Apa itu Virtual Office dan Apa Saja Keuntungannya?

Virtual Office adalah

jenis kantor sewa virtual atau non-fisik yang bisa digunakan sebagai alamat legal bisnis dan mendapatkan fasilitas-fasilitas kantor dari sang provider. Meskipun tidak memiliki kantor fisik yang bisa digunakan sendiri, pengguna Virtual Office biasanya mendapatkan keuntungan khusus seperti biaya operasional yang jauh lebih murah dari kantor konvensional tetapi masih mendapatkan fasilitas yang mirip dengan kantor konvensional.

Melalui Virtual Office, Anda dapat memangkas biaya operasional hingga 90% dibandingkan dengan cara kerja kantor konvensional. Anda akan tetap memiliki kantor yang elegan didukung dengan alamat domisili perusahaan yang sah, resepsionis, meeting room atau ruang meeting, dan nomor telepon khusus tanpa membayar biaya lebih untuk menambah staf baru.

Fasilitas yang didapat dari Virtual Office di Uptown Serviced Office adalah

• • Penerimaan surat dan paket oleh resepsionis dengan sistem notifikasi.
  • Penggunaan Meeting Room di alamat pilihan ataupun alamat lain dari cabang penyedia virtual office.
  • Nomor telepon khusus perusahaan dilengkapi sistem notifikasi telepon masuk dengan opsi penerusan telepon ke pengguna Virtual Office.
  • Co-working Space atau area kerja bersama dan sudah termasuk fasilitas internet berkecepatan tinggi, lounge, hingga refreshment seperti teh, kopi, dan snack.

Bagaimana Virtual Office dapat membantu Anda ?

Kemunculan Virtual Office yang masif di beberapa kota besar di Indonesia bukan tanpa sebab. Pekerja terus mencari perusahaan Virtual Office karena servis ini memiliki banyak keuntungan yang terdiri dari:

1. Meningkatkan image atau citra dari perusahaan

Dengan memiliki alamat kantor di area yang strategis dan pusat bisnis, usaha yang kita miliki akan lebih dianggap sehingga image atau citra dari perusahaan bisa naik. Meski kantor yang kita miliki masih dalam tahapan sewa, setidaknya klien atau kolega masih bisa melakukan rapat di sana atau melakukan perjanjian kerja di Virtual Office.

2. Menghemat biaya perusahaan

Lewat layanan Virtual Office, kita tidak perlu memikirkan biaya bulanan atau tahunan yang jumlahnya tidak sedikit. Setidaknya, Anda dapat memangkas biaya operasional hingga 90% dibandingkan dengan cara kerja kantor konvensional, seperti biaya listrik, koneksi internet, hingga beragam fasilitas lain yang ditawarkan.

3. Kantor yang elegan

Anda akan tetap memiliki kantor yang elegan didukung dengan alamat domisili yang sah, resepsionis, ruang meeting, dan nomor telepon khusus tanpa membayar biaya lebih untuk menambah staff baru

4. Mengalokasikan waktu berharga Anda

Mengalokasikan waktu berharga Anda untuk aktivitas vital perusahaan tanpa mengurangi waktu santai Anda bersama keluarga dan orang-orang yang Anda cintai.

5. Fleksibilitas dan bekerja darimana saja

Tidak semua orang betah berada di dalam kantor atau ruangan yang sama selama berbulan-bulan atau hitungan tahun. Dengan layanan Virtual Office, Anda yang kerap bosan dan ingin mendapatkan suasana baru tidak akan menemui kejadian seperti ini. Anda dapat bekerja dari rumah, luar negeri atau lokasi lainnya sesuai keinginan Anda.

6. Lebih hemat waktu

Mengurangi stres dan tekanan karena masalah lalu lintas dan parkir.
Masalah terpelik bagi pekerja yang berada di kota besar seperti Jakarta adalah kemacetan. Setiap hari, mereka harus berangkat pagi agar bisa datang tepat waktu dan pulang harus sampai malam karena terjebak macet di jalanan. Dengan Virtual Office, pekerja tidak harus datang ke kantor ataupun berlama-lama mencari ruang parkir untuk kendaraannya.

7. Memiliki lokasi yang strategis

Dengan layanan Virtual Office, Anda tidak perlu lagi mengkhawatirkan biaya sewa bangunan yang mahal apalagi di Jakarta Selatan. Anda cukup berburu Virtual Office yang lokasinya strategis, seperti Uptown Serviced Office yang terletak di Plaza Mutiara Mega Kuningan, untuk digunakan domisili resminya. Berada di deretan perkantoran atau pusat bisnis akan membuat Anda mudah menjalin relasi.

8. Memiliki domisili perusahaan yang sah

Dengan domisili resmi ini, Anda juga bisa mendapatkan surat keterangan domisili. Dengan surat ini, Anda dapat membuat perizinan seperti membuat perusahaan, menciptakan produk, hingga dokumen untuk pembayaran pajak tahunan.

9. Bisa untuk mengajukan PKP (Pengusaha Kena Pajak)

Bermanfaat bagi citra perusahaan Anda dan meningkatkan peluang kerja sama bisnis dengan pemerintah.

10. Virtual Office membuat perusahaan bebas merekrut banyak pekerja

Dengan banyak pekerja, berbagai proyek dari klien bisa dikerjakan dengan baik sehingga keuntungan yang diperolah akan meningkat. Nah, karena bekerjanya tidak memerlukan operasional yang besar, keuntungan yang didapatkan bisa semakin besar.

Pertimbangan sebelum memilih Virtual Office

Virtual Office memberikan cukup banyak kelebihan terutama perusahaan atau startup yang baru memulai bisnisnya. Selain keuntungan yang sudah kami jelaskan diatas ada beberapa faktor penting yang perlu Anda pertimbangkan sebelum memutuskan untuk bekerja sama dengan perusahaan penyedia Virtual Office.

Lokasi dari Virtual Office

Lokasi adalah hal utama yang harus dipertimbangkan oleh perusahaan atau individu sebelum memilih Virtual Office. Dengan lokasi yang strategis atau yang tidak terlalu macet aksesnya, pekerja bisa melakukan aktivitasnya dengan baik. Mereka tidak perlu telat kerja dan pulang bisa tepat waktu. Lokasi yang baik pun memudahkan perusahaan pengguna untuk bisa memudahkan alur surat-menyurat.

Sistem Perusahaan

Ada satu hal yang harus dipahami oleh perusahaan yang ingin menyewa Virtual Office: tidak semua jenis pekerjaan bisa dilakukan di sini. Kalau virtual office hanya digunakan untuk kantor standar yang pekerjanya mengurusi berkas saja tidak masalah. Namun, kalau membutuhkan fasilitas tambahan yang lebih spesifik tidak bisa dilakukan. Jadi, tentukan dahulu Virtual Office ingin digunakan sebagai apa.

Fasilitas yang ditawarkan

Fasilitas adalah hal mutlak yang harus dipertimbangkan sebelum memilih dan melakukan kerja sama dengan penyedia layanan Virtual Office. Selain alamat atau domisili resmi, perusahaan juga harus mempertimbangkan koneksi internet yang lancar, listrik yang tidak pernah padam, ketersediaan air, dan fasilitas tambahan seperti kantin hingga ruangan fotokopi dan penyimpanan berkas.

Pegawai yang direkrut

Sebelum menyewa Virtual Office, pastikan dahulu berapa orang yang akan bekerja ditempat tersebut secara rutin. Kalau tim yang dibawahi tidak terlalu banyak bisa menyewa Meeting Room atau Shared Office yang bisa digunakan untuk 5-6 orang saja. Kalau timnya besar bisa berganti ruangan agar menyewa Private Office yang bisa diisi hingga 8-10 orang.

Kenyamanan

Kenyamanan adalah faktor lain yang dapat membuat pegawai betah di dalam sebuah perusahaan. Hal-hal yang terlihat sepele, seperti kursi yang empuk, Co-working Space yang tidak terlalu ramai, hingga tersedianya kantin yang menyajikan makanan enak dan ramah di kantong adalah bagian yang perlu dipertimbangkan sebelum Anda memesan Virtual Office.

Jenis pekerjaan atau perusahaan yang cocok di Virtual Office

Sebagai salah satu penyedia ruang kantor bersama, Uptown Serviced Office adalah contoh penyedia Virtual Office yang banyak membantu pekerjaan. Umumnya, pekerjaan atau perusahaan yang cocok dan bisa yang bisa dilakukan di Virtual Office adalah

• Desain karena umumnya untuk mengirim berkas desain ke klien bisa dilakukan dengan cepat dan mudah. Selanjutnya, kalau perusahaan berniat menyewa ruangan pribadi atau Private Office, suasana yang nyaman dan lengang cocok untuk pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi ini.
• Menulis dan Penerjemah karena perusahaan yang bergerak di bidang kepenulisan, baik itu novel, konten web, konten promosi, hingga menerjemahkan konten ke bahasa tertentu membutuhkan koneksi internet cepat dan suasana yang nyaman agar bisa konsentrasi dan menyelesaikan pekerjaan dengan baik.
• Digital Media karena tidak hanya berurusan dengan menulis dan desain saja namun juga perlu promosi secara online. Dengan keberadaan internet yang super cepat membuat hasil kerja menjadi lebih maksimal.
• Startup karena lebih murah dan effisien saat memulai bisnisnya. Apalagi perusahaan yang masih mulai dari nol biasanya tidak memiliki banyak dana untuk menyewa atau membuat kantor. Virtual office bisa dijadikan solusi sehingga perusahaan startup memiliki alamat yang dipercaya oleh rekan kerja atau klien.