Tips sewa kantor di Jakarta
Ketika sebuah perusahan memasuki babak baru yang lebih besar dan menantang pastinya ada keinginan untuk sewa sebuah kantor. Hal ini dikarenakan tempat baru seringkali bisa menambahkan rasa semangat dan tekad untuk sebuah perusahaan bisa berkembang lebih besar lagi dari yang ditargetkan. Namun saat ini mencari tempat baru tak bisa sembarangan dan harus teliti memilihnya. Apalagi jika perusahan kamu berlokasi di Jakarta. Untuk memiliki kantor induk di Jakarta, perusahaan harus memilih dengan cara yang teliti dan hati-hati. Sebab harga yang lebih miring tidak selalu berbanding lurus dengan layanan. Nah bagi kamu yang berencana untuk sewa kantor di Jakarta, mari kita bahas apa saja yang sebaiknya kamu persiapkan terlebih dahulu agar kamu tidak terdapat banyak kendala saat di lapangan nanti. Kami akan sajikan tahapannya secara detail dan mendalam. Simak baik-baik ya!
1. Survei area terlebih dahulu
2. Negosiasikan dengan baik
3. Agendakan kunjungan ke beberapa gedung perkantoran
4. Pahami kontrak sewa kantor
5. Lakukan renovasi sesuai kebutuhan
7. Lakukan perpindahan
1. Survei area terlebih dahulu
Langkah pertama yang perlu kamu lakukan dalam tahap sewa kantor di Jakarta adalah melakukan survei area terlebih dahulu. Hal ini merupakan poin yang sangat penting untuk keberlangsungan kantor kamu kedepannya. Kamu harus melakukan survei tempat dan mengeksplorasi ke beberapa titik yang menjadi sasaran untuk kantor baru. Misalnya area bisnis Sudirman atau Kuningan yang sangat potensial karena letak yang strategis dengan ciri khas akses yang dekat ke area publik dan pusat kota seperti bandara, stasiun, pusat perbelanjaan atau restoran. Jadi pastikan segala hal sesuai dengan kebutuhan bisnis perusahaan serta dapat menarik atensi karyawan.
2. Negosiasikan dengan baik
Langkah selanjutnya masuk ke proses bernegosiasi dengan pemilik gedung. Proses ini tak begitu sulit dilakukan karena kamu hanya melakukan percakapan diskusi dengan building management untuk mengambil keputusan yang kooperatif. Prinsip dasar dari tahap ini adalah kamu harus mengutarakan langsung apa saja yang ingin perusahaan dapatkan ketika mengambil salah satu unit di gedung tersebut. Penting juga bagi kamu untuk mengetahui istilah – istilah dalam penyewaan gedung (cek dengan pihak yang mengerti hukum atau aturan yang berlaku) agar memudahkan kamu pada saat negosiasi berlangsung. Setelah itu kamu barumembayar transaksi terkait penyewaan gedung untuk sewa kantor yang kamu inginkan.
Baca juga: Berapa Tarif Sewa Kantor atau Office Space di Jakarta?
3. Agendakan kunjungan ke beberapa gedung perkantoran
Setelah kamu bernegosiasi dengan pihak pemilik gedung, ada satu hal yang perlu kamu lakukan secepatnya yakni melakukan kunjungan ke 1-2 gedung perkantoran. Hal ini bertujuan untuk memastikan fasilitas kantor yang kamu kunjungi sebelumnya benar-benar berkualitas dan tidak lebih rendah layanannya dari yang akan kamu kunjungi ini. Misalnya saja di area bisnis kawasan terpusat di Jakarta, yaitu Mega Kuningan yang rata-rata dihiasi oleh gedung grade Premium, maka banyak sekali jenis gedung perkantoran yang bisa dipilih di sana. Tetapi untuk memastikan gedung tersebut cocok dengan kebutuhan kantor, harus ada proses kunjungan langsung agar lebih menjamin fasilitas yang berguna untuk kerja karyawan. Hal ini adalah kunci penting dari tahap sewa kantor di Jakarta. Tak hanya seputar fasilitas dan fisik gedung, tahap sewa kantor di Jakarta yang satu ini juga berguna untuk mengetahui kualitas pelayanan dari building management. Misalnya mengenai kebersihan tempat, mulai dari sirkulasi udara, sistem air bersih, toilet ataupun ruangan lain yang sering digunakan agar tidak mengecewakan saat sudah ditempati.
4. Pahami kontrak sewa kantor
Dalam sewa kantor ada aspek hukum perdata yang harus pahami, khususnya perjanjian sewa menyewa. Karena masuk dalam ranah hukum perdata, maka bukti tertinggi yang harus ada adalah bukti hitam di atas putih. Perjanjian sewa kantor secara tertulis akan menjadi dasar kontrak sewa yang kamu akan lakukan selanjutnya. Kontrak ini akan menjadi adanya peristiwa hukum yang kamu lakukan. Untuk itu, kamu wajib paham bagaimana isi kontrak sewa kantor yang baik. Sebaiknya dalam kontrak menjelaskan dengan jelas mengenai:
Identitas Kedua Pihak
Pastikan bahwa identitas siapa penyewa dan siapa pemilik gedung perkantoran jelas. Jika terjadi kesalahan dalam identitas, akibat hukumnya sangat fatal. Jika ada masalah, kamu bisa saja tidak bisa melayangkan gugatan. Harga (Base Rent & Service Charge) dan Masa Sewa (Lease Period). Isi perjanjian sewa menyewa berikutnya yang wajib tertulis adalah harga base rent, harga service charge, dan masa sewa. Semua detail mengenai harga musti di cantumkan dengan jelas, termasuk metode pembayarannya. Begitu juga dengan kapan sewa dimulai dan diakhiri.
Pembayaran Tagihan
Pastikan bahwa harga sewa yang tertera dalam perjanjian sewa kantor jelas, apakah kamu yang harus membayar tagihan listrik atau pihak pengelola gedung, dan apakah cara pembayaran sewa tersebut bersifat 3 bulan dimuka atau 1 tahun dimuka. Siapa yang bertanggung jawab atas perbaikan. Harus kamu cantumkan siapa yang bertanggungjawab bila terjadi kerusakan dalam kantor, terutama hal-hal yang dari awal sudah biasanya disediakan oleh pemilik gedung seperti AC, meja, lampu, dan sebagainya. Memperbaiki kantor ketika terjadi kerusakan itu tidak murah, maka harus jelas siapa yang harus bertanggungjawab.
5. Lakukan renovasi sesuai kebutuhan
Pasca menyelesaikan negosiasi yang telah banyak disepakati dalam kontrak sewa kantor, langkah penting berikutnya ialah melakukan renovasi. Tahap ini biasa masuk dalam salah satu kategori perjanjian sewa kantor. Alhasil segala proses renovasi dipertanggungjawabkan oleh kontraktor tersebut. Namun dalam proses renovasi layanan serviced office seperti Uptown, umumnya tidak sering dilakukan karena ruangan tersebut sudah di desain khusus mengikuti perkembangan jaman, modern dan fasilitas seperti jumlah kursi, meja, lampu, AC, printer, mesin fax, area pantry, dan lain – lain sudah tersedia secara lengkap. Namun apabila melihat kekurangan, lakukan renovasi sesuai kebutuhan saja dan negosiasikan dengan pemilik layanan serviced office.
Baca juga: 10 Gedung Tinggi Dengan Harga Sewa Kantor Murah di Jakarta
6. Catat kebutuhan kantor
Tahap selanjutnya yang perlu kamu lakukan saat sewa kantor di Jakarta adalah memahami kebutuhan kantor yang ingin kamu isi. Ini merupakan tahap yang tidak cukup krusial karena kebutuhan perusahaan di layanan serviced office seperti Uptown biasanya sudah terpenuhi semua. Kebutuhan akan meeting room, event space, ruang kerja pribadi seperti capsule office, mesin printer dan fax, hingga pantry sudah tersedia semua disini. Namun ada baiknya kamu tetap membuat list kebutuhan ruang kantor kamu yang akan datang secara detail dan rinci, agar pada saat perpindahan sudah mempunyai patokan yang baku.
7. Lakukan perpindahan
Ini merupakan langkah terakhir dari tahap sewa kantor di Jakarta. Bisa dibilang, proses ini pula yang paling dinanti oleh semua karyawan di kantor kamu. Pindahan kantor adalah kegiatan yang menyenangkan tapi juga melelahkan karena menyambut ruangan baru dengan sejuta ekspektasi dan harapan baru. Agar perkerjaan pindah kantor tidak berat dan melelahan, kamu harus menerapkan tim kerja yang terorganisir dari awal pindahan hingga ke tahap akhir. Terbentuknya tim kerja ini tidak terlepas dari kebutuhan kantor itu sendiri seperti apa yang sudah dijelaskan dari berbagai langkah di atas.
Komposisi dari tim kerja tersebut akan dipilih salah satu orang yang menjadi penanggung jawab. Misalnya divisi Humas sebagai penanggung jawab yang akan berkomunikasi ke building management ketika semua barang kantor telah siap untuk dipindahkan atau perusahan kamu telah siap menempati gedung baru tersebut. Meskipun terlihat tak begitu penting namun ini merupakan bagian paling krusial dari tahap sewa kantor di Jakarta agar lancar.
Nah, itulah beberapa hal langkah dari tahap sewa kantor di Jakarta yang perlu kamu lakukan mulai dari tahap persiapan hingga menuju perpindahan kantor untuk menempati gedung baru. Selamat menikmati suasana baru di kantor kamu.
This is a great website, might you be involved in doing an interview regarding just how you designed it? If so e-mail me!
Thanks for the excellent post. I really like your website,keep up the good work!
Im still learning from you, as Im trying to reach my goals. I absolutely enjoy reading all that is written on your site.Keep the information coming. I loved it!
you have a great blog here! would you like to make some invite posts on my blog?
Wow, great story, Ive added you as a friend on my Facebook!