Mau sewa virtual office murah di Jakarta?
Virtual office atau sebuah kantor dimana tenant (penyewa) hanya memiliki alamat saja, sedang ruangan secara fisik tidak berada pada gedung perkantoran yang disewa tersebut kini sedang banyak dicari perusahaan startup atau rintisan di kota-kota besar di Indonesia, seperti Jakarta. Hal ini dikarenakan dengan virtual office, para pengusaha bisa memilih dimana alamat kantor tertulis sekaligus juga bisa menghemat pengeluaran dibandingkan dengan harus sewa kantor fisik atau ruko. Namun sebelum memilih virtual office yang tepat, khususnya di Jakarta, ada beberapa pertimbangan yang kamu harus pikirkan. Berikut 10 tips memilih virtual office di Jakarta yang bisa kamu terapkan:
1. Pilih lokasi sesuai kebutuhan perusahaan atau pribadi
Hal yang pertama perlu dilakukan dalam memilih virtual office adalah lokasi. Pastikan dahulu dimana kamu ingin alamat kantor atau perusahaan kamu berada. Setelah itu, pilih lokasi yang memiliki zonasi komersial. Hal ini wajib hukumnya karena nantinya berhubungan dengan legal perusahaan. Misalnya perusahaan kamu berbentuk PT, maka kamu harus menyesuaikan alamat virtual office sesuai dengan Akta Pendirian PT. Perhatikan juga pasal 1 akta tersebut yang biasanya menyebutkan lokasi perusahaan kamu. Misalnya berkedudukan di Jakarta selatan, maka kamu harus memilih lokasi virtual office yang beralamat di Jakarta Selatan.
2. Pelajari syarat dan ketentuan sewa
Jika sudah mengetahui lokasi yang diinginkan, segera cari virtual office dan lihat syarat serta ketentuan sewanya. Setiap penyedia virtual office sudah pasti memiliki peraturannya masing-masing. Nah agar tidak ada kendala di kemudian hari, pastikan kamu menelaah dan memperhatikan syarat dan ketentuan yang akan disepakati bersama. Tak ada salahnya jika kamu belajar mengenai istilah dan bahasa yang digunakan dalam ketentuan sewa menyewa virtual office. Kalau dibutuhkan, kamu mungkin bisa konsultasi dengan pihak legal agar tahu aturan hukum yang berlaku di Indonesia.
3. Pilih virtual office yang sesuai budget
Jika syarat dan ketentuannya menguntungkan kamu dan perusahaan, silahkan memilih penyedia virtual office yang sesuai budget kamu. Jangan sampai melewati budget dan dana darurat kamu. Jikalau memang ada harga paket sewa yang sedikit lebih mahal tapi menawarkan harga layanan dan fasilitas yang lebih baik, hal tersebut bisa kamu jadikan pertimbangan. Terlebih di Jakarta, dimana pemilihan lokasi juga bakal menentukan nilai perusahaan kamu kedepannya (semakin strategis lokasinya nilai value perusahaan kamu akan semakin tinggi).
4. Perbandingkan harga dan lokasi
Sama seperti poin diatas. Sebelumkamu benar-benar menjatuhkan pilihan virtual office, pastikan kamu telah melakukan perbandingan harga beberapa virtual office di lokasi lain yang masih berada dalam satu kawasan. Tentunya, dengan banyaknya pilihan virtual office di Jakarta akan lebih memudahkan kamu dalam mencari yang sesuai dengan kebutuhan dan juga budget. Jika kamu bisa dapatkan virtual office di zona komersial dengan harga murah, kenapa tidak?
5. Cek fasilitas yang ditawarkan
Ada banyak virtual office di Jakarta dan setiap penyedia pasti punya fasilitas dan kelebihan yang berbeda-beda. Akan tetapi, umumnya setiap penyedia virtual office tidak berbeda dengan lainnya dan menawarkan fasilitas yang tak jauh berbeda. Umumnya, mereka akan menyediakan meeting room, high speed internet, resepsionis untuk layanan call forward, oker, free coffee, tea, mineral water, proyektor, akses ke event space, dan lainnya. Oleh karena itu, selalu perhatikan tawaran tersebut dan kalau bisa negosiasikan kebutuhan kamu dengan pihak sales penyedia virtual office.
6. Cek layanan yang ditawarkan
Setelah melihat fasilitasnya, selanjutnya kamu harus perhatikan layanan yang ditawarkan. Pastikan kamu telah memperhatikan secara detail layanan yang diberikan oleh penyedia virtual office yang kamu target. Biasanya penyedia layanan virtual office juga menawarkan ruangan kantor (private office atau shared office) agar kamu dan tim perusahaan bisa bekerja maksimal atau menawarkan co-working space yang lebih fleksibel.
Layanan tersebut tentu saja dapat kamu pilih sesuai dengan kebutuhan. Selain itu, pastikan juga bahwa penyedia virtual office mempunyai kemampuan dan kapasitas yang mampu menunjang bisnis. Misal tersedianya layanan printing on demand dan layanan pengiriman surat via go-send, dan lainnya kalau semisal kamu memutuskan untuk sewa ruang kantor juga.
7. Cek ada tidaknya security deposit
Untuk beberapa kawasan di Jakarta, umumnya penyedia virtual office juga suka meminta security deposit sebagai jaminan. Kisaran nilainya di antara 10 hingga 20% dari nilai total pembayaran. Hal ini biasanya diminta pada awal masa sewa sebagai jaminan apabila ada kerusakan atau kehilangan yang dilakukan pihak penyewa (sifatnya ditahan dan dapat dikembalikan ketika masa sewa berakhir). Jika kamu merasa tidak nyaman dengan hal ini, silahkan diskusikan poin ini dengan pihak penyedia serviced office.
8. Cek ada tidaknya layanan PKP
Yang sangat perlu kamu tanyakan selanjutnya adalah apakah penyedia virtual office menawarkan layanan pengurusan PKP atau tidak? Hal ini patut ditanyakan karena sampai dengan awal tahun 2018 ada beberapa Kantor Pajak yang tidak memberikan PKP terhadap permohonan PKP dari pengguna virtual office. Setiap permohonan PKP tersebut langsung di tolak dan tidak sampai dengan dilakukannya survey PKP.
9. Bisakah membantu dalam hal legalitas
Tips memilih virtual office lainnya adalah bantuan untuk layanan legalitas. Apabila tersedia, sebaiknya kamu bertanya-tanya seputar legalitas bisnis, seperti kegunaan memiliki entitas usaha, perpajakan, dan lain sebagainya. Apabila kamu dan pihak perusahaan tidak sempat dan tidak mau ambil pusing dalam pengurusan legalitas, kamu bisa langsung meminta kepada penyedia layanan virtual office untuk mengurus pendirian entitas badan, baik itu PT atau CV.
10. Tambahan: apakah rutin menyelenggarakan workshop bisnis?
Hal terakhir yang perlu diperhatikan adalah apakah pihak penyedia virtual office rutin menyelenggarakan workshop bisnis? Meski poin yang satu ini terdengar sederhana namun secara idealnya, pihak penyewa dapat belajar lebih banyak dari rekan-rekan pebisnis berkat workshop yang ada. Buat kamu yang mencari virtual office lengkap dengan workshop bisnis, kami sarankan untuk bergabung dengan Uptown Serviced Office karena tersedia berbagai workshop setiap bulannya, mulai dari cara membuat website untuk pemula, belajar digital marketing, pelaporan pajak perusahaan bagi pemula, dan lainnya yang biasanya masih ada kaitannya dengan bisnis.