Tips Kolaborasi Jarak Jauh di Masa Pandemi Virus Corona

Pandemi virus Corona membuat masyarakat mengubah cara berkegiatan sehari-hari atau yang kini kita kenal dengan istilah New Normal. Nah untuk karyawan kantoran, beberapa dari mereka kini mungkin masih ada yang harus bekerja dari rumah karena diberlakukannya pembatasan sosial. Tidak berada di lokasi yang sama pada waktu yang bersamaan sering membuat kerjasama atau kolaborasi antar anggota tim pun tidak berjalan mulus. Meskipun sudah didukung oleh kecanggihan teknologi. Agar permasalahan ini tidak terjadi berulang kali, kami akan bagiakan tips kolaborasi jarak jauh yang bisa kamu terapkan di masa pandemi virus Corona.

Tips kolaborasi jarak jauh di masa pandemi virus Corona

1. Memperjelas aturan kolaborasi

Karena setiap anggota tim berada di lokasi yang berbeda, sebagai pemimpin tim sebuah organisasi sebaiknya kamu mulai menetapkan dan memperjelas aturan kolaborasi yang kamu mau terapkan. Di sisi lain, komunikasi merupakan penghubung terjadinya kerjasama dan kolaborasi yang baik. Oleh karenanya, setiap orang harus mengetahui dengan pasti dengan siapa, kapan dan bagaimana ia harus berkomunikasi. Untuk lebih rincinya, berikut ini beberapa hal aturan yang bisa kamu gunakan:

a) Aplikasi/program apa yang digunakan untuk berkomunikasi.
b) Aplikasi/program apa yang digunakan untuk bekerja dan berbagi.
c) Bagaimana caranya agar anggota tim lain mengetahui kamu bisa diajak berkomunikasi.
d) Kapan dan bagaimana setiap anggota tim bisa mengetahui update dari setiap pekerjaan.
e) Kapan dan bagaimana setiap anggota tim bisa memberikan dan menerima feedback.

2. Menggunakan tool yang tepat

Ada banyak aplikasi atau program yang bisa digunakan untuk berkomunikasi, bekerjasama dan berkolaborasi secara jarak jauh. Untuk itu, kamu harus mengetahui aplikasi apa yang bisa digunakan untuk tim yang kamu pimpin. Lebih dari itu, kamu juga harus memastikan aplikasi tersebut bisa digunakan secara efektif. Untuk itu, kami merekomendasikan nama Trello untuk Task Manager, Zoom atau Meet untuk Video Conference, Basecamp atau Slack untuk Communication Hub, DropBox untuk CloudServer, TimeCap untuk Time Tracker, dan Huawei IdeaHub untuk Full Ekosystem Digital.

Baca juga: 10 Fasilitas Co-working Space Yang Dapat Menjadi Daya Tarik

3. Huawei IdeaHub dirancang untuk komunikasi kolaboratif

Huawei IdeaHub adalah sebuah endpoint cerdas yang mendukung segala bentuk skenario ekosistem pada sebuah ruang kantor cerdas, diciptakan untuk tingkatkan efisiensi bagi perusahaan, terutama yang telah menerapkan sistem kerja kolaboratif jarak jauh. Perangkat ini memiliki beragam fungsi mutakhir seperti kolaborasi multi layar antar perangkat yang bergerak dengan PC, papan tulis interaktif, kolaborasi jarak jauh, konferensi video hingga kualitas full HD, plus Huawei AppGallery yang sudah terintegrasi.

4. Berkomunikasi secara efektif

Berkomunikasi secara efektif akan membuat kolaborasi menjadi efektif. Untuk itu, selain aturan berkolaborasi, kamu juga harus memiliki aturan mengenai cara berkomunikasi. Informasi yang disampaikan haruslah singkat dan jelas. Sehingga mengurangi tanya-jawab antar anggota tim. Informasi bisa digunakan kapan saja. Selain itu, siapapun bisa mengakses informasi tersebut. Hal ini penting karena saat melakukan kolaborasi jarak jauh tidak semua anggota tim punya waktu dan kesempatan untuk berkomunikasi di saat yang sama.

5. Selalu memecahkan masalah dengan Jawab 5W + 1H

Kamu masih ingat kan apa saja 5W + 1H? Kamu jangan terlalu pusing memikirkan planning hebat yang membuat banyak pihak berdecak kagum. Cukup jawab sebuah permasalahan dengan dasar pertanyaan tersebut: What, Why, Where, When, Who, dan How dengan detail. Dengan cara seperti ini, kamu akan memiliki “pegangan” yang cukup untuk mengeksekusi setiap masalah yang ada dalam menjalankan kolaborasi jarak jauh.

6. Buat divisi kecil untuk setiap masalah

Dalam memecahkan suatu masalah, ada kalanya, bahkan sering kali akan jauh lebih efisien jika menggabungkan dua perspektif yang beda dalam sebuah divisi kecil. Selain menjadi lebih efisien, ada satu keuntungan nih yang bisa kamu dapatkan. Menemukan pandangan baru yang secara terbatas. Yap, ketika kamu memiliki suatu masalah. Keputusan untuk mendapatkan pandangan lain dari orang yang tidak sepemikiran itu bukan pilihan yang bodoh loh. Namun, dengan satu catatan. Kamu perlu paham betul siapa yang akan kamu ajak berkolaborasi.

Baca juga: 10 Tips Memilih Lokasi Co-working Space di Jakarta

7. Santai dalam berkolaborasi

Seperti juga di kantor, melakukan kolaborasi dari jarak jauh tidak harus membahas soal pekerjaan. Kamu dan anggota tim juga bisa menyempatkan waktu untuk melakukan percakapan santai yang topiknya di luar pekerjaan. Hal ini perlu untuk menjaga kedekatan dan mengembangkan empati. Selain itu, dengan berkolaborasi secara santai kamu dan anggota tim juga mengurangi resiko stres dan burnout. Remote collaboration atau kolaborasi jarak jauh seringkali menjadi momok saat bekerja dari rumah. Tapi dengan menerapkan beberapa tips di atas, berkolaborasi jadi lebih mudah untuk dilakukan. Hasil yang didapatkan juga lebih maksimal.

8. Evaluasi

Jangan berhenti di eksekusi ya! Kamu perlu banget tahu bagaimana performa kolaborasi yang sudah dilakukan. Fungsinya? Tentunya sebagai benchmark kolaborasi jarak jauh yang akan kamu lakukan dimasa yang akan datang. Apakah hasil kerjamu terhadap pemecahan masalah sudah cukup baik? Apakah berhasil mencapai tujuan yang diinginkan? Dan masih banyak hal yang bisa kamu ukur. Oleh sebab itu, penting banget kamu untuk memiliki matrix untuk mengetahui tingkat keberhasilan kolaborasi. Caranya? Yang paling mudah adalah dengan membuat weekly meeting atau pertemuan secara group seminggu sekali. Sehingga kamu bisa mengukur kinerja tim kamu selama seminggu belakangan.