpadu.

Melalui sistem ini kamu bisa membuat manajemen stok kamu secara ringkas dan lengkap, mulai dari pengurangan, penambahan, dan pemindahan stock dapat dikontrol dengan lebih baik. Dalam manajemen gudang, kamu juga harus membuat sebuah jadwal mengenai persediaan barang tersebut. Dalam kata lain, kamu harus menentukan jadwal pembelian persediaan dan jadwal persediaan barang kamu tersebut kapan akan keluar dari gudang.

4. Memberikan kode di setiap barang kamu

Pemberian kode pada tiap barang akan sangat membantu kamu ketika melakukan penjualan barang. Sehingga kamu dan pelanggan tidak bingung ketika melakukan transaksi. Sebagai contoh, jika ada seorang pelanggan yang membeli baju dengan kode HJ berwarna hijau, maka kamu sebagai penjual akan secara langsung paham dengan apa yang ditanyakan dan dipesan oleh pelanggan. Jika barang-barang kamu tidak diberikan kode, maka transaksi yang akan dilaksanakan pun terasa lebih sulit dan dapat mengurangi citra perusahaan kamu di mata pelanggan.

Selain itu, kode juga akan membantu kamu ketika menata barang di gudang milik kamu. Sederhananya seperti ini, jika kamu memiliki persediaan barang sebanyak 50 baju dengan kode 001-050, maka kamu bisa membuat 5 box atau kotak dengan masing-masing kotak berisi beberapa urutan kode saja. Kode 001-005 berada di kotak I, kode 006-010 ada di kotak 2, dan seterusnya. Nah, ketika ada seseorang pelanggan yang memesan barang dengan kode 003, maka kamu hanya perlu pergi ke kotak nomor 1, praktis dan mudah bukan?

5. Pisahkan stok baru dan juga stok lama

Mencampur aduk stok baru dan lama hanya akan membuat kamu bingung ketika kamu melakukan pencatatan dan pengecekkan stok barang. Ketika ada kedua barang ini, ada baiknya kamu memisahkan stok lama dan stok baru, agar kamu mudah menemukan berapa jumlah stok lama yang terjual dan belum terjual. Kamu juga bisa menyediakan satu tempat khusus untuk stok baru kamu untuk menghindari tercampurnya stok barang yang baru dan juga yang lama.

6. Lakukan pengecekan sebelum barang disimpan

Langkah selanjutnya adalah memastikan bahwa kamu selalu melakukan pengecekan barang sebelum memasukkannya ke dalam rak barang, pengecekan ini bisa kamu lakukan sebelum pemberian kode. Agar kamu bisa mengetahui ada atau tidaknya barang yang dicatat dalam tumpukan stok barang kamu.

Pengecekan ini juga bisa membantu kamu barang mana yang mengalami kecacatan, salah produksi, dan kesalahan lainnya sebelum kamu memutuskan untuk menyimpannya. Khusus untuk barang-barang yang cacat, kamu bisa mengumpulkannya ke dalam satu tempat lain dan jangan lupa pula untuk memberikan tanda atau catatan kecil mengenai keterangan cacat pada bagian mana atau lainnya.

Khusus bagi kamu yang merupakan penjual reseller, kamu bisa mengembalikan barang tersebut kepada supplier atau pemasok kamu. Namun, jika kamu memproduksi barang dagangan kamu sendiri, sebaiknya kamu tidak menjual barang dalam kondisi cacat.

Baca juga: Apa Untungnya Digital Transformation dalam Bisnis Perusahaan?

7. Melakukan pencatatan secara rutin

Pencatatan persediaan secara rutin dilakukan setiap ada barang yang masuk, pindah tempat, dan barang keluar. Kamu bisa melakukan stok opname secara berkala sesuai kebutuhan untuk membantu kamu dalam melakukan manajemen stok barang di gudang.

Stock Opname merupakan proses berkala yang dilakukan untuk menghitung fisik barang dagangan dan persediaan yang sebenarnya dimiliki oleh sebuah bisnis, yang lalu kemudian hasilnya tersebut dibandingkan dengan jumlah yang ada di dalam catatan persediaan.

Kamu juga bisa menggunakan sistem kasir online yang ditawarkan oleh berbagai penyedia software untuk melakukan pencatatan persediaan secara rutin. Melalui sistem yang tersedia di luar sana, kamu akan mendapatkan laporan penjualan yang rutin, memahami tren penjualan, dan juga sistem yang dapat menyimpan semua data yang tersimpan aman di dalam cloud, sehingga dapat kamu akses kapanpun dan dimanapun selama adanya koneksi internet.

Analisa pengelolaan barang di gudang

Nah itulah beberapa cara sederhana yang dapat kamu lakukan untuk mengelola stok barang di gudang milik kamu. Dalam melakukan pengelolaan barang di gudang, kamu juga dibutuhkan beberapa analisa untuk menghindari kamu dari hal-hal yang merugikan. Analisa tersebut berupa:

– Pastikan kamu mengetahui dan mengenal jenis barang dagangan yang disimpan dan cara merawatnya
– Terapkan sistem administrasi dan dokumentasi yang mampu memonitor arus keluar, masuk, dan penambahan stok barang kamu
– Tetapkanlah cara dan prosedur penyimpanan, sehingga barang kamu dapat bertahan di gudang sebelum adanya pengiriman atau permintaan dari pelanggan
– Kamu bisa menerapkan sistem random check baik itu harian atau mingguan, jika stok barang yang disimpan terdiri dari beberapa jenis barang.