Beberapa Istilah Sewa Kantor Yang Patut Kamu Ketahui

Daftar Penting Istilah Sewa Kantor

Dalam setiap tindakan maupun aktivitas pasti memiliki istilahnya masing-masing. Sama halnya pula dengan kegiatan saat sewa kantor di manapun kamu berada. Kamu pasti akan menemukan istilah-istilah baru yang jarang di dengar atau digunakan pada bahasa komunikasi sehari-hari. Nah, untuk mempermudah dan menambah kosakata kamu dalam berkegiatan sewa kantor, kami mau membagikan sedikit ni istilah-istilah penting yang biasa digunakan oleh para penyedia sewa kantor saat mulai bertransaksi, baik di Jakarta ataupun di Indonesia. Simak dengan teliti ya!

1) Untuk biaya sewa kantor

a) Istilah pertama yang perlu kamu ketahui adalah: Base Rent. Kalimat ini merupakan istilah dari harga sewa kantor. Bahasa ini biasanya digunakan khusus untuk biaya gedung perkantoran, yang dihitung pada setiap meter persegi dalam semigross.

b) Lalu ada lagi yang bernama Service Charge. Bahasa ini biasanya digunakan untuk menjelaskan biaya yang perlu dibayarkan untuk operasional gedung. Lalu apa sajakah yang termasuk dalam Service Charge ini? Umumnya, mulai dari biaya air, listrik, administrasi, keamanan, kebersihan dan lain sebagainya. Jadi apapun yang nantinya masuk dalam istilah sewa kantor yang satu ini, maka akan ditetapkan pada pihak yang menyewakan (pelanggan).

c) Istilah ketiga yang perlu kamu tahu adalah Gross Rent. Istilah ini menjelaskan total biaya yang perlu dibayarkan oleh penyewa atas gedung yang sudah disewanya. Jadi untuk menghitung biaya ini, bisa menggunakan cara perhitungan dengan menambahkan nominal dari Base Rent dan Service Charge.

d) Lalu ada Booking and Security Deposit, yang artinya pemesanan dan deposit jaminan. Hal ini biasanya diminta oleh pemilik gedung agar dapat mendapat tanda jadi pemesanan sebuah ruangan. Umumnya pihak penyewa akan diminta membayar deposit untuk 3 (tiga) bulan awal sewa kantor. Apabila pihak penyewa tersebut batal menyewakan ruang kantor, maka uang deposit yang sudah dibayarkan di awal pun akan dianggap hangus dari Pihak Yang Menyewakan.

*Secara umum, uang dari deposit pemesanan ini akan langsung atau secara otomatis dijadikan jaminan deposit 3 (tiga) bulan pertama masa sewa kantor (jika sebelumnya terdapat penandatanganan Perjanjian Sewa pada Pihak Penyewa).

e) Overtime Charge memiliki arti biaya yang wajib dikeluarkan pihak pengguna (penyewa) gedung jika pemakaiannya diluar dari jam kantor atau Building Operation Hours. Normalnya, biaya tambahan ini dikenakan karena memakai sistem pembayaran listrik meteran terpisah (Separately Metered). Jika kamu tidak ingin terkena Overtime Charge gedung, kami menyarankan untuk sewa kantor dari penyedia serviced office seperti Uptown yang berlokasi di Lantai 8 Plaza Mutiara, Mega Kuningan, Jakarta.

Selain bebas biaya pemakaian di luar jam kantor, Uptown Serviced Office juga menyediakan beragam jenis kantor dan fasilitas, seperti Private Office, Shared Office, Co-working Space, Virtual Office, Meeting Room, hingga Event Space yang bisa digunakan untuk memperkenalkan produk kamu ke masyarakat umum ataupun untuk sekedar presentasi untuk kelompok internal.

f) Telephone Deposit artinya suatu deposit yang wajib dibayar oleh pihak penyewa supaya bisa mendapatkan jaringan telepon.

Baca juga: Sewa Kantor di Mega Kuningan bersama Uptown Serviced Office

2) Jadwal operasi ketika akan sewa kantor

g) Building Operation Hours memiliki arti yakni waktu operasi gedung. Jadi biasanya istilah ini dipakai untuk menjelaskan waktu operasi gedung perkantoran yang ada di kota-kota besar, seperti Jakarta, Bandung, Surabaya, Bali dan sebagainya. Umumnya waktu yang digunakan adalah hari kerja, mulai Senin hingga Jumat pukul 08.00 sampai dengan 18.00 WIB. Sedangkan pada hari Sabtu biasanya hanya akan beroperasi setengah hari sejak pukul 08.00 sampai dengan 14.00 WIB saja. Kemudian untuk hari Minggu dan tanggal merahnya akan libur.

h) Building Loading Hours artinya waktu loading barang. Istilah ini biasa digunakan sebagai acuan untuk kalian yang akan pindahan kantor atau sedang renovasi. Istilah ini akan sering kamu dengar di saat sebelum jam beroperasinya kantor ataupun sesudah Building Operation Hours. Selain istilah tersebut yang perlu kamu ketahui, tanyakan pula keberadaan lift service karena aturan ini akan mempengaruhi jadwal pindahan atau renovasi kantor baru kamu.

3) Tanggal penting saat ingin sewa kantor

i) Fitting Out Period dapat diartikan menjadi Jangka Waktu Renovasi. Jadi biasanya istilah ini akan kamu dengar apabila kamu meminta waktu untuk pengerjaan renovasi gedung kantor. Proses pengerjaan renovasi ini pun akan dimulai jika uang deposit renovasi selesai dibayarkan oleh penyewa gedung kantor atau Perjanjian Renovasi sudah ditanda tangani pada Pihak Yang Menyewakan maupun Pihak Penyewa. Normalnya, waktu yang diberikan oleh pihak pemilik gedung untuk renovasi adalah 1 (satu) bulan sejak Handover Date.

*Secara umum, perusahaan yang berhak untuk melakukan renovasi selama 1 bulan adalah yang sewa kantor dengan ukuran kurang dari 200 sampai 300 meter persegi.

j) Handover Date memiliki arti tanggal serah terima. Istilah ini biasanya digunakan untuk menjelaskan tanggal dimana si pihak yang menyewakan akan menyerahkan ruang kantor yang nantinya disewakan kepada pihak penyewa namun belum memasuki tanggal awal sewanya. Sehingga dalam masa Handover Date ini, biasanya pihak penyewa akan memanfaatkan sebaik mungkin waktunya untuk melakukan renovasi kantor sesuai yang diinginkan oleh perusahaan.

k) Lease Commencement Date dapat diartikan sebagai tanggal awal sewa. Istilah sewa kantor yang ini menjelaskan waktu efektif atau tanggal berjalannya masa sewa si penyewa.

l) Lease Expiry Date artinya tanggal berakhirnya sewa. Untuk menetapkan hal ini pun ternyata terdapat caranya sendiri, yakni bisa dihitung dari Lease Commencement Date yang ditambahkan dengan Lease Term, sehingga bukan dari Handover Date.

m) Sedangkan Lease Term memiliki arti jangka waktu sewa. Yang biasanya jangka waktu ini dimulai sejak
Lease Commencement Date.

4) Tipe cara menghitung area kantor

n) Gross area. Dalam hal ini artinya luas lantai total yang telah dibatasi dinding bangunan, atau dapat juga di definisikan sebagai area yang meliputi tangga darurat, lift, pantry, koridor, toilet hingga area penyewa lainnya. Sederhananya Gross area ini adalah area penyewa (Net Area) yang ditambah pula dengan area umum (Common Area), hal ini termasuk juga vertical penetration yang seperti ventilasi, lift, tangga darurat, dan sebagainya. Sehingga Gross area ini bisa juga diartikan sebagai seluruh atau semua area bangunan.

o) Semi Gross Area dengan begitu berarti Gross area dikurangi dengan vertical penetration, seperti ventilasi, tangga darurat dan lift. Mudahnya, Semi Gross Area ini adalah area penyewa (Net Area) yang ditambah dengan area umum (Common Area), namun tidak termasuk dengan vertical penetration.

p) Net Area adalah area yang memang berada di dalam tempat penyewa. Mudahnya, Net Area ini merupakan area yang dipakai penyewa, namun tidak termasuk area umum (Common Area).

q) Common Area adalah istilah untuk area umum, yakni area yang bisa dipakai oleh seluruh penyewa dan client penyewa ataupun tamu yang memang sedang datang ke kantor penyewa. Area ini seperti toilet, koridor, serta dry pantry di lantai tipikal.

Baca juga: 12 Cara Memilih Sewa Ruang Kantor Murah di Jakarta Selatan

5) Istilah penting lainnya dalam hal sewa kantor

r) Documents Required for Handover adalah istilah yang digunakan oleh penyewa gedung kantor kepada calon penyewa dalam hal dokumen persyaratan yang wajib dipenuhi sebelum dilakukannya serah terima gedung yang nantinya dilakukan oleh pihak yang menyewakan ke pihak penyewa.

s) Handover Conditions adalah istilah yang digunakan untuk kondisi serah terima, yakni gambaran atau kondisi gedung (yang asli) sebelum diberikan kepada pihak si penyewa gedung. Jadi hal ini biasanya telah disebutkan di salah satu perjanjian sewa menyewa gedung yang bakal diserahkan (menjelaskan kondisi gedung secara lengkap).

t) Bare Conditions adalah istilah yang digunakan untuk menjelaskan ruang kantor yang nantinya akan disewa; baik itu dalam keadaan kosong ataupun tanpa perabot apapun. Adapun kebalikan dari istilah Bare Conditions adalah Fully Furnished yang berarti lengkap bersamaan dengan perabot kantor.

w) Lalu ada istilah Legal Fees yang menjelaskan biaya untuk jasa hukum. Hal ini biasanya diserahkan dan disetujui oleh masing-masing pihak

x) Lalu ada istilah Payment Terms yakni menjelaskan tata cara pembayaran. Dalam hal ini, biasanya sistem pembayaran telah disepakati oleh kedua pihak (yang menyewakan dengan pihak penyewa) dan tertuang dalam perjanjanjian kontrak.

y) Terakhir ada istilah Reinstatement yang artinya penyerahan kembali. Hal ini menjelaskan penyerahan kembali area sewa kantor dari pihak penyewa pada pihak yang menyewakan.

Itulah beberapa istilah sewa kantor yang patut kamu ketahui jika kamu sedang berencana untuk pindah kantor. Setiap jenis properti pasti memiliki regulasi dan perizinan yang berbeda, sama halnya dengan istilah-istilah yang dimiliki tiap jenis properti. Untuk itu ada baiknya kamu ketahui dulu istilah ini agar tidak salah langkah nantinya.